Vereinsbüromanagement in die Praxis umsetzen

Zusammenfassung

Insbesondere in kleineren Vereinen, die keine Angestellten für Büroarbeiten haben, bleiben alle Arbeiten rund um die Organisation der Verwaltungsarbeiten häufig an ein bis zwei Vorstandsmitgliedern hängen. Können diese sich dann aus beruflichen oder privaten Gründen mal nicht um die Büroarbeiten kümmern, ist das Chaos vorprogrammiert. Wer Pech hat, dem springen sogar Sponsoren wegen schlechter Büroorganisation ab. Ein gut organisiertes Büromanagement hingegen unterstützt die Verantwortlichen des Vereins und ggf. die fest angestellten Mitarbeiter bei der Durchführung von Routinearbeiten und einer zielgerechten Vereinsführung. Dieser Beitrag nimmt wichtige Arbeiten von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement unter die Lupe.

Die 7 häufigsten Fallen

1. Mangelhafte Teamarbeit

Die Verantwortlichen ziehen nicht an einem Strang. Aufgaben und Kompetenzen sind nicht oder nur unzureichend verteilt.

2. Unzureichender Zugriff auf wichtige Daten und Dokumente

Zentrale Informationen sind häufig nicht griffbereit und müssen erst mühsam beschafft werden.

3. Aufschieberitis und Zeitmangel

Wichtige Dinge werden immer wieder aufgeschoben und müssen in letzter Minute erledigt werden. Aufgaben bleiben liegen oder werden unter Zeitdruck erledigt.

Fehleranfälligkeit

Bei Aufgaben, die unter Zeitdruck oder in letzter Minute erledigt werden, ist die Fehlerquote höher als bei Arbeiten, für die man Ruhe hat.

4. Schlechte Übersicht

Bei einer fehlenden Planung müssen Fehler im Nachhinein ausgebügelt werden. Notwendiges Wissen steht nicht zur Verfügung. Dadurch werden Arbeiten häufig unprofessionell durchgeführt.

5. Wechsel in der Verantwortung

Routinen und Abläufe, die sich über Jahre entwickelt haben, funktionieren nicht mehr, weil Personenwechsel bei wichtigen Ämtern stattfinden. Eine gute Übergabe und Einarbeitung findet häufig nicht statt.

Finanzen

Häufig fehlt den Verantwortlichen der Überblick über die aktuelle Liquidität des Vereins. Sind größere Rechnungen zu begleichen, kann es zu Zahlungsschwierigkeiten kommen. Das führt zu Problemen, denen man sich stellen muss.

6.

1 Aufgabenfelder

Buchhaltung sowie Mitglieder-, Daten- und Inventarverwaltung gehören zu den mühsamen Aufgabenfeldern in der Vereinsarbeit. Hinter diesen Begriffen stehen Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel das Bezahlen von Rechnungen, Kontieren und Buchen von Belegen, Beitragseinzug, Zahlungskontrolle, Erstellen von Statistiken und vieles mehr. Wer diese Aufgaben einmal "am Hals hat", wird sie so schnell nicht wieder los, es sei denn, man verabschiedet sich vollständig aus dem Amt. Grund genug, sich einmal zu überlegen, wie man alles so effizient wie möglich erledigt bzw. erledigen lässt.

Hinweis

Mangelnde Organisation behindert Arbeitsabläufe. Folgende Indikatoren deuten darauf hin, dass die Abläufe nicht optimal sind:

• Häufige Nachfragen zu ausgearbeiteten Arbeitsunterlagen lassen darauf schließen, dass das Datenmaterial unvollständig und unverständlich ist.
• Ständiger Druck, alle Arbeiten zu bewältigen, führt zu Stress und zieht Fehler nach sich.
• Das Einholen von Informationen nimmt viel Zeit in Anspruch.
• Termine werden nicht eingehalten.

Wenn die genannten Schwachstellen auf den Vereinsalltag zutreffen, besteht dringender Handlungsbedarf.

2 Ablage und Co.

In der Ablage werden alle Dokumente, die zum Vereinsgeschäft gehören, aufbewahrt. Ein gut strukturiertes Ablagesystem erleichtert den Zugriff auf Dokumente nach eindeutigen Suchbegriffen (z. B. Name eines Lieferanten). Das System muss eine sinnvolle Gliederung aufweisen (z. B. nach Abteilungen, wie Handball, Fußball, Badminton oder abteilungsübergreifend Buchhaltung, Beschaffung). Wie bereits angesprochen, müssen aufgrund der Aufgabenvielfalt zahlreiche Unterlagen unterschiedlicher Fachgebiete verwaltet werden. Auch zeitliche Kriterien sollten eine Rolle spielen. Bezogen auf die Buchhaltungsunterlagen bedeutet das beispielsweise, dass man für jedes Jahr einen neuen Ordner anlegt.

Ordner und Mappen müssen in einer bestimmten Reihenfolge aufbewahrt werden (z. B. nach Buchstaben oder Datum). Hilfreich ist eine einheitliche Beschriftung für Ordner und Mappen (z. B. Buchstaben, Zahlen, Kombination beider Varianten).

Praxis-Tipp

Unterlagen, die vollständig bearbeitet und noch nicht abgelegt wurden, sollten in Ablagekörben zwischengelagert werden. Wer Dokumente mit der nötigen Sorgfalt sofort abheftet, hat diese stets schnell im Zugriff.

Diese Ordner benötigt jeder Verein:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Versicherungen
• Steuerunterlagen
• Personal (sofern der Verein Mitarbeiter beschäftigt)

Verfügt der Verein über kein eigenes Büro, muss genau – nach Möglichkeit schriftlich – festgelegt werden, welche Unterlagen wo aufbewahrt werden.

Praxis-Tipp

Bei Projekten bietet sich ein anderes Ordnungssystem, nämlich nach dem Arbeitsstand, an: Vorstudie, Konzept, Realisierung, Einführung, Kontrolle.

Funktionierendes Wiedervorlagesystem

Einige Unterlagen, die auf dem Schreibtisch landen, können oder müssen nicht gleich bearbeitet werden. Mal fehlen noch Informationen, die zur vollständi...