Hinweise zum Anstellungsvertrag für Vereinshelfer bei Nu ... / 2 Weitere Abrechnungshinweise

Je nach Gestaltung und Erfordernis kann der Freibetrag auch sofort und insgesamt genutzt werden, wenn die oder der Helfer nur für einen kurzen Zeitraum mitarbeitet, z. B. als Begleitung für eine Vereinsfreizeit von wenigen Wochen und entsprechend angemessenem Vergütungsvolumen statt einer Dauerbeschäftigung.

Praxis-Beispiel

Für Fahrdienste und Beaufsichtigung/Verköstigung bei Sommerfreizeiten von jugendlichen Vereinsmitgliedern beim Sportverein oder für die organisatorische Unterstützung bei Probenwochenenden im musikalischen Bereich kann auch eine einmalige Helfervergütung ausgezahlt werden. Jedoch nur dann, wenn die Erklärung zur Freibetragsnutzung ergänzend vorliegt!

Liegt hingegen abhängig von der Tätigkeit eine nebenberufliche selbstständige Tätigkeit vor, könnte damit der Vergütungs-/Honorarempfänger selbst eine eigene Steuerfreistellung bis zu 840 Euro pro Jahr erreichen. Erhält der selbstständig Tätige eine höhere Vergütung, kann er bei Abgabe seiner Steuererklärung bei den Einkünften den höheren Freibetrag gewinnmindernd von der erhaltenen Vergütung abziehen. Im Regelfall liegen dann sonstige Einkünfte bei diesen nebenberuflich selbstständigen Tätigkeiten vor. Hierfür sieht § 22 Nr. 3 EStG bereits eine besondere Steuerfreigrenze von bis zu 256 Euro jährlich vor. Somit könnten theoretisch bis zu 1.096 Euro pro Jahr dann noch steuerfrei bleiben.

Grundsätzlich begünstigt wären – auch wegen fehlender Einbindung als Beschäftigter im Verein – z. B. erzielte Vergütungen/Entschädigungen aus Schieds- und Wettkampfrichtertätigkeiten oder für Vorstandsvergütungen (steuerlich betrachtet somit sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG). Wobei für gezahlte Sitzungsgelder/Aufwandsentschädigungen, eben Vergütungen als Aufwandsentschädigung für sonst grundsätzlich ehrenamtlich tätige Vorstände, zuvor auf jeden Fall zunächst die Satzung geändert/angepasst werden muss.

Dies mit dem Hinweis auf eine Ausnahme vom sonst grundsätzlich geltenden Ehrenamtsgrundsatz für Vorstandsvergütungen und unter Beachtung des geltenden Grundsatzes, dass nach § 27 Abs. 3 BGB, dass eine Vorstandsarbeit rein ehrenamtlich ausgeübt wird. Vereine sind jedoch (nach § 40 BGB) berechtigt, ihre Satzung abweichend hiervon dahingehend zu ändern, dass man dennoch ein Sitzungsgeld oder eine Aufwandsentschädigung an die Vorstände nach der Satzung/an einen Teil der Vorstände mit der Rückendeckung der Mitgliederversammlung über eine erforderliche Satzungsänderung dann als Vergütung zahlen darf.

Man will damit bewusst vom gesetzlich sonst vorgesehenen Ehrenamtlichkeitsgrundsatz für Vorstandstätigkeiten im gemeinnützigen Verein/Verband abweichen und diese Vergütungsregelungen in Satzungen zulassen.

Soweit es um Abteilungsleiter, sonstige Führungskräfte gehen sollte, die nicht dem Vorstand/Präsidium angehören, könnten diese ein Sitzungsgeld oder eine Aufwandsentschädigung ohne Satzungsermächtigung erhalten.

Je nach Art der Beschäftigung könnten zusätzlich auch für Auswärtsfahrten im Vereins- oder Verbandsinteresse steuerfreie Reisekosten nach Maßgabe des steuerlichen Reisekostenrechts gezahlt werden. Diese Möglichkeit besteht für Auswärtstätigkeiten, Dienstreisen im Auftrag des Vereins/Verbands, Lehrgänge, Fortbildungen etc. Diese steuerfreien Zahlungen müssen getrennt von Vergütungen buchhalterisch erfasst werden. Es gilt hierzu auch das geltende Reisekostenrecht, u. a. mit nur noch zwei Zeitgrenzen (mehr als 8 Stunden mit 14 Euro und ganztägig mit 28 Euro) für die mögliche zusätzliche Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands. Auch Reisekostenvergütungen müssen vom Verein/Verband sowohl dem Grunde als auch der Höhe nach bewilligt werden, bei Nutzung von Reisekostenvordrucken und zeitnaher Abrechnung. Möglich ist auch die Abrechnung des Eigenaufwands oder die Zahlung eines Kilometergeldes bei Eigennutzung eines Fahrzeugs.