Gutes Gelingen von Online-Meetings / 2 Zehn Tipps für effektivere Meetings

Werden Meetings vorbereitet und gut strukturiert, lässt sich eine Menge Zeit sparen. Das Argument "Zur Vorbereitung haben wir keine Zeit." erinnert an eine Hühnerfarm mit Loch im Zaun. Der Bauer ist den ganzen Tag damit beschäftigt, die Hühner einzufangen, da er angeblich keine Zeit für die Reparatur hat. Zur Behebung des Fehlers ist jedoch Zeit vorhanden! Wenn man berücksichtigt, dass sich durch ein schlechtes Management Zeiträuber in Meetings einschleichen, sollte man nicht auf deren Planung verzichten:

• Ziel setzen: Das Ziel des Meetings sollte bekannt sein. Wollen wir informieren, konkrete Sachverhalte diskutieren, planen oder einfach mal miteinander plaudern?
• Zeitrahmen: Ein im Vorfeld festgesetzter Zeitrahmen (zum Beispiel 30 Minuten) zwingt zu mehr Effektivität.
• Häufigkeit: Frequenz der Treffen regelmäßig hinterfragen. Sind tägliche oder wöchentliche Meetings notwendig oder reichen größere Abstände? Gerade in Corona-Zeiten, in denen kaum oder gar keine Veranstaltungen stattfinden, gibt es häufig weniger Gesprächsbedarf. Deshalb können die Zeitfenster zwischen den einzelnen Treffen größer sein als zu "normalen" Zeiten. Merkt man, dass die zeitlichen Abstände zu groß sind, kann man das immer noch ändern.

• Agenda: Themen sollte man vorher im Hinblick auf das Ziel des Meetings sammeln. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Nur Themen, die das Meeting-Ziel berücksichtigen und alle Teammitglieder betreffen, gehören auf die Liste. Unter Umständen entscheidet der Moderator, ob die Angelegenheit für alle Meeting-Teilnehmer relevant ist und welche Sachverhalte gegebenenfalls in kleineren Gruppen besprochen werden.
  • Jeder kann sich auf das Thema vorbereiten und direkt Fragen beantworten, damit es unter Umständen in einer virtuellen Sitzung abgehandelt werden kann und nicht immer wieder auf den Tisch kommt.
  • Steht kein oder nur ein unbedeutendes Thema auf der Liste, kann ein virtuelles Treffen abgesagt werden.
• Unterlagen: Wird im Rahmen des virtuellen Treffens mit Unterlagen (Dokumente, Präsentationen) gearbeitet, sollten diese vorab an die Teilnehmenden verteilt werden.
• Technik-Check: Vor jedem Online-Meeting sollten kurz die wichtigsten technischen Funktionen, wie Ton und Bild, gecheckt werden. Kamera und Mikrofone werden so ausgerichtet, dass man gehört und gesehen wird.

Praxis-Tipp

Für technische Probleme sollte es einen Plan B geben, zum Beispiel Ausweichen auf eine Telefonkonferenz.

• Pünktlicher Beginn: Es ist konsequent darauf zu achten, dass Meetings zum geplanten Zeitpunkt starten. Auf Nachzügler wird nur in Ausnahmefällen Rücksicht genommen.
• Regeln: Jeder, der an einem Meeting teilnimmt, muss die Regeln kennen. Dazu gehören unter anderem Moderationsfunktionen (Aufzeichnen, Aufmerksamkeitsanzeige, Stummschalten usw.).
• Co-Moderator: In größeren Gruppen empfiehlt es sich, gegebenenfalls einen Co-Moderator einzusetzen, der die Teilnehmerliste überprüft, Wortmeldungen und Hintergrundgeräusche managt. Außerdem ist dann jemand da, der schnell reagieren kann, falls sich eine unberechtigte Person in die Konferenz einschleicht.
• Fokussieren: Nichts stört bei Meetings mehr als Teilnehmer, die nicht auf den Punkt kommen oder meinen, bei jeder Gelegenheit mit persönlichen Geschichten punkten zu können. Hier muss Einhalt geboten werden. Unter Umständen kann es hilfreich sein, auf einen anstrengenden Tag oder wichtige anstehende Aufgaben hinzuweisen, um danach das Meeting zu verlassen. Vielleicht versteht der Redner den Wink mit dem Zaunpfahl sogar.

Hinweis

Merke!

Oft können sich die Teilnehmer einer Videokonferenz nicht über die Reihenfolge der Wortmeldungen einigen. Das ständige "Du zuerst." – "Nein, Du." – "Nee, mach Du." hat nichts mit Höflichkeit zu tun, sondern ist lästig. Wenn man generell eine Reihenfolge (zum Beispiel alphabetisch) festlegt, ist das Problem schnell behoben.