Zensus 2022 – Was für den Verwalter wichtig ist / 5 Datenschutz

Zwar entstehen keine datenschutzrechtlichen Probleme für die Verwalter in Umsetzung des Zensus 2022, allerdings steigt der Arbeitsaufwand. Die Datenerhebung aufgrund des Zensus 2022 erfolgt in Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht des Verwalters, weshalb sie nach Art. 6e DSGVO zulässig ist und nicht der Einwilligung betroffener Wohnungseigentümer bedarf.

Wohnungseigentümer müssen über Datenweitergabe informiert werden

Hiervon unabhängig aber müssen die Wohnungseigentümer nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO über die Datenweitergabe informiert werden. Grund: Die Datenerhebung erfolgt für einen anderen als den ursprünglichen Zweck der Wohnungseigentumsverwaltung. Entsprechendes gilt im Übrigen auch für die Sondereigentums- bzw. Mietverwalter.

Im Zuge des Inkrafttretens der DSGVO am 1.5.2018 wurden in aller Regel Datenschutzerklärungen und Informationen über den Datenschutz sowie die Rechte der Betroffenen seitens der Verwalter bereits den Wohnungseigentümern erteilt – zumindest wird dies einmal unterstellt. Enthielten derartige Erklärungen und Informationen eine Generalklausel dahingehend, dass die Wohnungseigentümer bzw. die Mieter über die Weitergabe ihrer Daten, die auf einer rechtlichen Verpflichtung hierzu beruht, bereits informiert sind, bedarf es anlässlich des Zensus 2022 keiner zusätzlichen Informationen bzw. Aufklärung. Insoweit sollten die Verwalter ihre Datenschutzerklärungen bzw. -mitteilungen entsprechend überprüfen.

Soweit bereits erteilte Datenschutzerklärungen bzw. -mitteilungen eine derartige Generalklausel nicht enthalten und eine entsprechende Informationspflicht besteht, muss diese dann anlässlich des Zensus 2022 erfüllt werden. Dies muss allerdings nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Datenerhebung erfolgen, vielmehr kann insoweit jegliche anderweitige Korrespondenz mit den Eigentümern genutzt und die Wohnungseigentümer über die Weitergabe ihrer Daten informiert werden. Zur entsprechenden Information kann hier durchaus die Gelegenheit kommender Eigentümerversammlungen genutzt werden. Das Thema Zensus 2022 dürfte ohnehin zwingend in einer Eigentümerversammlung zu erörtern sein.

Praxis-Beispiel

Muster – Anschreiben

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Zensus 2022 mit seinem Erhebungsstichtag zum 15.5.2022 rückt immer näher. Neben Ihnen als Wohnungseigentümer sind auch wir Verwalter nach der Bestimmung des § 24 Abs. 1 ZensG 2022 grundsätzlich im Rahmen der Wohnungs- und Gebäudezählung auskunftspflichtig. Zur Erfüllung der Auskunftspflichten sehen die Statistikämter derzeit vor, dass entweder Sie als Wohnungseigentümer uns als Verwalter mit der Erfüllung Ihrer Auskunftspflichten beauftragen oder Sie diese selbst wahrnehmen. Abweichend von der Praxis im Rahmen des Zensus 2011 werden jedenfalls im Rahmen der Wohnungs- und Gebäudezählung keine Doppelterhebungen mehr dergestalt erfolgen, dass sowohl Sie als Wohnungseigentümer wie auch wir als Verwalter als Auskunftspflichtige herangezogen werden.

Für den Fall, dass Sie Ihrer Auskunftspflicht selbst nachkommen wollen und uns keinen entsprechenden Auftrag erteilen, sind wir verpflichtet, eine Eigentümerliste mit Ihrem Namen und Ihrer Anschrift den Statistikämtern zu übermitteln. Selbst wenn wir in Ihrem Auftrag Ihre Auskunftspflicht übernehmen, sind wir zur Angabe Ihres Namens im Rahmen der nach § 10 Abs. 2 ZensG 2022 geregelten Hilfsmerkmale verpflichtet, so Sie Ihre Wohnung selbst bewohnen. Da es sich hierbei um eine gesetzliche Verpflichtung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) handelt, ist diese nach Artikel 6e DSGVO zwar zulässig und nicht von Ihrer Einwilligung als betroffenen Wohnungseigentümern abhängig. Allerdings erfolgt die Datenerhebung zu einem anderen Zweck als dem ursprünglichen der Wohnungseigentumsverwaltung, weshalb wir Sie hiermit gemäß § 13 Abs. 3 DSGVO darüber informieren, dass eine Datenerhebung und Weitergabe der Daten zum Zweck des Zensus 2022 erfolgen wird.

Ihnen steht bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der DSGVO gegenüber uns als Verwaltung das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu (Art. 15 bis 18 und 21 DSGVO). Liegt aus Ihrer Sicht ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor, haben Sie zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten machen wir Ihnen wie folgt bekannt: ________ (Alternative: Aufgrund unserer Unternehmensgröße ist ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter nicht erforderlich und daher nicht bestellt.)

Mit freundlichen Grüßen

Freilich muss der Verwalter aufgrund der Weitergabe der Eigentümerliste an die Statistikämter die Wohnungseigentümer auch dann entsprechend informieren, wenn er den Wohnungseigentümern die Angaben zu den gebäudespezifischen Erhebungsmerkmalen mitteilt und feststeht, dass die Wohnungseigent...