Elektronischer Rechtsverkehr mit dem Grundbuchamt: Was geschieht mit den Papierurkunden?

Grundbuch 2.0

In immer mehr Grundbuchämtern erfolgt die Führung der Grundakten in elektronischer Form. Auch wenn der elektronische Rechtsverkehr mit dem Grundbuchamt möglich ist, können Urkunden im Grundbucheintragungsverfahren weiterhin in Papierform eingereicht werden. Was geschieht mit solchen Papierurkunden beim Grundbuchamt?

Unterschiedliche Medien

Auch nach Anlegung des maschinell geführten Grundbuchs konnten die Grundakten bisher in herkömmlicher Art und Weise geführt werden (§ 73 GBV). Durch die schrittweise Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit dem Grundbuchamt und der Einführung der elektronischen Grundakte ergibt sich das Problem, dass unterschiedliche Medien für den Nachweis der Eintragungsvoraussetzungen beim Grundbuchamt eingereicht werden. Da die einzelnen Bundesländer bisher nur die Notare zur Einreichung elektronischer Dokumente verpflichten (§ 135 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 GBO), dürfen andere Beteiligte weiterhin Papierdokumente zum Grundbuchverfahren übermitteln. Nach § 138 GBO können in Papierform vorliegende Schriftstücke in elektronische Dokumente umgewandelt und in dieser Form in die elektronische Grundakte übernommen werden. Nach diesem Medientransfer hat dann das Grundbuchamt zu entscheiden, wie es nach Beendigung des Grundbucheintragungsverfahrens mit den Papierurkunden umzugehen hat.

Fazit

Ergebnis: Werden die eine Grundbucheintragung begründenden Schriftstücke trotz elektronischem Rechtsverkehr mit dem Grundbuchamt als Papierdokumente eingereicht, so kann das Grundbuchamt nach Vornahme der Eintragung ihre Aussonderung vornehmen. Die ein Schriftstück einreichende Person hat einen Anspruch auf unversehrte Rückgabe dieser Dokumente. Von einer Vernichtung der Papierdokumente sollten zumindest Besitz- und Legitimationsurkunden ausgenommen werden, da diese Papiere auch noch anderweitige Verwendung finden können; ihre Entheftung sollte unterbleiben, weil sonst ihr Beweiswert verloren gehen kann.

(Eingehend dazu Böhringer, Rpfleger 2017 S. 309)