Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber bis 2013 / 5.1 Pauschalbesteuerung mit 25 %

Hat der Arbeitgeber nach den arbeitsrechtlichen Vereinbarungen oder den öffentlichen Reisekostenvorschriften höhere Reisekostensätze zu zahlen, als dies lohnsteuerlich zulässig ist, besteht die Möglichkeit, die Lohnsteuer für die übersteigenden Beträge mit einem Pauschsteuersatz von 25 % zu übernehmen. Die pauschale Lohnsteuer hat gleichzeitig den Vorteil, dass auch hinsichtlich des steuerpflichtigen Teils der Reisekostenersatzleistung Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung eintritt. Allerdings ist die Pauschalbesteuerung von Reisekostenvergütungen nur für den Bereich der Verpflegung zulässig und auch dort auf bestimmte Höchstbeträge begrenzt. Zulässig ist die Anwendung des festen Steuersatzes von 25 % insoweit, als der steuerpflichtige Teil der Verpflegungskostenvergütung nicht höher ist als die sich aufgrund der Reisedauer ergebende steuerfreie Verpflegungspauschale.

Abwesenheit	Steuerfreiheit	25 % Pauschsteuer	Summe
Unter 8 Stunden	0 EUR	0 EUR	0 EUR
Ab 8 Stunden	6 EUR	6 EUR	12 EUR
Ab 14 Stunden	12 EUR	12 EUR	24 EUR
Ab 24 Stunden	24 EUR	24 EUR	48 EUR

Nicht zulässig ist die Besteuerungsmöglichkeit für steuerpflichtige Verpflegungskostenerstattungen aus Anlass einer beruflichen doppelten Haushaltsführung.

Die Pauschalierungsmöglichkeit trifft auch auf Arbeitnehmer zu, die im Rahmen einer Tätigkeit an ständig wechselnden Einsatzstellen auswärts übernachten, etwa Bau- und Montagearbeiter, die während der Woche auf der Baustelle untergebracht sind. Aufgrund der Neuregelung finden bei mehrtägigen Übernachtungen die Grundsätze für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit Anwendung.

Praxis-Beispiel

Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %

Ein Arbeitnehmer erhält aufgrund betrieblicher Vereinbarungen für eintägige Reisen folgenden Spesenersatz:

• bei einer Mindestabwesenheit von 7 Stunden 8 EUR
• bei einer Mindestabwesenheit von 14 Stunden 30 EUR

Ergebnis: Der Spesenersatz i. H. v. 8 EUR ist in vollem Umfang lohnsteuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer die Mindestabwesenheit von 8 Stunden nicht erreicht. Gleichzeitig ist dadurch die Pauschalbesteuerung ausgeschlossen, deren Obergrenze an den Ansatz der lohnsteuerfreien Verpflegungspauschbeträge geknüpft ist. Der Spesenbetrag von 30 EUR ist i. H. v. 12 EUR lohnsteuerfrei (14-stündige Abwesenheit) und kann bis zu demselben Betrag mit 25 % pauschal besteuert werden.

Die restlichen 6 EUR unterliegen dem Steuerabzug nach allgemeinen Grundsätzen. Zulässig ist aber insoweit die Pauschalbesteuerung nach Verwaltungsregelung.

Ermittlung des steuerfreien Vergütungsbetrags

Wie dargestellt, ist die Pauschalbesteuerung mit 25 % betragsmäßig begrenzt und nur insoweit zulässig, als der steuerpflichtige Teil der Verpflegungskostenvergütung nicht höher ist als die maßgebliche steuerfreie Verpflegungspauschale. Zur Ermittlung des steuerfreien Vergütungsbetrags dürfen die einzelnen Aufwendungsarten (Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten) zusammengerechnet werden. Die steuerfreie Erstattung ist also zulässig, soweit der gesamte zu erstattende Betrag nicht über die Summe der zulässigen Einzelerstattungen hinausgeht. Wegen der Anknüpfung an die Steuerfreiheit bedeutet dies für die mögliche Pauschalbesteuerung, dass sich das Gesamterstattungsverfahren auch auf die gesetzliche Höchstgrenze der Pauschalbesteuerung vorteilhaft auswirkt.

Praxis-Beispiel

Pauschalierung bei Gesamterstattung

Ein Arbeitnehmer erhält aufgrund betrieblicher Vereinbarung für mehrtägige Reisen jeweils Spesenersatz von arbeitstäglich 20 EUR, für eine 3tägige Reise (Abwesenheitsdauer am An- und Abreisetag jeweils 10 Stunden) also 60 EUR.

Verpflegungskosten	1. Tag	2. Tag	3. Tag	Gesamterstattung
Gezahlte Spesen	20 EUR	20 EUR	20 EUR	60 EUR
Steuerfrei	– 6 EUR	– 20 EUR	– 6 EUR	– 32 EUR
25 % Pauschalsteuer	– 6 EUR	0	– 6 EUR	– 28 EUR
Steuerpflichtiger Restbetrag	8 EUR	0	8 EUR	0 EUR

Während eine tageweise Berechnung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen würde, der beim einzelnen Arbeitnehmer dem allgemeinen Lohnsteuerabzug nach den Merkmalen der Steuerkarte unterliegt, führt die Gesamterstattung durch die Verrechnungsmöglichkeit mit nicht ausgeschöpften Beträgen einzelner Reisetage dazu, dass der steuerpflichtige Teil des Arbeitgeberersatzes in vollem Umfang mit 25 % pauschal besteuert werden kann, ohne dass beim Arbeitnehmer weitere Abzüge anfallen. Wegen der Voraussetzung der Anwendung des Gesamterstattungsverfahrens für mehrere Reisen bzw. Verrechnungsmöglichkeit mehrerer Lohnzahlungszeiträume. Es gelten hier dieselben Grundsätze wie für die Steuerfreiheit des Arbeitgeberersatzes. Nach Verwaltungsauffassung^[1] ist es zulässig, den Betrag, der den steuerfreien Vergütungsbetrag übersteigt, einheitlich als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln. Dies führt im Ergebnis dazu, dass ein verbleibender steuerpflichtiger Teilbetrag der Reisekostenvergütung auch dann mit 25 % pauschal besteuert werden darf, wenn er nach der Verrechnung nur noch aus Fahrt- und Übernachtungskostenerstattungen besteht. Die Pausc...