Perfekt formuliert

Zusammenfassung

Brief, Fax, E-Mail: Jede Form der Korrespondenz hinterlässt beim Empfänger einen bleibenden Eindruck. Deshalb muss die schriftliche Kommunikation zum übrigen Auftritt des Vereins passen. Ein innovatives und modernes Image beispielsweise nützt nichts, wenn die Formulierungen verstaubt klingen. Dieser Beitrag zeigt, wie man Schriftverkehr stilsicher und professionell auf den Weg bringt.

Die 7 häufigsten Fallen

1. Altbackene Formulierungen

Viele Vereine verfügen über Vorlagen mit Standardformulierungen, die immer wieder verwendet werden. In die Jahre gekommen, klingen die Formulierungen antiquiert und unzeitgemäß. Aus Bequemlichkeit oder Zeitmangel macht sich niemand die Mühe, den Schriftverkehr grundlegend zu überarbeiten.

2. Lange Schachtelsätze

Sätze, die mehrere Zeilen umfassen, gehen zulasten der Lesbarkeit. Dem Empfänger wird es unnötig schwer gemacht, den Inhalt des Schreibens zügig zu erfassen.

3. Fehlende persönliche Ansprache

Statt den Empfänger in den Fokus zu rücken und diesen anzusprechen (z. B. "Sie finden den Mitgliedsantrag im Anhang dieser Mail."), steht der Absender oft im Blickpunkt (z. B. "Wir haben dieser E-Mail den Mitgliedsantrag angehängt.").

4. Negative Formulierungen

Oft werden negative Formulierungen ("Leider müssen wir unser Kursangebot zusammenstreichen.") statt positiver ("Unser reduziertes Kursangebot verschafft Ihnen einen besseren Überblick.") verwendet.

5. Unklare Aussagen

Mit schwammigen Formulierungen (z. B. "Gegebenenfalls können wir Ihnen weiterhelfen.") ist dem Empfänger des Schreibens nicht geholfen.

6. Unter Druck setzen des Empfängers

Hände weg von "Danke im Voraus" – oder "Ich freue mich auf …". Das setzt den Kommunikationspartner in gewisser Weise unter Druck.

7. Unsicherheit

Unüberlegte Floskeln können als Unsicherheit interpretiert werden. Beispiel: "Ich hoffe, Ihnen geholfen zu haben." drückt indirekt aus: "Sicher bin ich mir aber nicht." Besser: "Ich freue mich über Ihr Vertrauen/Interesse".

1 Aus der Praxis

Nachfolgend ein Auszug aus dem Mailverkehr einer Clubsekretärin: "…, bezugnehmend auf unser heutiges Telefonat übersende ich Ihnen beiliegend das aktuelle Kursangebot, das bis Ende September 2020 Gültigkeit hat. Unser attraktives und umfangreiches Angebot bietet eine Vielzahl interessanter Veranstaltungen, sodass für jeden Interessenten das Richtige dabei sein dürfte. Ich hoffe, Ihnen hiermit geholfen zu haben. Für Rückfragen stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung."

Der neue Geschäftsführer schlägt künftig folgende Formulierung vor: "…, wie besprochen schicke ich Ihnen unser aktuelles Kursangebot. Es ist noch bis Ende September 2020 gültig. Sie finden dort zahlreiche attraktive Veranstaltungen. Wenn Sie noch Fragen dazu haben, rufen Sie mich gerne an."

2 So sieht zeitgemäße Korrespondenz heute aus

Der Sprachstil geschäftlicher Korrespondenz hat sich im Laufe der Zeit geändert. Während früher weitschweifige Formulierungen üblich waren, setzt man heute auf eine moderne und lockere Sprache. Dennoch halten sich unpersönliche Anrede, steife Floskeln, veraltete Begriffe und Bürokratendeutsch hartnäckig im Schriftverkehr.

Moderne Korrespondenz ist aktiv statt passiv, kurz statt lang und deutlich statt unverständlich. Gängige Formulierungen wie "bezugnehmend auf" oder "beiliegend übersenden wir", die man aus Gewohnheit immer schon benutzt hat, sind nicht zwingend gut. Zeitmangel erlaubt es jedoch oft nicht, über einen Satz oder verstaubte Floskeln nachzudenken. Dabei ist die Formulierung sehr wichtig. Wer sich hin und wieder die notwendige Zeit für eine geeignete Wortwahl nimmt, kommt dem Ziel seines Schreibens/Anliegens schneller näher und wird nach und nach einen gefälligen Schreibstil umsetzen können.

Diese Formulierungstipps sollten im Rahmen der Vereinskorrespondenz berücksichtigt werden.

• Der Empfänger sollte im Mittelpunkt der Korrespondenz stehen. Das erreicht man, indem man "wir" möglichst häufig durch "Sie" ersetzt. Statt "Wir senden Ihnen ..." besser "Sie erhalten mit dieser Mail ...".
• Out sind steife Substantivierungen von Verben, etwa: "Wir bitten um Bestätigung dieser E-Mail." Besser klingt: "Würden Sie den Eingang dieser E-Mail bitte kurz bestätigen?"

Hinweis

Substantivierungen erkennt man häufig an der Endung "ung". Besser klingt "vereinbaren" statt "Vereinbarung", "prüfen" statt "Prüfung", "bestätigen" statt "Bestätigung" etc. Das klingt weniger steif und deutlich aktiver.

• Die ersten beiden Sätze eines Schreibens sind besonders wichtig. Danach sollte der Empfänger wissen, worum es geht: "Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Wir freuen uns, Sie als neues Mitglied begrüßen zu dürfen."
• Bandwurmsätze sollte man nach Möglichkeit aus der Korrespondenz verbannen. Besser geeignet sind mehrere kurze Sätze. In kurzen und klaren Sätzen kann der Leser auch beim Überfliegen die wichtigsten Informationen aufnehmen. In diesem Zusammenhang ist jedoch Fingerspitzengefühl gefragt. Kurze und knappe Formulierungen klingen nämlich häufig schroff.
• Die Ausdrucksweise sollte einfach und verständlich sein: "Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie mich bitte an." Oder: "Bi...