Dokumentation / 1 Beispiele und Hilfsmittel zur Dokumentation

Sicherheitsbegehung im Bestand – viterra Wohnen und Unilog Integrata

Das Wohnungsunternehmen viterra Wohnen (die Viterra Wohnen AG ist zum 21.7.2003 rechtlich mit der Viterra AG in Essen verschmolzen) hat für seinen Bestand von rund 152.000 Wohnungen und Häusern mit den Schwerpunkten Ruhrgebiet und Rhein-Main zusammen mit einer EDV-Firma (Unilog Integrata, Essen) ein Kontrollsystem für eine zweijährige Sicherheitsbegehung mittels PDA (Personal Digital Assistant) und einer Anbindung an eine zentrale Datenbank (ORACLE) entwickelt. Die Daten zu den kritischen Bauteilen werden vor Ort mit dem PDA erfasst und im Wohnungsunternehmen in die zentrale Datenbank übertragen. Problem war allerdings zum damaligen Zeitpunkt die aufwendige Vorhaltung und Wartung der Geräte für die EDV-Abteilung.

Das EDV-System ist bei der GAG Köln AG im Einsatz für mehr als 500 Spielplätze, verteilt auf 11 Geschäftsstellen mit insgesamt ca. 70 Hauswarten und einem Jahresvolumen von ca. 35.000 Dokumenten bzw. Prüfungen. Das Aufnehmen vor Ort erfolgt auf einem Papier-Protokoll. Das softwaregestützte Erfassen der Daten erfolgt automatisch über Scanner in die Worknet-Datenbank. Durch den BarCode auf dem Papier-Protokoll wird gesichert, dass jedes Dokument nur einmal erfasst wird. Die Kreuze der Checklisten werden durch einen Scanner erfasst und vom WorkNet-Datenbanksystem ausgewertet.

Dadurch sind auch statistische Auswertungen zur Mängelanfälligkeit einzelner Spielplätze möglich. Damit können Wohnungsunternehmen strategische Überlegungen zur Sanierung oder ggf. Zusammenlegung einzelner Spielplätze zur Kostenreduzierung der Instandhaltungskosten anstellen. Dies betrifft auch die Mängelanfälligkeit bestimmter Spielgeräte und Hersteller.

Spielplatzkontrolle mit Satellitenunterstützung Wohnbau Mainz GmbH

Die Wohnbau Mainz GmbH lässt ihre 205 Spielplätze regelmäßig durch einen externen Leistungserbringer aus Ingelheim überprüfen, der für die Vor-Ort-Erfassung Laptops mit satellitengestützter Orts- und Zeiterfassung einsetzt. Dadurch ist nachvollziehbar, wann und wo die Spielplatzkontrollen durchgeführt wurden. Ein Inspekteur ist für ca. 68 Spielplätze zuständig. Ausgangspunkt der Überlegungen waren teilweise auch Gespräche mit dem Betriebsrat über die Haftungsproblematik für die eigenen Mitarbeiter.

Das Kontrollprotokoll wird mit einem elektronischen Schlüssel vom Trust Center der Deutschen Telekom AG signiert und vor Veränderungen geschützt. Auf dem Laptop sind die Lagepläne und Herstellerlisten der Spielpläne gespeichert. Der Inspekteur kann damit einen Bestellvorgang für defekte Teile direkt über das Internet auslösen. Nach Reparatur defekter Teile erfolgt eine Nachkontrolle. Die zusätzlichen Kosten für die EDV-Erfassung betragen ca. 0,04 Euro je Kontrollgang und Wohneinheit.^[1] Bei ca. 57 Kontrollgängen pro Jahr ergibt dies zusätzliche Kosten von ca. 2,28 Euro je Wohneinheit und Jahr bzw. bei einer 70-m²-Wohnung ca. 0,03 Euro je m² Wohnfläche und Jahr.

Sicherheitsbegehungen im Bestand bei der LEG-NRW

Bei der Landesentwicklungsgesellschaft NRW GmbH werden einmal jährlich Sicherheitsbegehungen von den örtlichen Hausmeistern durchgeführt, die von den 13 regionalen Mieterzentren koordiniert werden. Als Hilfsmittel dienen dabei komprimierte Erfassungsbögen, die die wesentlichen Bauteile, Außenanlagen, Gebäude außen und Gebäude innen abdecken. Bei den Erfassungsbögen wird auch vermerkt, welche Bauteile nicht vorkommen, damit die Sicherheitsbegehungen im nächsten Jahr gezielter protokolliert werden können. Spielplätze werden gesondert begangen mit Unterstützung technischer Mitarbeiter. Die Protokolle werden stichprobenartig von der regionalen Geschäftsführung geprüft.

Kooperationen bei der Frage der Verkehrssicherheit beim Verband der Südwestdeutschen Wohnungswirtschaft e. V.

Bereits 2005 hat sich ein Arbeitskreis "Verkehrssicherungspflichten für Wohnungsunternehmen" der ARGE Rheinland-Pfalz aus interessierten Wohnungsunternehmen gebildet, die sich mit dem Thema der Überwachungspflichten in verschiedenen Arbeitskreissitzungen beschäftigt haben. Ziel war der gemeinsame Erfahrungsaustausch und die Weiterentwicklung von Checklisten und Arbeitshilfen, die auch vom Verfasser entwickelt wurden. Eine solche regionale Kooperation kann insbesondere helfen, gemeinsame Vorgehensweisen bei der wohnungswirtschaftlichen Überwachung der Verkehrssicherungspflichten zu entwickeln. Zum Erfahrungsaustausch untereinander sollten die Wohnungsunternehmen auf der Ebene regionaler Arbeitsgemeinschaften selbst Treffen organisieren, bei denen Art und Intervalle der Kontrollen untereinander abgestimmt und optimiert werden können. Eine Anpassung an die Kultur und Mitarbeiterressourcen sowie die unterschiedliche Mieterklientel ist in jedem Fall aber erforderlich.

Software und Sicherheitsbegehungen bei der Joseph-Stiftung in Bamberg

Die Joseph-Stiftung, ein kirchliches Wohnungsunternehmen im Erzbistum Bamberg, hatte ein Prüfprogramm entwickelt, das derzeit rund 190 Risiken (Bereiche mit Gef...