Aufbewahrungsfristen

Zusammenfassung

Begriff

Der Unternehmer ist verpflichtet, Unterlagen seines Unternehmens geordnet aufzubewahren. Dabei leiten sich die Aufbewahrungsfristen für Kaufleute aus § 257 HGB ab. Darüber hinaus sind für steuerliche Zwecke die Vorschriften der Abgabenordnung sowie die Vorschriften der jeweiligen Einzelgesetze zu beachten. In einzelnen Fällen sind auch Nichtunternehmer verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren, wenn sie steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erhalten. Ausgenommen sind davon lediglich die in § 4 Nr. 12 UStG bezeichneten Leistungen. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist zur Bürokratieentlastung auf 8 Jahre abgesenkt worden.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die wichtigsten Rechtsquellen sind § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG. Aufbewahrungsvorschriften für elektronische Unterlagen ergeben sich auch aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

1 Allgemeines

Die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung gelten auch grundsätzlich für die Aufbewahrung von Unterlagen für Zwecke der Umsatzsteuer. Dabei sind nach § 147 AO die folgenden Aufbewahrungsfristen zu beachten:

Unterlagen	Frist
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, ­Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsanweisungen	10 Jahre
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe	6 Jahre
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe	6 Jahre
Buchungsbelege	8 Jahre
Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörde auf die Vorlage verzichtet oder sie zurückgegeben hat	10 Jahre
Sonstige Unterlagen, ...