Aufbewahrungsfristen

Zusammenfassung

Begriff

Der Unternehmer ist verpflichtet, Unterlagen seines Unternehmens geordnet aufzubewahren. Dabei leiten sich die Aufbewahrungsfristen für Kaufleute aus § 257 HGB ab. Darüber hinaus sind für steuerliche Zwecke die Vorschriften der Abgabenordnung sowie die Vorschriften der jeweiligen Einzelgesetze zu beachten. In einzelnen Fällen sind auch Nichtunternehmer verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren, wenn sie steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erhalten. Ausgenommen sind davon lediglich die in § 4 Nr. 12 UStG bezeichneten Leistungen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die wichtigsten Rechtsquellen sind § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG. Aufbewahrungsvorschriften für elektronische Unterlagen ergeben sich auch aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

1 Allgemeines

Die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung gelten auch grundsätzlich für die Aufbewahrung von Unterlagen für Zwecke der Umsatzsteuer. Dabei sind nach § 147 AO die folgenden Aufbewahrungsfristen zu beachten:

Unterlagen	Frist
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, ­Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsanweisungen	10 Jahre
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe	6 Jahre
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe	6 Jahre
Buchungsbelege	10 Jahre
Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörde auf die Vorlage verzichtet oder sie zurückgegeben hat	10 Jahre
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind	6 Jahre

Achtung

Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine

Bisher waren Lieferscheine mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Wenn es sich um Buchungsunterlagen handelte, betrug die Aufbewahrungspflicht 10 Jahre. Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz^[1] endet die Aufbewahrungspflicht bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung. Bei abgesandten Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Versand der Rechnung. Soweit aber die Lieferscheine Buchungsunterlagen darstellen, gilt weiterhin die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Eine im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetz III geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht von 10 auf 8 Jahre ist schon im Gesetzgebungsverfahren wieder fallen gelassen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das jeweilige Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnungen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Die Aufbewahrungsfrist endet nicht nach einer abgeschlossenen Betriebsprüfung, selbst wenn der Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben worden ist und ein bestandskräftiger Steuerbescheid vorliegt.

Im Original sind dabei nur die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz aufzubewahren, die anderen Unterlagen können auch auf Datenträgern aufbewahrt werden, soweit dies den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff^[2] entspricht. Allerdings müssen diese Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen und innerhalb der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können; dazu wird in aller Regel erforderlich sein, auch bei einem Wechsel der Software eine Version der alten Software aufzubewahren; bei einer Umstellung des EDV-Systems ist es aber ab 2020 nach der Neufassung des § 147 Abs. 6 AO steuerrechtlich ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahrs, das auf die Umstellung folgt, die Daten ausschließlich auf einem lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorgehalten werden. Soweit die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch nicht abgelaufen ist und die Unterlagen für die Steuer noch von Bedeutung sind, läuft die Aufbewahrungsfrist noch nicht ab.^[3]

Die Abgabenordnung kennt nach § 169 AO die folgenden Festsetzungsfristen:

Vorgang	Frist
Zölle, Verbrauchsteuern (ohne Umsatzsteuer), Zollvergütungen und Verbrauchsteuervergütungen	1 Jahr
Alle anderen Steuern (mit Umsatzsteuer) und Steuervergütungen	4 Jahre
Bei leichtfertiger Steuerverkürzung	5 Jahre
Bei Steuerhinterziehung	10 Jahre

Die Festsetzungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist; wenn eine Steuererklärung oder eine Steueranmeldung einzureichen ist, erst mit Ablauf des Kalenderj...