Vereinsbüromanagement in die Praxis umsetzen / 2 Ablage und Co.

In der Ablage werden alle Dokumente, die zum Vereinsgeschäft gehören, aufbewahrt. Ein gut strukturiertes Ablagesystem erleichtert den Zugriff auf Dokumente nach eindeutigen Suchbegriffen (z. B. Name eines Lieferanten). Das System muss eine sinnvolle Gliederung aufweisen (z. B. nach Abteilungen, wie Handball, Fußball, Badminton oder abteilungsübergreifend Buchhaltung, Beschaffung). Wie bereits angesprochen, müssen aufgrund der Aufgabenvielfalt zahlreiche Unterlagen unterschiedlicher Fachgebiete verwaltet werden. Auch zeitliche Kriterien sollten eine Rolle spielen. Bezogen auf die Buchhaltungsunterlagen bedeutet das beispielsweise, dass man für jedes Jahr einen neuen Ordner anlegt.

Ordner und Mappen müssen in einer bestimmten Reihenfolge aufbewahrt werden (z. B. nach Buchstaben oder Datum). Hilfreich ist eine einheitliche Beschriftung für Ordner und Mappen (z. B. Buchstaben, Zahlen, Kombination beider Varianten).

Praxis-Tipp

Unterlagen, die vollständig bearbeitet und noch nicht abgelegt wurden, sollten in Ablagekörben zwischengelagert werden. Wer Dokumente mit der nötigen Sorgfalt sofort abheftet, hat diese stets schnell im Zugriff.

Diese Ordner benötigt jeder Verein:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Versicherungen
• Steuerunterlagen
• Personal (sofern der Verein Mitarbeiter beschäftigt)

Verfügt der Verein über kein eigenes Büro, muss genau – nach Möglichkeit schriftlich – festgelegt werden, welche Unterlagen wo aufbewahrt werden.

Praxis-Tipp

Bei Projekten bietet sich ein anderes Ordnungssystem, nämlich nach dem Arbeitsstand, an: Vorstudie, Konzept, Realisierung, Einführung, Kontrolle.

Funktionierendes Wiedervorlagesystem

Einige Unterlagen, die auf dem Schreibtisch landen, können oder müssen nicht gleich bearbeitet werden. Mal fehlen noch Informationen, die zur vollständigen Erledigung des Vorgangs notwendig sind, ein anderes Mal, z. B. wenn die Wartung einer bestimmten Anlage in einem weiter entfernten Zeitraum ansteht, macht es einfach keinen Sinn, sich schon um die Aufgabe zu kümmern. Dann ist ein Wiedervorlagesystem gefragt, das an wichtige Termine erinnert.

Bewährt hat sich ein 43 Mappen- bzw. Fächer-System. Damit kann man eine Wiedervorlage für ein komplettes Jahr einrichten. Die Mappen bzw. Fächer werden wie folgt aufgeteilt:

• 31 Tagesfächer bzw. Mappen für jeden Tag des Monats: Täglich wird die jeweils aktuelle Tagesmappe geleert.
• Zwölf Monatsfächer bzw. Mappen: Hier werden alle Unterlagen einsortiert, die nicht im aktuellen Monat, sondern erst in den Folgemonaten bearbeitet werden müssen. Am Monatsende teilt man die Mappe des kommenden Monats auf die Tagesfächer bzw. -mappen auf.