Neue Mitarbeitende im Verein

Zusammenfassung

Nicht jeder Verein kann sich fest angestellte Mitarbeitende leisten – und wenn doch, ist die Personaldecke aus Kostengründen in der Regel recht dünn. Gibt es nur ein oder zwei Beschäftigte, ist die Einarbeitung bei Neueinstellungen häufig schwierig. Dabei ist eine gute Einarbeitung im Hinblick auf eine effektive Zusammenarbeit und Leistungsfähigkeit, das Kennenlernen der Werte des Vereins sowie der Wohlfühlfaktor der Beschäftigten wichtig. Wer sich Gedanken über das Onboarding macht, drückt zudem Wertschätzung aus, was die Gefahr von Kündigungen während der Probezeit reduziert.

Die 5 häufigsten Fallen

1. Fehlende Vorbereitungen

Vereine bereiten sich auf neue Mitarbeitende oft unzureichend vor. Das geht unter anderem zulasten der Leistungsfähigkeit.

2. Fehlende Einarbeitung

Oft müssen neue Mitarbeitende ohne jegliche Einarbeitung auskommen. Das ist nicht nur uneffektiv und frustrierend, sondern erschwert den neuen Kollegen das "Ankommen".

3. Unstrukturierte Einarbeitung

Eine unstrukturierte Einarbeitung führt wie eine fehlende Einarbeitung zu Frustration und ist ebenfalls nicht effektiv. "Wir lassen das mal auf uns zukommen." ist keine gute Strategie.

4. Fehlende Integration

Macht sich niemand die Mühe, neue Mitarbeitende in das Vereinsleben zu integrieren, werden sich neue Mitarbeitende auf Dauer im Verein nicht wohlfühlen und sich nicht mit dem Verein identifizieren. Fluktuation ist eine mögliche Folge.

5. Fehlende Informationen

Manchmal können es ganz einfache Dinge sein, die Neuzugängen den Einstieg in den neuen Job erschweren. Der Facility Manager findet den Wasseranschluss für die Bewässerung der Blumenbeete nicht, die Büroangestellte die Aufnahmeformulare. Wichtig ist es, Abläufe und Infrastruktur zu erklären beziehungsweise entsprechende Informationen schriftlich oder digital zur Verfügung zu stellen.

1 Aus der Praxis

Eine Kollegin wurde aufgrund von Veruntreuung fristlos entlassen. Seit Wochen macht Sandra, Bürokraft eines Golfclubs, Überstunden. An Urlaub ist gar nicht zu denken. Man hat festgestellt, dass es gar nicht so einfach ist, neue Mitarbeitende zu finden. Nun hat es endlich geklappt und Sandra freut sich, dass sie künftig wieder eine Kollegin hat. Sie begrüßt die Neue freundlich. Danach setzt sie sich an ihren Schreibtisch und beginnt mit der Arbeit. Der Tag verläuft wie gewohnt hektisch. Um den Neuzugang kümmert sie sich nicht und deren Fragen wimmelt sie mit "Ich habe heute leider keine Zeit für dich." oder "Sorry, bei mir brennt gerade die Hütte." ab. Im Grunde ist sie der Ansicht: Für eine spezielle Einarbeitung ist der Aufwand zu hoch und wenn sie in der kommenden Woche endlich ein paar Tage frei nehmen will, muss noch eine Menge Arbeit geschafft werden. Der zweite Vorsitzende, der gerade in der Nähe ist, möchte den Neuzugang begrüßen und bringt seine Verwunderung zum Ausdruck: "Haben Sie denn gar nichts zu tun?" Der neuen Mitarbeiterin ist diese Äußerung peinlich. Sie fühlt sich in ihrem neuen Job unwohl. Dabei hatte sie bei der Vertragsunterschrift ein gutes Gefühl gehabt.

Hinweis

Wenn neue Mitarbeitende kommen, sollte man sich grundsätzlich in deren Lage versetzen und sich selbst folgende Fragen beantworten:

• Was würde ich wissen wollen?
• Wie viele Informationen kann ich aufnehmen?
• Womit möchte ich nicht am ersten Tag konfrontiert werden (zum Beispiel Vereinsklatsch)?
• Worüber würde ich mich ärgern?

2 Onboarding: Die neue Kollegin – der neue Kollege

Oft ist es unter anderem aufgrund des Fachkräftemangels in vielen Bereichen nicht einfach, neue Mitarbeitende zu finden. Für Vereine kommt erschwerend hinzu, dass die Beschäftigten zum Verein, dessen Ziele und Philosophie passen sollten. Ist man dennoch fündig geworden, ist es besonders wichtig, das sogenannte Onboarding sorgfältig vorzubereiten und umzusetzen. Mit der Einführung einer neuen Kollegin beziehungsweise eines neuen Kollegen an den ersten Arbeitstagen wird nämlich der Grundstein für die zukünftige Zusammenarbeit gelegt. Ein guter Einarbeitungsplan trägt dazu bei, dass sich neue Beschäftigte rasch an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und effektiv arbeiten können.

Hinweis

Mit Onboarding ist die Einstellung und die Aufnahme neuer Mitarbeitenden sowie alle damit verbundenen Maßnahmen, die die Eingliederung fördern, gemeint.

Bei der Einarbeitung im Verein lassen sich drei Phasen unterscheiden:

• Phase 1: Preboarding: Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag
• Phase 2: Orientierung in Form eines Herantastens an das Aufgabenfeld und den Verein
• Phase 3: Integration während der Probezeit.

3 Preboarding: Vor dem ersten Arbeitstag

Neue Mitarbeitende werfen ihre Schatten bereits vor dem ersten Arbeitstag voraus. Je nachdem, in welchem Bereich die Angestellten eingesetzt werden, muss das notwendige Equipment bereitstehen und folgende Fragen sollten geklärt sein:

• Wer begrüßt den Neuzugang?
• Wer stellt den Neuzugang vor?
• Wer erklärt die Infrastruktur und die ersten Schritte?
• Ist der Arbeitsplatz eingerichtet?
• Welche Aufgaben sind am ersten Tag bzw. in den ersten Tagen vorgesehen?
• Wer ist für die Einarbeitung in welchen Aufgabenbereichen zuständig?
• Wer muss über die neue Arbeitsk...