Vereinsbüromanagement in die Praxis umsetzen / 10.2 So legt man Zeitdieben das Handwerk

Wer folgende Tipps berücksichtigt, hat gute Chancen, Zeitdiebe in den Griff zu bekommen:

Sitzungen/Besprechungen

Hier hilft eine gründliche Vorbereitung. Wichtig ist, beim Termin alle notwendigen Unterlagen zur Hand zu haben, nicht vom Thema abzuschweifen und nur relevante Themen zu besprechen.

Aufschieben

Wer häufig mit derselben Arbeit anfängt und sie immer wieder hervorholt, verschwendet mehr Zeit als notwendig.

Nein-Sagen

Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass auch die besten Vorsätze daran scheitern, dass man nicht Nein sagen kann. Das geht zulasten der eigenen Ziele. Man muss auch mal deutlich NEIN sagen, wenn andere etwas wollen und man eigentlich andere wichtige Arbeiten erledigen muss. Dabei ist es wichtig, konsequent bei der Aussage zu bleiben. Wer sich immer wieder überreden lässt, abgelehnte Aufgaben auszuführen, wird nicht ernst genommen.

Telefon

Das Telefon ist eine der häufigsten Störquellen. Gespräche sind oft unnötig lang. Wichtig auch hier: nicht abschweifen und nur relevante Themen besprechen.

Hinweis

Hier die häufigsten Telefonfehler:

• Telefongespräche dauern zu lange.
• Telefongespräche werden nicht vorbereitet.
• Telefongespräche werden zu ungünstigen Zeiten geführt.

So verbessern Sie Ihr persönliches Telefonmanagement:

• Führen Sie Telefongespräche, die Sie veranlassen, nacheinander.
• Legen Sie für Gespräche, die Sie veranlassen, einen Zeitrahmen fest. Versuchen Sie, die geplante Dauer einzuhalten.
• Schweifen Sie nicht ab und besprechen Sie nur relevante Themen.
• Halten Sie alle Unterlagen bereit, die für das Telefongespräch notwendig sind.
• Bei wichtigen Arbeiten: Telefon umleiten oder Anrufbeantworter einschalten.
• Hilfreich ist auch ein Telefonleitfaden, der als Gedächtnisstütze dient. Dort werden alle Punkte notiert, die mit dem Gesprächspartner zu erörtern sind.

Wer seinen Zeitdieben auf die Spur kommen will, der sollte sich das Zeitmanagementeinmal näher anschauen.

Abb. 2: Tabelle Zeitdiebe mit Auswertung

Wer nur wenige oder gar keine der Fragen bzw. Aussagen mit Ja beantworten kann, bei dem besteht dringender Handlungsbedarf im Hinblick auf das individuelle Schreibtischmanagement.

Die Tabelle Aufschieberitis enthält einen Selbsttest, der mit Hilfe verschiedener Aussagen die folgende Frage beantwortet: Schiebe ich Aufgaben und Probleme?

• Ich erfinde Gründe und suche nach Entschuldigungen, um ein schwieriges Problem aufzuschieben.
• Ich brauche Druck, um an schwierigen Aufgaben weiterzuarbeiten.
• Es gibt zu viele Unterbrechungen, die mich abhalten, Wichtiges zu erledigen.
• Ich vermeide klare Antworten, wenn ich um unangenehme Entscheidungen gebeten werde.
• Ich vernachlässige Kontrolle und Nachbearbeitung bei wichtigen Projekten.
• Ich versuche, dass andere unangenehme Dinge für mich erledigen.
• Ich nehme Arbeit mit nach Hause, um sie abends oder am Wochenende zu erledigen.
• Ich bin zu müde oder zu nervös, um wichtige Aufgaben anzupacken.
• Ich muss erst alles vom Tisch wegarbeiten, um eine wichtige Aufgabe anzufangen.
• Ich vermeide es, Endtermine zu setzen.

[1] S. Arbeitshilfe "Zeitmanagement", HI5489052 in Ihrer Info-Datenbank.