Fahrtenbuch – Kleine Mängel

Das steht im Urteil

Kleinere Mängel bei den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch führen nicht zu dessen Verwerfung.

Der Sachverhalt

Eine GmbH hatte ihrer Gesellschafter-Geschäftsführerin in der Zeit 1.3.2000 bis 29.2.2004 ein firmeneigenes Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, das sie auch privat nutzen durfte. Über die mit dem Dienstwagen unternommenen Fahrten wurden Aufzeichnungen in Fahrtenbüchern geführt. Nach einer den streitigen Zeitraum betreffenden Lohnsteuer-Außenprüfung bei der GmbH vertrat das Finanzamt die Ansicht, die Aufzeichnungen in den Fahrtenbüchern seien nicht ordnungsgemäß. Es ermittelte den geldwerten Vorteil daher nach der sog. 1 %-Regelung und nahm die GmbH als Arbeitgeberin gem. § 42d EStG in Haftung.

Die Meinung des BFH

Der mit der privaten Nutzung eines Dienstwagens verbundene geldwerte Vorteil ist entweder nach der typisierenden 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode zu bewerten. Die Pauschalzurechnung nach der 1 %-Regelung kann vermieden werden, wenn das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein "ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" nachgewiesen wird (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Nach der Rechtsprechung des BFH müssen die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Sie müssen mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Dabei ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Weisen die Fahrtenbücher inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben infrage stellen. Kleinere Mängel bei der Führung des Fahrtenbuchs führen allerdings nicht zu dessen Verwerfung und damit zur Anwendung der 1 %-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Entscheidend ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist. Es liegt insofern ähnlich wie bei einer Buchführung, die trotz einiger formeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß erscheinen kann.

Im Streitfall waren bei der Führung des Fahrtenbuchs folgende Mängel festgestellt worden: Zunächst war eine Fahrt, für die eine Tankrechnung vorliegt, nicht aufgezeichnet worden. Außerdem bestand in zwei Fällen zwischen den Kilometerangaben lt. Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen keine genaue Übereinstimmung. Nach Auffassung des BFH wäre es unverhältnismäßig, wegen dieser Mängel die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs insgesamt zu versagen und deshalb die 1 %-Regelung anzuwenden.

Link zur Entscheidung

BFH, Urteil vom 10.04.2008, VI R 38/06v. 10.4.2008, VI R 38/06