Projektmanagement und Vereinsorganisation mit Trello

Zusammenfassung

Mithilfe von Trello lässt sich Ordnung in die Vereinsarbeit bringen. Dadurch verschaffen sich alle Vereinsverantwortlichen einen Überblick über aktuelle Projekte, Termine, Checklisten und vieles mehr. Zettelwirtschaft gehört damit der Vergangenheit an. Besonders bemerkenswert ist, dass der Einsatz des elektronischen Helfers in der Regel ohne eine nennenswerte Einarbeitungszeit klappt. Die meisten Funktionen lassen sich nämlich intuitiv nutzen. Zudem ist der Einsatz von Trello kostenlos.

Die 5 häufigsten Fallen

1. Knappe Budgets

Die häufig knappen finanziellen Ressourcen eines Vereins lassen den Kauf von Projekt- und Organisationssoftware häufig nicht zu.

2. Informationslücken und mangelnde Absprachen

Oft wissen die Verantwortlichen nicht, wer sich um welche Belange kümmern soll oder bereits gekümmert hat.

3. Abstimmungsarbeiten

Nutzen verschiedene Anwender gemeinsam herkömmliche elektronische Daten, sind häufig Abstimmungsarbeiten notwendig. Das ist in der Umsetzung umständlich und ineffizient.

4. Organisationslücken

Häufig sind Informationen, die bereits zu einem früheren Zeitpunkt zusammengestellt wurden, nicht auffindbar. Es fehlt an einem geeigneten elektronischen Organisationsmittel, dass diese Informationen für verschiedene Verantwortliche unkompliziert und jederzeit aktuell zur Verfügung stellt.

5. Begrenztes Zeitfenster

Der i. d. R. enge Zeitrahmen von Mitgliedern und Verantwortlichen lässt in der Vereinsarbeit Treffen nur selten zu. Das macht Abstimmungsarbeiten noch schwieriger.

1 Wissenswertes über Trello

Trello ist ein webbasiertes Organisationsmittel, dass für die Verwaltung von Projekten prädestiniert ist. Trello kann von einem einzelnen Anwender oder einem Team eingesetzt werden. Um Trello zu nutzen, müssen Anwender nicht einmal eine Software installieren. Es genügt eine einfache Registrierung. Anschließend können Aufgaben, To-Do-Listen, Projekte und Co. effizient verwaltet werden.

Hinweis

Um Trello im Team zu nutzen, müssen alle Mitglieder des Teams bei Trello registriert sein.

Die oberste Organisationseinheit in Trello bilden die sogenannten Boards. Ein Board ist vergleichbar mit einer Tafel voller Listen. Die Listen werden wiederum mit Karten gefüllt. Die Karten werden später nach und nach, im Verlauf des Projektes, mit den unterschiedlichsten Informationen bestückt. Unabhängig vom Gerät werden plattformübergreifend alle Daten, die in den Boards, Karten, Listen etc. verwaltet werden, automatisch synchronisiert. Das heißt, Trello können Anwender am heimischen PC, am Tablet genauso wie am Smartphone nutzen. Die Daten sind jederzeit aktuell verfügbar. Lästiges Hin- und Herschieben von Daten entfällt.

Wenn Vereine Trello einsetzen möchten, fallen in der Basisversion keine Kosten an, sodass die in der Regel knappen Vereinsbudgets nicht weiter belastet werden. Jedem Verantwortlichen bzw. jedem interessierten Mitglied steht die kostenlose Version mit den Grundfunktionen von Trello zur Verfügung. Die Grundfunktionen sind in den meisten Fällen völlig ausreichend und werden im Rahmen dieses Beitrags besprochen. Für Geschäftskunden bzw. für gehobene Ansprüche gibt es die Möglichkeit, die sogenannte Business Class zur Verwaltung von Projekten zu nutzen. Das ist jedoch kostenpflichtig.

Hinweis

Die Speicherung der Trello-Daten erfolgt bei AWS in den USA.

2 Schritt 1: Anmeldung bei Trello

Die Anmeldung bei Trello erfolgt im Internet auf der Seite des Anbieters. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Jetzt registrieren, es ist kostenlos, wird auf der folgenden Seite das Konto des Anwenders erstellt. Das ist unkompliziert und schnell erledigt. Vom Nutzer werden Angaben zu Name, E-Mail-Adresse und Passwort verlangt. Bestätigt werden die Eingaben durch einen Klick auf den Button Neues Konto erstellen. Danach kann es direkt losgehen.

Registrierung: Ein Ausschnitt aus der Trello Startseite.

3 Schritt 2: Board erstellen

Zunächst gilt es jedoch, ein Board einzurichten. Dazu reicht ein Klick auf die Schaltfläche Neues Board erstellen. Im folgenden Eingabebereich muss der Anwender in das Feld Titel eine Bezeichnung für das Board eintragen. Das sollte ein möglichst aussagekräftiger Oberbegriff sein. Soll zum Beispiel zum ersten Mal das Projekt "Vereinsnewsletter" in Angriff genommen werden, eignet sich entsprechend "Newsletter" als Titel. Bestätigt wird das Board durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstellen. Die Voraussetzungen für die Arbeit mit einem Trello-Board sind hiermit bereits erfüllt. Jetzt kann das Board mit Listen gefüllt werden. Wenn Nutzer zu einem späteren Zeitpunkt weitere Boards benötigen, ist das problemlos möglich.

Hinweis

Um Daten aus Trello zu exportieren oder zu drucken, führt der Weg über das Board-Menü und die Befehle Mehr/Drucken und exportieren. Beim Export arbeitet Trello mit dem Format JSON. JSON steht für JavaScript Object Notation und eignet sich in erster Linie für technische Belange. JSON lässt sich nicht in gängigen Programmen, wie beispielsweise in der Tabellenkalkulation Microsoft Excel, nutzen. In der Business Class steht allerdings das Format CSV zur Verfügung. Damit ist zum Beispiel...