Kurzbeschreibung
Übersichtlicher Zeitplan für die Vorbereitung einer Veranstaltung im Verein.
Checkliste für die Organisation einer Vereinsveranstaltung
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| Aufgabe und Zeitrahmen | Persönliche Notizen | erledigt |
|---|---|---|
| Vier bis sechs Monate vorher: | ||
| Vereinsbeschluss für die Veranstaltung fassen | ||
| Kostenkalkulation vornehmen (Wenn sich hier abzeichnet, dass die Kosten nicht gedeckt werden, Veranstaltung absagen und neu planen.) | ||
| Bildung eines Organisationskomitees | ||
| Veranstaltungstermin festlegen (Alternativtermin nicht vergessen!) | ||
| Veranstaltungsort festlegen | ||
| Anmeldung der Veranstaltung bei den Ämtern und ggf. dem zuständigen Verband | ||
| Erstellung eines detaillierten Finanzplans (wenn Kosten zu hoch, Veranstaltung absagen) | ||
| Kontakt mit Kooperationspartnern aufnehmen | ||
| Mögliche Sponsoren ansprechen | ||
| Zwei bis drei Monate vorher: | ||
| Risikoanalyse vornehmen | ||
| Mitarbeitergruppen und deren Personalstärke bestimmen | ||
| Externe Kräfte organisieren (z. B. Sicherheitsdienst, Feuerwehr, Rettungsdienst usw.) | ||
| Anfrage bei potenziellen internen Helferinnen und Helfern | ||
| Einladung zum Helfertreffen versenden | ||
| Personalbedarf und -einsatz besprechen | ||
| Rahmenprogramm erstellen und koordinieren | ||
| Notwendige Geräte und Materialien festlegen | ||
| Versicherungsschutz abklären | ||
| GEMA-Anmeldung erledigen | ||
| Erforderliche Genehmigungen einholen | ||
| Reservierungen/Buchungen vornehmen | ||
| Finanzplan kontrollieren | ||
| Werbemittel festlegen und abstimmen (Internetwerbung via Social Media nicht vergessen!) | ||
| Werbemittel produzieren und Verteilung organisieren | ||
| Vier bis fünf Wochen vorher: | ||
| Weiteres Helfertreffen durchführen und Helferinfos verteilen | ||
| Konkrete Absprache mit Restauration | ||
| Kontakt mit Medien aufnehmen | ||
| Social-Media-Kampagne starten | ||
| Zwei Wochen vorher: | ||
| Werbematerial verteilen/Plakate aushängen (an Genehmigungen, z. B. bei Straßenplakatierung, denken) | ||
| Eine Woche vorher: | ||
| Notwendige Geräte und Materialien überprüfen | ||
| Organisationskomitee: Raum/Büro einrichten | ||
| Konkreten zeitlichen Ablaufplan mit allen Angaben erstellen | ||
| Sieben bis einen Tag vorher: | ||
| Geräte, Zelte etc. aufbauen | ||
| Anfahrtswege und Parkplätze beschildern | ||
| Letzte Einsatzbesprechung durchführen | ||
Technik aufbauen, prüfen und eventuell Ersatz beschaffen (Wichtig: Kleinteile nach Anweisung des Verleihers sollten bereitliegen.) |
||
| Am Veranstaltungstag – vor Beginn: | ||
| Kommunikationsnetz prüfen (Funk, Handy usw.) | ||
| Helfer einweisen und Helfergeschenke austeilen | ||
| Einladung zur Helferparty verteilen | ||
| Technische Einrichtungen (Beschallung, Licht) überprüfen, Soundcheck | ||
| Sanitätsstelle einrichten | ||
| Im Laufe der Veranstaltung: | ||
| Teilnehmer begrüßen | ||
| Ehrengäste, Kooperationspartner, Pressevertreter betreuen | ||
| Sanitäre Anlagen überprüfen | ||
| Rettungswege kontrollieren | ||
| Nach der Veranstaltung: | ||
| Einrichtungen und Installationen abbauen | ||
| Müllentsorgung und Reinigung durchführen | ||
| Beschilderung abnehmen | ||
| Straßenplakatierung entfernen | ||
| Eine Woche danach: | ||
| Abrechnung durchführen | ||
| Offene Rechnungen begleichen | ||
| Nachbesprechung durchführen und protokollieren | ||
| Helferparty durchführen | ||
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