Archiv Seite 2 - Digitalisierung & Transformation - Haufe

In der Hansestadt Lübeck sollen im Jahr 2030 rund 20 Prozent aller Stellen bei der Stadtverwaltung langfristig nicht mehr besetzt werden können. Die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen muss daher deutlich forciert werden. Vor allem in der Robotic Process Automation (RPA) erkennen die Hanseaten eine Möglichkeit, den Personalmangel durch digitale Leistungserbringung auszugleichen.

Experten sehen großes Potenzial für Künstliche Intelligenz (KI) in der Pflege. Sie könnte Fachkräfte entlasten und in Zukunft den Pflegenotstand mildern. Es bleibt jedoch abzuwarten, wie die ethischen und datenschutzrechtlichen Herausforderungen, die der Einsatz dieser Technologie in einem so sensiblen Bereich mit sich bringt, bewältigt werden können.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt in seinem aktuellen Lagebericht zur IT-Sicherheit fest, dass sich die Anzahl an Schadprogrammen, welche die Sicherheit von Unternehmen und Behörden bedrohen, um 26 Prozent im Vergleich zur letzten Bestandsaufnahme erhöht hat. Ein effektives Notfallmanagement für diverse digitale Bedrohungsszenarien ist daher immer wichtiger. Das BSI und andere Bundesbehörden stellen Kommunen und KMU daher Leitfäden und Unterstützungsprogramme zur Verfügung, die ihnen helfen sollen, ihre digitale Resistenz zu stärken.

Die „Initiative für einen handlungsfähigen Staat“ um die früheren Bundesminister Thomas de Maizière und Peer Steinbrück hat konkrete Vorschläge für die Verbesserung der Effizienz und Bürgernähe der Verwaltung vorgelegt. Zentrales Element ist die Schaffung eines Digitalministeriums.

In einer Veröffentlichung des ifo Instituts behauptet der Geschäftsführer des ifo Dresden, Marcel Thum, dass der öffentliche Dienst die demografischen Probleme auf dem deutschen Arbeitsmarkt zusätzlich verschärft. Dies liege vor allem an einem unverhältnismäßig starken und ineffizienten Personalausbau sowie an einer kontraproduktiven Umsetzung bei der Digitalisierung der Behörden.

Ende 2024 wurde Etteln im Kreis Paderborn zur Smart City 2024 gewählt. Sie verwies bei der Wahl sogar Hong Kong auf den zweiten Platz. Dabei ist das digitale Wunder auch eine Erfolgsstory ländlicher Entwicklung und vor allem ehrenamtlichen Engagements.

Mit dem in der Privatwirtschaft im Rahmen der Kundenbindung schon länger erfolgreich angewendeten Analyseinstrument der „Customer Journey“ sollen auch in den Verwaltungen alle Prozesse so kundenfreundlich wie möglich gestaltet werden. Noch steht die Anwendung des „Citizen Journey“-Konzepts in den meisten Verwaltungen aber erst in den Startlöchern.

Im internationalen Vergleich sind die Fortschritte bei der Digitalisierung und Modernisierung der öffentlichen Verwaltungen in Deutschland eher mäßig. Dies hängt auch mit einem Defizit an Wissen über Methoden, Arbeitsweisen und Managementprozesse zusammen. Experten aus der Privatwirtschaft sollen helfen, diese Kompetenzen in die Behörden zu bringen.

Seit Ende 2024 werden 115 Verwaltungsleistungen des Bundes vollständig online bereitgestellt. Die Marke von 115 Leistungen war eine Vorgabe des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Zu den „priorisierten“ Leistungen gehören unter anderem Kindergeld, Mutterschutzmeldungen und Bildungskredite. Auch „föderale Leistungen“, wie ebenfalls vom OZG gefordert, sind in den vergangenen Jahren stark ausgebaut worden, wenn auch bislang noch nicht flächendeckend.

