So planen und organisieren Sie Ihre Veranstaltungen

Zusammenfassung

Ohne Veranstaltungen kommt kein Verein aus. Sie dienen der öffentlichen Präsentation, der Pflege der Vereinsgemeinschaft, der Mittelbeschaffung, der Gewinnung von (aktiven und passiven) Mitgliedern und nicht zuletzt auch der Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben. So vielfältig die Gründe der Veranstaltungen sind, so unterschiedlich sind sie in ihrer Art. Von regelmäßigen Übungs- und Freizeitangeboten über Weihnachtsfeiern, Turniere, Wettkämpfe, Kinderfeste, Ausflüge, Jubiläumsfeierlichkeiten bis zu mehrtägigen Festivals und kilometerlangen Umzügen reicht die Palette. Da sich der Verein gegenüber der Bevölkerung, Politik, Wirtschaft, den Medien und den eigenen und potenziellen Mitgliedern durch Veranstaltungen profiliert, müssen diese gut geplant und vorbereitet werden.

Die 10 häufigsten Fallen

1. Die Planung hat zu wenig Tiefe

Oft lässt man sich von der Begeisterung hinreißen und beginnt schon mit der Organisation einer Veranstaltung, bevor man einen detaillierten Plan erstellt hat. Das führt dazu, dass während der Organisation Probleme auftauchen, die Zeit und oft auch Geld kosten. Bevor man damit beginnt, eine Idee in die Tat umzusetzen, sollte man deshalb einen möglichst genauen Arbeits- und Beschaffungsplan erstellen.

2. Die Vorbereitungszeit wird unterschätzt

In vielen Fällen wird die Vorbereitungszeit für eine Veranstaltung viel zu kurz bemessen. Das führt kurz vor dem Veranstaltungsstart zu Hektik, in der sich Fehler einschleichen, die während der Veranstaltung zum Fiasko führen können. Größere Veranstaltungen benötigen nicht selten eine Vorbereitungszeit von über einem Jahr.

3. Es gibt keine klar umrissene Zielgruppe

Veranstaltungen sind am erfolgreichsten, wenn man sich vorher klarmacht, wen man mit der Aktion ansprechen will. Nur in Ausnahmefällen lohnt sich ein "Rundumschlag". Bedenken Sie, dass jede Zielgruppe andere Anforderungen an einen Event stellt. Will man allen etwas bieten, müssen viele unterschiedliche Programmpunkte geboten werden. Das führt zu einem Sammelsurium, bei dem keiner der Besucher zu 100 % erreicht wird.

4. Begleitende Maßnahmen werden vernachlässigt

Häufig konzentriert man sich so sehr auf die Veranstaltung selbst, sodass man die begleitenden Maßnahmen vernachlässigt. Hierzu gehören die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und die Werbung für die Veranstaltung. Diese Maßnahmen sind genauso wichtig wie die Aktion selbst und müssen so früh beginnen, dass es bei der Zielgruppe, die man mit der Veranstaltung erreichen will, auch einen entsprechender "Appetit" auf die Veranstaltung erzeugt.

5. Das Mitarbeiterteam ist zu klein

Mit einer Veranstaltung sind viele der unterschiedlichsten Aufgaben verbunden. Von Versicherungs- und Genehmigungsfragen über Künstler- oder Rednerauswahl und -buchung, der Pressearbeit und Werbung bis hin zur Organisation sanitärer Anlagen reicht hier das Spektrum. Da kann ein zu klein bemessenes Team schnell überfordert sein. Das führt dann zu einer schlechten Vorbereitung oder gar dazu, dass die Veranstaltung abgesagt werden muss. In vielen Fällen werden auch Termine übersehen, die dazu führen, dass Mitarbeiter ausfallen (z. B. Ferienzeit).

6. Mitarbeiter sind überfordert

Keiner kann alles. So gibt es Menschen, die exzellente Planer sind, aber keinen Nagel in die Wand schlagen können. Umgekehrt gibt es großartige Handwerker oder Hobbybastler, die aber kein Planungsgeschick haben. Es ist deshalb wichtig, dass man Mitarbeiter sucht, die auch zu den Aufgaben passen. Da sich die Fähigkeiten ergänzen, ist es auch wichtig, die richtigen Helferinnen und Helfer in Teams zusammenzuführen.

7. Termin wird willkürlich gewählt

Der Termin vieler Veranstaltungen wird eher willkürlich oder aus Tradition gewählt. Das kann aber auch zum Scheitern der Veranstaltung beitragen. Internationale Ereignisse, die die potenziellen Besucher vor dem Fernseher festhalten, parallele Veranstaltungen anderer Vereine oder der Kommunen, die Schulferien und andere Faktoren müssen hier bedacht werden.

8. Zielsetzung der Veranstaltung fehlt

In vielen Vereinen werden Veranstaltungen nur deshalb durchgeführt, "weil wir das schon immer gemacht haben". Es gibt keine Zielsetzung und keinen Grund, der die Investition an Kraft, Zeit und Geld letztlich rechtfertigt. Da sich aber auch unser Lebensraum ständig verändert, können solche Veranstaltungen von Jahr zu Jahr an Zuspruch verlieren. Darum sollte bei jeder Veranstaltung geprüft werden, ob die Ziele noch aktuell sind und mit dem geplanten Veranstaltungsangebot erreicht werden können. Außerdem sollte nach jeder Veranstaltung in einer Nachbereitung geklärt werden, ob die Veranstaltung in ihrer aktuellen Form noch die gewünschte Wirkung erzielt und welche Veränderungen sinnvoll sind. Auch hier darf die Veranstaltung komplett infrage gestellt werden.

9. Zeitpläne werden nicht eingehalten

Nahezu immer wird für die Vorbereitung der Veranstaltung ein Zeitplan aufgestellt. Leider kommt es aber häufig vor, dass dieser mit dem Argument "Das hat doch noch Zeit." nicht eingehal...