Referentenentwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsges ... / 2.3 Referentenentwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes

Der Bundesminister der Justiz (BMJ) hat am 11.1.2024 den Referentenentwurf eines sog. Vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) veröffentlicht. Im Bereich des Steuerrechts enthält der Gesetzentwurf eine Verkürzung abgabenrechtlicher Aufbewahrungspflichten, aus denen entsprechende Änderungen des UStG resultieren. Diese neuen Vorschriften sollen am ersten Tag des auf die Verkündung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes folgenden Quartals in Kraft treten. Im Einzelnen ist vorgesehen:

§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO soll wie folgt gefasst werden: "Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind."

Damit würden für folgende Unterlagen folgende (ggf. neue) Aufbewahrungsfristen nach der AO gelten:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen: 10 Jahre (unverändert),
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe: 6 Jahre (unverändert),
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe: 6 Jahre (unverändert),
• Buchungsbelege: 8 Jahre (vorher 10 Jahre),
• Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 UZK: 10 Jahre (unverändert),
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind: 6 Jahre (unverändert).

Damit würde eine kürzere Aufbewahrungsfrist lediglich für Buchungsbelege in Betracht kommen.

Nach einem neuen Absatz 2 von Art. 97 § 19a EGAO soll die Neufassung von § 147 Abs. 3 Satz 1 AO erstmals für alle Unterlagen gelten, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO in der bis zum Tag vor dem Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetz geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist, d. h. auch für Buchungsbelege, für die die bisherige längere (10-jährige) Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, würde sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend verkürzen.

In § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG soll das Wort "zehn" durch das Wort "acht" ersetzt werden. Damit hätte die Vorschrift künftig folgenden Wortlaut: "Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren."

Bei den Buchungsbelegen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO handelt es sich häufig um Rechnungen i. S. d. § 14 UStG. Um die beabsichtigte Bürokratieentlastung voll wirksam werden lassen zu können, soll daher auch die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen in § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG an die neue Frist in § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO von 8 Jahren angepasst werden.

In § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG soll das Wort "zehn" durch das Wort "acht" ersetzt werden. Hierbei handelt es sich um eine Folgeänderung zur Änderung des § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG. Damit hätte § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG künftig folgenden Wortlaut: "Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 14b Abs. 1 Satz 1, auch in Verbindung mit Satz 4, ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt".

Nach einem neuen Absatz 40 von § 27 UStG soll die Neufassung von § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG auf alle Rechnungen anzuwenden sein, deren Aufbewahrungsfrist am Tag vor dem Inkraftreten des Vierten Bürokratienentlastungsgesetzes noch nicht abgelaufen ist. Damit würde sich die Aufbewahrungsfrist auch für bereits ausgestellte und empfangene Rechnungen auf 8 Jahre verkürzen, für die die bisherige längere (10-jährige) Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.