Outlook im Verein: Organisation von Aufgaben und Kontakten / 3.2 Wichtige Termin-Funktionen

Weitere interessante und wichtige Funktionen rund um Outlook-Termine sind Folgende:

• Um einen Termin zu löschen, das heißt dauerhaft zu entfernen, markiert man den Termin und klickt im Menüband auf die Schaltfläche Löschen.
• Um einen Termin zu verschieben, zieht man diesen mithilfe der Maus einfach auf einen anderen Zeitpunkt am selben oder einen anderen Tag. Um einen Termin tagübergreifend zu verschieben, muss sich der Anwender in einer mehrtägigen Kalenderansicht befinden.
• Damit Outlook auf einen Termin hinweist, steht eine Erinnerungsfunktion zur Verfügung. Erinnerungen werden als Pop-up-Fenster angezeigt und sind ein wichtiges Hilfsmittel für die Überwachung von Terminen. Die Erinnerungsfunktion kann man generell für alle Termine oder ganz gezielt für bestimmte Termine einsetzen. Um sich generell an alle Termine erinnern zu lassen, wählt man Datei / Optionen / Kalender und aktiviert dort, falls notwendig, unter Kalenderoptionen das Kontrollkästchen Standarderinnerung. Anschließend trägt man den Zeitraum ein, vor dem Outlook generell eine Erinnerung anzeigen soll und bestätigt die Einstellung (siehe Abbildung 5).

Abbildung 5: Bei dieser Einstellung wird drei Stunden vor Beginn an den Termin erinnert

• Damit Outlook Feiertage bei der Terminplanung berücksichtigen kann, müssen diese zunächst angelegt werden. Das erledigt man unter Datei / Optionen / Kalender. Über die Schaltfläche Feiertage hinzufügen im Bereich Kalenderoptionen gelangt der Anwender in das Fenster Feiertage in Kalender eintragen. Dort wird das gewünschte Land abgehakt und über OK bestätigt. Das folgende Fenster verlässt man ebenfalls über OK. Anschließend übernimmt Outlook die gesetzlichen Feiertage des ausgewählten Landes im Kalender. Aber Achtung, in Deutschland gibt es innerhalb der Bundesländer Abweichungen bei den Feiertagen.
• Terminserien sind eine Sonderform von Terminen. Immer dann, wenn sich Termine regelmäßig wiederholen, kann man sie als Terminserien anlegen (zum Beispiel wöchentliche Vorstandssitzung oder die monatliche Honorarabrechnung der freien Mitarbeitenden). Der Vorteil besteht darin, dass der Termin nur einmal angelegt werden muss und in dem vom Anwender festgesetzten zeitlichen Abstand automatisch im Kalender eingetragen wird.

Hinweis

Eine Terminserie wird in einem Outlook-Kalender im Fenster Neuer Termin eingerichtet (STRG+UMSCHALT+A). In der Menüleiste klickt man in der Gruppe Optionen auf das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster stehen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, die meisten selbsterklärend, zur Verfügung. Man gibt Uhrzeit und Dauer des Termins an und entscheidet sich im Bereich Serienmuster für den gewünschten Rhythmus (zum Beispiel wöchentlich/Montag). Bei Bedarf lassen sich Anfang und Ende der Terminserie festlegen. Abschließend werden alle weiteren Informationen zur Terminserie erfasst und durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern und Schließen gesichert.