Wie können Kommunen die Teilhabe fördern und Entwicklungsprozesse transparenter gestalten? Welche Möglichkeiten sollten die Bürger selbst haben, um die Lebensqualität ihrer Gemeinde zu verbessern? Welche Rolle spielt dabei die Digitalisierung? Innovative Ansätze hierzu zeigt ein Beispiel aus der sächsischen Stadt Brandis.

Eine aktuelle Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft hat die Personalentwicklung im öffentlichen Dienst in Nordrhein-Westfalen untersucht. Obwohl die Stellenzahl im öffentlichen Dienst des Landes und der Kommunen in den letzten 10 Jahren um 16 Prozent gestiegen ist, zeigt sich in vielen Bereichen weiterhin ein großer Personalmangel. Dies wirft auch die Frage der falschen Verteilung des Personalzuwachses auf.

Arbeiten trotz Krankheit? In Deutschland eher nicht. Der Gedanke an Teilzeitkrankmeldung allein ist mindestens ungewöhnlich. Dabei kann Teilzeitkrankschreibung ein Gewinn sein. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Die Bundesregierung hat Mitte Dezember 2024 einen Gesetzentwurf zur weiteren Digitalisierung der Migrationsverwaltung (MDGW) verabschiedet. Sollte das Gesetz in Kraft treten, könnten alle wesentlichen Verfahrensschritte digitalisiert und damit eine Beschleunigung des Asylverfahrens erreicht werden – von der Einreise bis zur Integration oder aber Rückführung der Asylsuchenden.

Interkommunale Zusammenarbeit birgt ein großes Potenzial für die Steigerung der Effizienz in der Verwaltung. Rheinland-Pfalz setzt auf freiwillige Kooperationen zwischen Städten, Gemeinden und Kreisen, um Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen zu bündeln. Förderprogramme des Landes unterstützen diese Vorhaben und bieten finanzielle Anreize.

Die Zeiten sind schnelllebig. Es gilt flexibel zu sein. Diese Anforderung wird an Mitarbeiter, Personalabteilungen und Organisationen gleichermaßen gerichtet. Das jeweilige Verständnis von Flexibilität im Arbeitsleben geht aber weit auseinander. Dabei wäre es wichtig, sich auf eine Basis zu verständigen, um die Vorteile der Flexibilität gemeinsam zu nutzen und Konflikte zu vermeiden.

In Berlin sollen Unternehmen bis Ende 2025 alle behördlichen Anträge digital erledigen können. Damit steigt die Anzahl von digitalisierten Verwaltungsleistungen für die Wirtschaft von aktuell 83 auf über 300 Services. Zu den neuen Leistungen wird auch die Antragstellung für die Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse gehören.

Digitale Verwaltung muss verständlich sein und darf Menschen nicht abhängen, fordert der Thüringer Bürgerbeauftragte Kurt Herzberg. Eine repräsentative Umfrage zeigt, dass 87 Prozent der Befragten die verständliche Nutzung als wichtig erachten, während 90 Prozent schnellere Bearbeitungszeiten priorisieren.

Eine neue Studie des ifo Instituts im Auftrag der IHK für München und Oberbayern zeigt, wie weit tatsächlich überbordende Bürokratie den Wirtschaftsstandort Deutschland belastet. Dem Staat entgingen bis zu 146 Milliarden Euro pro Jahr an Wirtschaftsleistung. Da die Forscher auch die indirekten Kosten berechneten, ist dieser Betrag damit doppelt so hoch wie bei anderen Schätzungen. Bürokratische Vorgänge seien für Firmen deutlich umständlicher als in Ländern mit niedrigem Bürokratieniveau wie Schweden. Die Digitalisierung der Verwaltung spiele bei dem Abbau der Bürokratie eine große Rolle.

