Kassen-Nachschau zur Prüfung der ordnungsmäßigen Kassenaufzeichnungen auch bei Vereinen

Zusammenfassung

Ab 01.01.2018 wurde ein neues Kontrollinstrument der Finanzverwaltung zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen eingeführt, die "Kassen-Nachschau" (§ 146 b Abgabenordnung).

1 Allgemeines

Ein Verein hat den Auftrag, seine satzungsmäßigen Zwecke zu erfüllen. Als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist jedoch jede selbstständige nachhaltige Tätigkeit anzusehen, durch die Einnahmen oder andere wirtschaftliche Vorteile erzielt werden und die über den Rahmen einer Vermögensverwaltung hinausgeht. Wenn er in Konkurrenz zu einem anderen Unternehmer tritt, muss der Verein seine Einnahmen immer dann in einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erfassen. Vereine haben daher auch Kassensysteme im Einsatz und müssen bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben und Zweckbetrieben Kassenaufzeichnungen führen.

Gemeinnützige Vereine haben durch die bestehende Satzung gegenüber ihren Mitgliedern eine Pflicht für eine ordnungsmäßige Aufzeichnung der erzielten Einnahmen und Ausgaben und somit i. d. R. auch eigene interne Kontrollsysteme. Die Wahrscheinlichkeit, dass bei einem Verein eine Kassen-Nachschau durchgeführt wird, wird nicht sehr groß sein. Trotzdem sollten der Vorstand und die mit den Kassenaufzeichnungen betrauten Personen über die Kassen-Nachschau informiert sein. Vereine führen beispielsweise eine eigene Vereinsgaststätte, einen Artikel-Shop, verkaufen Speisen und Getränke während einer Veranstaltung, sammeln und verwerten Altmaterial etc. Oft sind auch Vereinsräume verpachtet, z. B. Vereinsgaststätte, Verkauf Sportartikel. Hier hat jedoch der Pächter die Mitwirkungspflichten im Rahmen einer Kassen-Nachschau gegenüber der Finanzverwaltung zu erfüllen.

2 Zweck der Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung dient der zeitnahen Aufklärung von steuerlichen erheblichen Sachverhalten im Zusammenhang mit der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Die neue Vorschrift richtet sich im Wesentlichen zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen bei Bargeschäften. Der Kassen-Nachschau unterliegt aber auch die Überprüfung der sonstigen Kassenaufzeichnungen (offene Ladenkasse, einzelne Belege etc.). Elektronische oder computergestützte Kassensysteme sind z. B. Registrierkassen, Waagen mit Registrierfunktion, Geldspielgeräte, App-Systeme etc.

Vereine nutzen selbst auch im Rahmen von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben und Zweckbetrieben elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme und sind verpflichtet, die entsprechenden Kassenaufzeichnungen zu führen und die Daten des Kassensystems unveränderbar aufzubewahren. Deshalb müssen Sie auch die allgemeinen Anforderungen zur Kassenführung, u. a. die Einzelaufzeichnungspflicht, tägliche Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, beachten und erfüllen.

Der zuständige Amtsträger der Finanzverwaltung darf anlässlich einer Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten des Vereins Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein könnten.

Praxis-Beispiel

Ab 01.01.2020 besteht nach dem neuen Kassengesetz auch eine Belegausgabepflicht. Ab diesem Zeitpunkt muss über jeden Geschäftsvorfall ein Beleg ausgestellt werden. Aber auch schon vor diesem Zeitpunkt kann die Finanzverwaltung einen ausgestellten Beleg nutzen (u. a., weil er auffällig erscheint), um im Rahmen einer Kassen-Naschschau unangekündigt und zu üblichen Geschäftszeiten die ordnungsmäßige Verbuchung dieses Beleges zu überprüfen. Auch auffällige Verhaltensweisen (z. B. nur Papierbeleg, obwohl eine elektronische Registrierkasse vorhanden ist), Proforma-Rechnungen/Zwischenrechnung oder bekannte Mängel des Kassensystems könnten Anlass einer Kassen-Nachschau sein.

Eine Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne der Abgabenordnung, sondern ein eigenständiges Verfahren. Ziel der Kassen-Nachschau ist, das Entdeckungsrisiko im Zusammenhang mit dem ordentlichen Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der vollständigen Aufzeichnung der Bareinnahmen zu erhöhen. Dies sind natürlich einschneidende Maßnahmen.

3 Vorzulegende Unterlagen und Daten

Der Verein ist zur Mitwirkung im Rahmen einer Kassen-Nachschau verpflichtet. Auf Verlangen hat der Verein Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.

Werden elektronische Aufzeichnungen und Bücher geführt, darf die Finanzverwaltung unangemeldet die Daten einsehen und die Daten auf einem auswertbaren Datenträger verlangen. Ab 01.01.2020 dürfen nur noch Registrierkassen mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung und einer einheitlichen Schnittstelle eingesetzt werden. Dann darf die Finanzverwaltung auch die Übermittlung über die einheitliche Schnittstelle anfordern.

Die Kosten für die Überlassung der Daten trägt der Steuerpflichtige; in diesem Fall der Verein.

Hinweis

Wie kann eine...