Nachweispflichten bei Abzug der Kosten durch Arbeitnehmer

Leitsatz

Um den Spesenmissbrauch einzudämmen, beschränkt das Gesetz den Abzug von Bewirtungskosten bei den Gewinneinkünften auf das Maß des Angemessenen und zusätzlich auf 70 % (früher 80 %) der Aufwendungen. Als Nachweis werden besondere Aufzeichnungen verlangt (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Für Arbeitnehmer gelten diese Bestimmungen entsprechend (§ 9 Abs. 5 EStG). Sie sind jedoch nicht anwendbar, wenn nicht der Arbeitnehmer, sondern sein Arbeitgeber als bewirtende Person auftritt.

Sachverhalt

Bei Pensionierung eines Brigadegenerals wurden die Dienstgeschäfte im Rahmen einer militärischen Veranstaltung an den Nachfolger übergeben. Anschließend fand im Offiziersheim ein Empfang für rund 400 Personen statt, hauptsächlich Soldaten, Beamte und andere Arbeitnehmer des Dienstherrn. Die Kosten von 1000 EUR musste der General mit einem Anteil von 400 EUR tragen, weil der Dienstherr lediglich 600 EUR erstattete. Den Abzug dieser Aufwendungen als Werbungskosten lehnte das FG wegen der angenommenen privaten Mitveranlassung ab. Der BFH erkannte dagegen eine rein berufliche Veranlassung, verlangte jedoch weitere Ermittlungen, insbesondere ob die Einschränkungen für Bewirtungskosten greifen. Das FG wies die Klage auch in seiner zweiten Entscheidung ab, diesmal mit der Begründung, die besonderen Nachweispflichten für Bewirtungskosten seien nicht erfüllt. Im zweiten Rechtsgang gab der BFH der Klage statt. Die Vorschrift des § 4 Abs. 5 EStG sei schon dem Grunde nach nicht anwendbar, weil der Steuerpflichtige nicht selbst als Bewirtender aufgetreten sei. Der Dienstherr habe die Gästeliste festgelegt und den Ablauf der Veranstaltung in seinen Räumen vorgegeben. Die Bewirtung sei ein "Annex" der dienstlichen Veranstaltung. Aus der Sicht des Arbeitnehmers löse die berufliche Veranlassung der Aufwendungen den Zusammenhang mit der konkreten Bewirtung.

Hinweis

Die Entscheidung des BFH darf nicht als Freibrief verstanden werden, dass Arbeitnehmer berufliche Bewirtungskosten in voller Höhe ohne die besonders geforderten Aufzeichnungen geltend machen können. Es bleibt weitgehend unklar, wie weit sich diese Entscheidung, für die vermutlich die besonderen Umstände der Verabschiedung hochrangiger Soldaten mitbestimmend waren, auf andere Fallgruppen übertragen lässt. Das ist sicher nicht der Fall, wenn der Arbeitnehmer ohne Beteiligung seines Arbeitgebers von sich aus Kollegen oder Geschäftsfreunde bewirtet. Für diese Fälle, aber auch für alle Grenzfälle, in denen keine eindeutigen Umstände für ein Auftreten des Arbeitgebers als Bewirtender sprechen, ist weiterhin zu empfehlen, die besonderen Aufzeichnungspflichten genauestens zu beachten. Festzuhalten sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung in einem Restaurant ist die Rechnung den Aufzeichnungen beizufügen.

Link zur Entscheidung

BFH, Urteil v. 19.6.2008, VI R 48/07.