Mit dem Projekt KERN haben Hamburg und Schleswig-Holstein ein innovatives Kooperationsprojekt zur Modernisierung der digitalen Verwaltung auf den Weg gebracht. Durch die bundesweite Vernetzung von IT-Entwicklern und -Designern im Rahmen eines Baukastensystems und mittels eines offenen UX-Standards sollen zugeschnittene digitale Leistungen für alle Verwaltungsebenen entstehen. Obwohl erst im Februar 2024 gestartet, hat das Projekt nun bereits einen Preis beim Public Service Lab Day 2024 in Leipzig erhalten und wird mittlerweile von 12 Bundesländern sowie dem Bund unterstützt.

Inwieweit können die öffentlichen Verwaltungen durch den Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz (KI) effektiver arbeiten und ihre Beschäftigten damit von zeitraubenden Routinearbeiten entlasten? Hierfür nennt eine Studie von IW Consult konkrete Potenzialeinschätzungen. Die Studienmacher folgern, dass KI nicht nur die Leistungsstärke der Verwaltungen erhöht, sondern auch als Demokratieverstärker wirken könnte.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass das Angebot kostenloser Stellenanzeigen im Online-Portal eines Landkreises eine geschäftliche Handlung der öffentlichen Hand darstellen kann. Der Landkreis wurde verurteilt, diese zu unterlassen, da ein Verstoß gegen das Gebot der Staatsferne der Presse vorlag.

Eine bürgerfreundliche Digitalisierung könnte das Vertrauen in staatliche Institutionen stärken, da derzeit nur wenige Bürger den Staat als ebenso leistungsstark wie private Unternehmen ansehen. 70 % der Bevölkerung erwarten unkomplizierte und komfortable Online-Dienstleistungen von der Verwaltung. Dies zeigen die Ergebnisse der Studie eGovernment MONITOR 2024.

Bislang gab es die elektronische Wohnsitzanmeldung flächendeckend nur in den Stadtstaaten Bremen und Hamburg. Schleswig-Holstein führt nun als erster Flächenstaat diesen Service im ganzen Bundesland ein. Somit kann der Gang zum Einwohnermeldeamt bei einem Wohnungswechsel entfallen.

Das Arbeiten im öffentlichen Dienst vermittelt Sinn. Weil man für die Menschen der Region arbeitet und nicht für den Shareholder Value. Wie bei vielen anderen Kollegen ist das auch meine Motivation. Aber reicht das heute noch, um Personal zu gewinnen, zu halten und vor allem dauerhaft zu motivieren?

Für den öffentlichen Dienst waren Wirtschaftskrisen immer schon der Zeitpunkt, Personal einzustellen. Ist das diesmal auch so? Braucht es die teure Employer Branding Kampagne nicht mehr? Erste Stimmen werden in diesem Sinne laut. Eine Analyse.

Im Smart City Index 2024 untersucht der Branchenverband Bitkom den Stand der Digitalisierung in den deutschen Großstädten. An der Spitze stehen wie im letzten Jahr München, Hamburg und Köln. Dahinter gab es große Dynamik: Bochum, Freiburg und Lübeck rücken in die Top 10 auf.

Moderne Prepaid-Karten lassen sich individuell einstellen und sind in der Privatwirtschaft weit verbreitet. Auch im öffentlichen Sektor sind sie immer gefragter. Nicht nur als Benefit für Mitarbeitende, sondern auch als Stadtmarketing-Tool und Bezahlkarte für Leistungsempfänger gewinnt sie zusehends an Beliebtheit.

Low-Code-Plattformen werden immer interessanter für öffentliche Verwaltungen, denn sie erlauben in Zeiten des Fachkräftemangels die Erstellung maßgeschneiderter Apps ohne umfangreiche Programmierkenntnisse. Mit diesen Plattformen lässt sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen somit deutlich vereinfachen und beschleunigen. Innerhalb von Verwaltungen können durch die engere Zusammenarbeit von IT-Fachpersonal und Verwaltungsexperten neue Synergien entstehen.

