Abmahnung, Workflow

Kurzbeschreibung

Anhand des Workflows erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über die einzelnen Schritte einer Abmahnung, über die verantwortlichen Personen sowie über die zu beachtenden Fristen.

Workflow Abmahnung

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Erstellung einer Abmahnung für:			Verantwortlich in der Personalabteilung:
Fachvorgesetzter:			Unterschriftsberechtigt:
	Was ist zu tun?	Bis wann?	Wer macht es?	Das sind Ihre konkreten Aufgaben!
1.	Meldung an die Personalabteilung		Fachvorgesetzter
2.	Vorprüfung des Tatbestandes		Personalabteilung	Prüfen Sie vorläufig anhand des vom Fachvorgesetzten gemeldeten Sachverhalts, ob es sich um einen abmahnungsrelevanten Tatbestand handelt. Die endgültige Prüfung können Sie erst bei Vorliegen aller Informationen vornehmen.
3.	Befragung des abzumahnenden Mitarbeiters		Fachvorgesetzter, Personalabteilung	Obwohl keine gesetzliche Verpflichtung zur Befragung des Mitarbeiters besteht, ist dies jedoch in der Regel sinnvoll zur Aufklärung des Sachverhaltes.
4.	Befragung von Zeugen		Personalabteilung	Prüfen Sie, wer den Tatbestand bezeugen kann oder ob andere Beweismittel vorliegen (zum Beispiel häufiges Zuspätkommen: IT/Zeiterfassung; Beleidigung: Kollegen)
5.	Zusammentragen der Informationen		Personalabteilung	Protokollieren Sie alle Informationen: Zeitpunkt Ort Hergang Zeugen und Beweismittel
6.	Prüfung des Sachverhaltes		Personalabteilung	Erst jetzt, nach dem Zusammentragen aller Informationen, können Sie endgültig prüfen, ob eine Verletzung der Haupt- oder Nebenpflichten des/der Arbeitnehmers/in vorliegt.
7.	Prüfung der Personalakte		Personalabteilung	Prüfen Sie in der Personalakte, ob der Mitarbeiter schon einmal abgemahnt wurde, ob der gleiche Tatbestand (gleichartige Pflichtverletzung) vorgelegen hat, wann die letzte Abmahnung ausgesprochen wurde.
8.	Erstellung der Abmahnung		Personalabteilung	Es ist nicht vorgeschrieben, dass Sie schriftlich abmahnen, Sie können also auch mündlich abmahnen. Allerdings empfiehlt sich im Hinblick auf einen möglichen Kündigungsschutzprozess eine Abmahnung in Schriftform, die Sie als Beweis vorlegen können.
9.	Prüfung der Abmahnung		Personalabteilung	Enthält Ihr Abmahnungsschreiben alle wesentlichen Bestandteile - Rüge-, Aufforderungs- und Warnfunktion der Abmahnung: konkrete Bezeichnung des Fehlverhaltens (unter Nennung von Datum und Uhrzeit), Rüge des abgemahnten Verhaltens als Vertragsverstoß, Konkrete Bezeichnung des künftig erwarteten Verhaltens Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Wiederholungsfall
10.	Zustellung der Abmahnung	Es besteht keine gesetzliche Frist, bis wann die Abmahnung nicht mehr ausgesprochen werden kann. Empfehlung: Mahnen Sie innerhalb von 14 Tagen ab.	Personalabteilung oder Fachvorgesetzter	Am besten, Sie übergeben die Abmahnung dem Mitarbeiter persönlich und lassen sich auf einer Kopie die Übergabe bestätigen - oder Sie lassen sie durch einen Boten übergeben, der als Zeuge in Betracht kommt. Achtung: Bei ausländischen Mitarbeitern, die der deutschen Sprache nicht mächtig sind, sollte die Abmahnung zusätzlich in muttersprachlicher Übersetzung erfolgen.