Outlook ist ein wahres Organisationstalent, wobei sich die Funktionen E-Mail, Kalender, Kontakt- und Aufgabenverwaltung großer Beliebtheit erfreuen. Im Grunde ist das Programm an vielen Stellen selbsterklärend, das Versenden und Empfangen von E-Mails recht simpel. Wer Microsoft Outlook täglich nutzt, sollte sich nicht nur auf die Standardfunktionen beschränken, sondern unbedingt auch von weiterführenden Werkzeugen Gebrauch machen. Damit lässt sich die Arbeit mit Outlook besonders komfortabel gestalten. Dieser Beitrag liefert entsprechende Tipps.
Die 4 häufigsten Fallen
1. Verwaltung der E-Mail-Flut
Täglich erreichen den Verein zahlreiche eingehende E-Mails. Dadurch wachsen Posteingangsordner kontinuierlich an. Wenn man in der Flut der eingegangenen Mails eine ganz bestimmte Nachricht noch einmal lesen möchte, muss man unter Umständen trotz Suchfunktion Geduld bewahren. Einfacher ist es, wenn man eingehende Mails in thematisch geordneten Ordnern verwaltet.
2. Umgang mit ungelesenen Mails
Nicht immer hat man Zeit, eingehende E-Mails umgehend anzuschauen. Zwar kennzeichnet Outlook standardmäßig ungelesene Mails, wirklich ins Auge springen diese jedoch nicht. Das lässt sich mit nur wenigen Arbeitsschritten ändern.
3. Junk Mails
Der Junk-Ordner ist eigentlich eine gute Einrichtung. Er verschont Anwender vor so mancher lästigen oder gar gefährlichen Mail. Doch hin und wieder ist die Funktion "übereifrig" und wichtige Nachrichten landen unerwünscht im Junk-Mail-Ordner. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann unter Umständen unschöne Konsequenzen haben.
4. Signatur
Für den Empfänger einer E-Mail ist es praktisch, wenn die Kontaktinformationen des Absenders am Ende der Mail erscheinen. Verschiedene Verantwortliche in Vereinen verschicken die Informationen oft nicht einheitlich und erfassen diese zudem immer wieder neu. Abhilfe schafft eine Signatur, die in Sachen Aufbau und Formatierung identisch ist.
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