Umsetzung und Betreuung der Sponsoringpartnerschaft

Zusammenfassung

Ist die Sponsoringpartnerschaft schriftlich fixiert, dann geht es richtig los: Zumeist entscheiden die nächsten Wochen und Monate, ob das Sponsoring von kurzer oder langer Dauer sein wird. Unser Ziel kann es nur sein, die Partnerschaft zu optimieren und auszubauen. Bei näherer Betrachtung ist es schon sehr verwunderlich, wie wenig manchmal in bestehende Sponsoringpartnerschaften investiert wird und wie viel Aufwand daher für die immer wieder neue Sponsorensuche betrieben werden muss.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Sponsor gefunden und abtauchen!

Leider ist die Idee der Sponsorenpflege nicht bei allen Vereinen ausreichend "vorhanden". Vielmehr wird häufig nach Abschluss der Vereinbarung der Kontakt vernachlässigt: Man "hat ja den Sponsor" und erst, wenn man wieder an die nächste Periode und den nächsten Geldbedarf denkt, taucht der Verein beim Sponsor auf. Leider.

2. Zielsetzung und Erfolgsmessung ist nur etwas für die "Großen"

Weit gefehlt, wenn man denkt, dass nur die großen Sponsoren Ziele haben und diese messen (wollen). Gerade kleine Sponsoren sind wahrscheinlich deshalb "klein", weil sie sich noch nicht systematisch mit dem Ziel und der Messung beschäftigt haben. Besprechen Sie das mit dem Sponsor und vergrößern Sie so sukzessive sein Sponsoringbudget.

3. Ehemalige Sponsoren wollen nicht mehr!

Auch hier lohnt sich ein Umdenken. Was auch immer der Grund der Kündigung war: Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt zu Ihrem ehemaligen Partner. Vielleicht hatte der Sponsor auch nur gekündigt, weil gerade sein Geschäft schlecht lief und vielleicht ist heute alles viel besser. Vermitteln Sie auch, dass sich die Leistungen für den Sponsor weiterentwickelt haben.

1 Die erfolgreiche Sponsoringpartnerschaft

Wir haben im Nachfolgenden einige zentrale Punkte für erfolgreiche Sponsoringpartnerschaften evaluiert. Dies sind

• die Zuständigkeiten,
• die Mitarbeiter,
• das Projektmanagement und
• die Erfolgsmessung.

Diese vier Aufgaben sind das Pflichtprogramm für langfristige und erfolgreiche Partnerschaften und werden nachfolgend behandelt. Zur Kür gehören dagegen spezielle Angebote für den Sponsor, so beispielsweise:

• Ein Newsletter, der per E-Mail die Entscheider Ihrer Sponsoren auf dem Laufenden hält. Wichtig ist die Aktualität und weniger die Form des Letters. Sportler:innen, Künstler:innen, Funktionär:innen und andere aus dem Verein sollten über dieses Medium die Sponsoren informieren. Darüber hinaus dient der Newsletter als Plattform für die Sponsoren, um sich beispielsweise gegenseitig über Sonderaktionen in Kenntnis zu setzen.
• Die Aufnahme aller Sponsoren in den Presseverteiler des Vereins, sodass sie Neuigkeiten nicht erst aus der Zeitung erfahren.

• Regelmäßige Sponsorenworkshops, die der Optimierung von Sponsoringpartnerschaften dienen. Anhand einer Tagesordnung und der Moderation durch einen Insider können

  • Probleme diskutiert,
  • die Zusammenarbeit zwischen den Sponsoren gefördert,
  • die zukünftigen Planungen koordiniert und ggf.
  • Konzepte für den Ausbau des Sponsorings erarbeitet
  • werden.
• Exkursionen der Sponsoren: Je nach Sport-, Kultur- oder Sozialengagement und Bedeutung der Sponsoringpartnerschaft bietet es sich an, mit Sponsoring-Entscheidern auf "Exkursion" zu gehen. Durch den Besuch anderer Veranstaltungen kann man sehr viel lernen und bei der eigenen Veranstaltung anwenden. In aller Regel können dabei die kleineren Veranstaltungen/Vereine von den größeren lernen.

Soweit die Kür des Beziehungsmanagements zum Sponsor. Das nachfolgende "Pflichtprogramm" ist als eine "Impfung gegen Sponsorenverlust" zu verstehen.

2 Verteilung der Zuständigkeiten

Am Vereinsleben und bei der Organisation einer Veranstaltung sind viele Personen beteiligt. Jedoch stellt sich oft heraus, dass sich niemand für die Betreuung von Sponsoren zuständig fühlt. Der- oder diejenigen, die die Sponsoringpartnerschaften akquirieren, ist häufig damit beschäftigt, neue Partnerschaften zu finden, und hat daher kaum Zeit, sich um die Sponsorenpflege zu kümmern. Ideal ist es daher, eine "Patenschaft" zu initiieren, die jeweils ein Vereins- oder Vorstandsmitglied für einen Sponsor übernimmt.

Diese Patenschaften haben bedeutende Vorteile:

1. Der Sponsoringakquisiteur wird entlastet. Er kann sich dadurch auf die weitere Sponsorenakquisition, aber auch auf die Koordination der verschiedenen Sponsorenvereinbarungen konzentrieren.
2. Mehrere Vereinsmitglieder fühlen sich für die Sponsorenbetreuung verantwortlich. Damit steigt die Identifikation mit den Sponsoren, und dies führt zu wesentlich besserem Umsetzungserfolg. Konkret kann so beispielsweise im Rahmen der Vereinsversammlung besprochen werden, wie der Nutzen für die bestehenden Partnerschaften verbessert werden kann oder welche Produkte des Sponsors empfohlen werden.
3. Der Sponsor fühlt sich betreut. Ist bei größeren Vereinen der Sponsoringverantwortliche für viele Wirtschaftspartner zuständig, kann es passieren, dass sich eine Reihe der Sponsoren vernachlässigt fühlen. Der Pate kann sein Augenmerk auf seinen Sponsor fokussieren und diesem beispielsweise bei einer Veranstaltung einmalige Eindrücke auch hinter ...