Wissensmanagement im Verein

Zusammenfassung

Wer einen Verein gut führen will, braucht gute Informationen. Aktuell und von hoher Qualität sollen sie sein, damit sie möglichst sinnvoll und vorteilhaft eingesetzt werden können. Der Begriff "Wissen" umfasst alle im Verein "gespeicherten" Informationen, die für die Vereinsführung nützlich sein können.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Erfahrungen mit Versammlungen werden nicht dokumentiert

Der neu gewählte Vorstand steht vor seiner ersten Mitgliederversammlung. Was die Organisation angeht, haben die Vorgänger nicht viele Informationen hinterlassen. Entsprechend muss viel Mühe in die Planung und Organisation der Veranstaltung gesteckt werden. Das Übersehen von einigen Kleinigkeiten ist vorprogrammiert.

2. Die Geschichte des Vereins ist nicht bekannt

Für das Vereinsjubiläum konnte ein Festredner gewonnen werden, er soll nun einige Informationen über die ersten 150 Jahre des Vereins erhalten. Bisher hat sich niemand so recht darum gekümmert, entsprechende Materialien zusammenzustellen, ein Archiv gibt es nicht. Umfangreiche Sucharbeiten unter Zeitdruck müssen nun gestartet werden.

3. Spezielles Wissen ist für die Vereinsarbeit nicht mehr verfügbar

Die langjährige Vereinsvorsitzende ist unerwartet verstorben – Vereinswissen geht verloren. Viele Aufgaben lagen bei der ehemaligen Vorsitzenden: Kontakte zur Kommune, zum Dachverband, zur Presse und zu Gönnern des Vereins. Nur mühsam können einige Absprachen und Verbindungen rekonstruiert werden. Abgesehen davon, dass die Kontakte auf neue Personen überführt werden müssen. Ein herber Rückschlag für den Verein.

1 Von der Information zum Wissen

"42" war in einem Kult-Roman (Douglas Adams "Per Anhalter durch die Galaxis") die Antwort auf eine grundlegende Frage zu unserem menschlichen Leben. Interpretationen gibt es einige, eine endgültige Entschlüsselung gibt es nicht. Zunächst ist diese "42" ein Datum, bestehend aus zwei Ziffern. Ohne nähere Einbindung in einen Sinnzusammenhang bleibt dies als Datum stehen.

Erst wenn ein solches Datum in einen Bezug gesetzt werden kann, wird es zur Information. Wird aus einer "21" ein "§ 21 BGB" gibt es einen konkreten Hinweis, es ist eine Information. Entweder dient sie der Orientierung, wo näher nachgeschaut werden kann, oder sogar als Auslöser von persönlich erinnerten weiteren Informationen, wie "Eintragung in das Vereinsregister".

Riesige Mengen von Informationen stürmen fortwährend auf uns ein, aus Gesprächen, aus unterschiedlichen Medien. Nicht alles kommt wirklich bei uns an, manches wird vom Gehirn automatisch aussortiert.

Schauen wir uns mehr zufällig die Internet-Homepage unseres Dachverbandes an, dann finden wir auch dort viele Informationen. Menschen, die für den Verband tätig sind, Gremien des Verbandes, Hinweise auf Programme und Veranstaltungen. Erst wenn wir ganz gezielt auf die Suche nach Informationen gehen, weil wir diese zu einem bestimmten Zweck benötigen, beschaffen wir uns Wissen.

Praxis-Beispiel

Weil wir im Verein das Thema "Nachhaltigkeit" angehen wollen, suchen wir einen passenden Menschen als Ansprechpartner:in. Haben wir auf der Verbandshomepage jemanden gefunden, bedeutet das, über Wissen zu verfügen.

Also erst, wenn verfügbare Informationen mit einem speziellen Zweck verbunden werden, handelt es sich um Wissen.

Die Tücke ist, dass man nicht immer vorab sagen kann, zu welchen Themen entsprechendes Wissen benötigt wird. Protokolle von Vorstandssitzungen und anderen Anlässen des Vereins werden zunächst einmal abgelegt. Sie werden später vielleicht gebraucht, um die Umsetzung von Beschlüssen nachzuvollziehen und zu prüfen. Für andere Themen ist das Internet möglicherweise eine Fundgrube. Manches Wissen ist aber hochspeziell und individuell.

Praxis-Beispiel

Der für das Vereinsheim und den umgebenden Rasen zuständige Mitarbeiter schafft es immer wieder, den antiquierten Rasenmäher mit Tricks und Kniffen ans Laufen zu bringen. Fällt dieser Mitarbeiter aus, entsteht ein Problem. Das Wissen um die Aktivierung des Rasenmähers fehlt.

Im Verein können verschiedene Anforderungen bestehen, für die sich über Zeit ein persönliches Wissen der aktiven Mitarbeiter:innen angesammelt hat. Beispiele:

• die Einordnung von bestimmten Geschäftsvorfällen für die Vereinsbuchhaltung,
• der beste Weg, um für eine Vereinsveranstaltung notwendige Genehmigungen zu erhalten,
• die spezifischen Interessen eines Gönners des Vereins, mit denen man ihn für eine Unterstützung gewinnen kann,
• das Ablagesystem des Vereinsarchivs, das über lange Zeit von einem Mitglied geführt wird.

Bei genauerer Betrachtung gibt es verschiedene Quellen für Informationen, die für den Verein zu Wissen und damit zu einer Hilfestellung bei der Erledigung von Vereinsaufgaben werden können. Die folgende Übersicht zeigt dies für den Verein, den Verband und die Kommune als wichtigem Kooperationspartner der Vereine.

Bereich …	liegen in einer speziellen Form vor	indirekte (persönliche) Informationen (Beispiele)
Verein	Satzung, Ordnungen Protokolle Chronik, Archiv …	Beispiele oben.
Verband	Satzung, Ordnungen Protokolle Übersicht zu An...