Mit der Strategie „Digitales Hessen – Wo Zukunft zuhause ist“ hat die Landesregierung Hessen festgelegt, wie die Digitalisierung bis zum Jahr 2030 vorangebracht werden soll. Zu den sechs Handlungsfeldern dieser Digitalstrategie gehören die „Smarte Region/ Smarte Stadt“, wobei in erster Linie Projekte zur Verwaltungsdigitalisierung und Digitalisierung kommunaler Dienstleistungen gefördert werden. Kommunen können sich für die Förderung ihrer Projekte bewerben. Die Finanzierung über maximal zwei Jahre erfolgt durch das Programm „Starke Heimat Hessen“.

Ein wichtiger Grund für das in vielen Gemeinden noch unzureichende Angebot an digitalen E-Government-Services ist der Fachkräftemangel. Bayern hat daher 6-monatige Weiterbildungsgänge zur „Digitalfachkraft“ gestartet, die diese Lücke schließen sollen. Die ersten fünf Digitalwirte erhielten im August 2024 ihre Zertifikate. Die Absolventen, so Digitalminister Fabian Mehrung anlässlich der Verleihung, werden die Verwaltung „cooler“ machen.

Der Fachkräftemangel sorgt auch in den Stadtverwaltungen zunehmend für Probleme. Hohe Krankenstände, Renteneintritte und Haushaltssperren verstärken den Effekt. Beispiele aus Thüringen zeigen die verschiedenen Facetten der Problematik, gegen die Kommunen aktuell zu kämpfen haben.

Künstliche Intelligenz kann der öffentlichen Verwaltung helfen, dem Fachkräftemangel zu begegnen und die Aufgabenlast der Beschäftigten abzufedern. Eine Umfrage zeigt, ob und wie die größten Städte in Niedersachsen Künstliche Intelligenz in der Verwaltung einsetzen.

Zwei Geflüchtete klagten gegen Einschränkungen bei der bayerischen Bezahlkarte, insb. die regionale Beschränkung und die Erschwerung von Überweisungen und Online-Einkäufen. Das Sozialgericht Nürnberg hat den Klägerinnen recht gegeben.

Einerseits gab es noch nie so viel Personal in den öffentlichen Verwaltungen, andererseits fehlen aktuell rund 550.000 Fachkräfte. Dieser Mangel ließe sich durch Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz allerdings um bis zu 165.000 Vollzeitkräfte senken, meint die Unternehmensberatung McKinsey in einer aktuellen Studie. Besonders profitieren würden durch die verstärkte Automatisierung insbesondere Steuer- und Kommunalverwaltungen. Der Bürgerdialog und die Datensicherheit könnten allgemein deutlich verbessert werden.

Im aktuellen Bitkom-Länderranking belegen Hamburg, Bayern und Sachsen in der Kategorie „Governance und Digitale Verwaltung“ die ersten Plätze. Insgesamt schneiden die Stadtstaaten besser ab als die Flächenstaaten. Was könnte hierfür die Ursache sein?

Nach einer aktuellen Studie ist der Frauenanteil bei den Führungskräften der kommunalen Unternehmen im Vergleich zu Vorjahr leicht gestiegen. Mit 22,1 % ist der Wert jedoch noch immer vergleichsweise niedrig. Spitzenreiter ist Hannover mit einem paritätischen Anteil zwischen Frauen und Männern in den Leitungspositionen der städtischen Firmen.

Ein Policy Paper der Denkfabrik Agora Digitale Transformation rät zu einer verstärkten zentralen Verankerung der Verantwortlichkeiten, um die digitale Transformation in den Bundesministerien effektiver und zielstrebiger zu gestalten. Dabei spricht das Paper sechs Handlungsfelder an, darunter die aktuellen Strukturen der Ministerialbürokratie. Die Lösungsvorschläge für die Problematik sehen die Forscher in der Einrichtung neuer Entscheidungsinstitutionen, von der Kompetenzbündelung in bisherigen Ministerien bis hin zur Schaffung eines Ministeriums ausschließlich für die Verwaltungsdigitalisierung.

