Inhaltliche Mindestangaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs

Leitsatz

1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.
2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.
3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Sachverhalt

Ein Handelsvertreter, der einen ihm überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen durfte, führte Fahrtenbücher, in denen er tageweise Datum, Fahrtbeginn und -ende, ein oder zwei Ortsnamen sowie den Kilometerstand am Ende des Tages eintrug. Vereinzelt wurde die Länge einer privat zurückgelegten Strecke vermerkt. Jedoch erfolgte keine Trennung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten am gleichen Tag und keine Eintragung in den Spalten "Zweck/Geschäftspartner" bzw. "Zweck der Fahrt". Daneben wurden für den Arbeitgeber Reisekostenabrechnungen erstellt mit Datum, Reisebeginn und -ende, Aufwendungen für Verpflegung, Übernachten und Betanken sowie unter "Reiseanlass und Reiseweg" zwei oder drei Ortsnamen pro Tag. Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung erfasste das Finanzamt in geänderten Einkommensteuerbescheiden als Vorteil der Privatnutzung die Differenz zwischen dem Wert nach der 1 %-Regelung und der Einzelermittlung. Einspruch, Klage und Revision hatten keinen Erfolg.

Entscheidung

Ein individueller statt des pauschalen Nutzungswerts für die Privatnutzung eines Dienstwagens setzt das Vorliegen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs voraus, das Gewähr bietet, dass der Privatanteil der Gesamtfahrleistung richtig und vollständig nachgewiesen und mit vertretbarem Aufwand überprüfbar ist. Dazu sind zeitnahe und in geschlossener Form geführte Aufzeichnungen nötig, welche die berufliche Veranlassung von Geschäftsreisen plausibel machen. Hierfür müssen neben Datum und Fahrziel auch der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner bzw. der Gegenstand der dienstlichen Verrichtung – Besuch einer Behörde, Filiale, Baustelle usw. – aufgeführt werden. Bloße Ortsangaben reichen allenfalls aus, wenn sich aus ihnen der aufgesuchte Kunde usw. zweifelsfrei ergibt bzw. aus selbst nicht mehr ergänzungsbedürftigen Unterlagen ermitteln lässt. Für häufig aufgesuchte Fahrtziele und Kunden bzw. Reisezwecke können auch Abkürzungen verwendet werden, wenn sie aus sich heraus verständlich sind oder einem beigefügten Erläuterungsblatt entnommen werden können. Für jede einzelne berufliche Verwendung ist bei Abschluss der Gesamtkilometerstand aufzuzeichnen, wobei es für die nämliche – aus mehreren Teilabschnitten bestehende – Dienstreise genügt, wenn die einzelnen Kunden usw. in der zeitlichen Reihenfolge, in der sie aufgesucht wurden, aufgeführt sind. Bei einer zwischenzeitlichen privaten Verwendung beginnt jeweils eine neue Dienstreise, weshalb auch insofern die Gesamtkilometerstände festzuhalten sind.

Danach sind die Fahrtenbücher des Streitfalls nicht ordnungsgemäß, weil mangels Angaben zum Kunden, Geschäftspartner oder Verrichtungsgegenstand der berufliche Verwendungszweck der Fahrt nicht plausibel erscheint. Hierfür ist die Kundenliste kein Ersatz, weil es an einer Vielzahl von Orten nicht nur einen Geschäftspartner gab. Den Reisekostenabrechnungen waren diesbezügliche Angaben auch nicht zu entnehmen, abgesehen davon, dass diese nicht der Zurechnung von Fahrtkosten dienten, da der Arbeitgeber ohnehin sämtliche Kfz-Kosten trug und aus seiner Sicht unerheblich war, in welchem Umfang das Kfz auch privat genutzt wurde. Im Übrigen wurde auch nicht zwischen beruflicher und privater Nutzung am gleichen Tag getrennt, abgesehen von einer Fülle von Unregelmäßigkeiten, die die Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellten. Soweit im Revisionsverfahren noch auf den Terminkalender als Erkenntnisquelle abgestellt wurde, kann dies schon deshalb nicht berücksichtigt werden, weil es sich dabei um neuen Sachvortrag handelt.

Praxishinweis

Der BFH folgt im Wesentlichen den Anforderungen in R 31 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2ff. LStR, wobei eine einheitliche, aus mehreren Teilabschnitten bestehende berufliche Reise zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden kann. Das könnte z.B. auch die über eine Woche dauernde Dienstreise eines Handelsvertreters sein, wenn er erst zum Wochenende wieder zurückkehrt und das Kfz zwischenzeitlich nicht privat verwendet hat.

Da der BFH bei Eins...