Die Gesellschaft altert und das Erwerbspersonenpotential sinkt dramatisch. In den Behörden wird gleichzeitig in 15 Jahren knapp die Hälfte der aktuell Beschäftigten fehlen. Employer Branding allein wird da keine Rettung sein. Was dann? Vier Strategien, wie der öffentliche Dienst bestehen kann.

Der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat hat in seiner Sitzung am 12.6.2024 einen Einigungsvorschlag für das Gesetz zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes sowie weiterer Vorschriften zur Digitalisierung der Verwaltung vorgelegt. Danach soll das ELSTER-Softwarezertifikat weiterhin verwendet werden können. Weitere Änderungen betreffen die geplante BundID sowie die Evaluierung des Gesetzes.

Die Digitalisierung der Verwaltung läuft nur schleppend voran. Wissenschaftler der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften acatech schlagen vor, einen Rechtsanspruch auf Digitalisierung der Verwaltung einzuführen, um den Handlungsdruck zu erhöhen.

Bei der Bezahlkarte für Asylbewerber gibt es zahlreiche Anforderungen, die von den Kartenanbietern in unterschiedlicher Ausprägung erfüllt werden. Aber wie reduzieren Sie als Behörde das Risiko von technischen Problemen oder Verzögerungen und worauf achten Sie bei der Wahl des Bezahlkartenanbieters?

Der Bundesrat hat einer bundeseinheitlichen Rechtsgrundlage für eine Bezahlkarte für Asylbewerber und Geflüchtete zugestimmt. Mit der Bezahlkarte sollen Geflüchtete einen Teil der ihnen zustehenden Leistungen als Guthaben und einen weiteren Teil als Bargeld erhalten.

Am 22.4.2024 veröffentlichte das BMAS die Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung. Darin enthalten sind 60 konkrete Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung der Verwaltungsprozesse. Ziel ist die digitale Transformation der Arbeits- und Sozialverwaltung bis zum Jahr 2030.

Die öffentliche Verwaltung wird immer mehr durch tiefgreifende Veränderungen wie der Klimawandel oder die Alterung der Gesellschaft und die damit zusammenhängenden Gesundheitsrisiken für die Beschäftigten konfrontiert. Ämter und Behörden sollen deshalb ihre „Resilienz“ stärken, um proaktiv den Wandel zu meistern. In Hamburg wurden 2023 für diese Aufgabe über vier Millionen Euro aus dem „Effi-Fonds“ bereitgestellt.

Das neue Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0) für mehr digitale Verwaltung ist am 22.3.2024 im Bundesrat gescheitert. Die Bundesregierung hat nun beschlossen, den Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat anzurufen.

Cloud-Lösungen stammen häufig von Anbietern aus den USA, was auf Grund der national unterschiedlichen Datenschutzstandards Probleme mit sich bringen kann. Für die Verwaltung besonders sensibler Daten hat der Bund nun dem deutschen Anbieter Ionos einen Großauftrag erteilt.

Beim Abschluss von Arbeitsverträgen soll künftig die Textform statt der Schriftform ausreichen. Die Bundesregierung hat eine entsprechende Regelung in den Gesetzentwurf zur Bürokratieentlastung aufgenommen.

Sie wird seit Monaten diskutiert, einige Landkreise haben sie schon eingeführt: Die Bezahlkarte für Asylsuchende. givve® als Kartenanbieter hat in kürzester Zeit mehrere Landkreise mit der Bezahlkarte ausgestattet und dabei je nach Auftraggeber verschiedene Vorgaben umgesetzt.

Die Abschaffung der Fax-Technik in der öffentlichen Verwaltung wird von der Wirtschaft gefordert. Dass in Behörden zum Teil noch immer gefaxt wird, stößt in der Öffentlichkeit oftmals auf Unverständnis. Gleichwohl gibt es Gründe und sogar gesetzliche Verpflichtungen für ein Festhalten am Telefax. Nachfolgend wird hierzu die aktuelle Lage in Niedersachsen, Bremen und Bayern dargestellt.