Grundlagen der Öffentlichkeitsarbeit

Zusammenfassung

Sie und Ihre Vereinsmitglieder engagieren sich für die Allgemeinheit und erwarten zu Recht öffentliche Anerkennung. Doch häufig bleibt diese aus und Sie fragen sich warum. Sie leisten doch hervorragende Arbeit. Stimmt, aber weiß das die Bevölkerung? Oder funktioniert Ihre Öffentlichkeitsarbeit nicht richtig?

Sie müssen offensiv nach außen gehen und wichtige Informationen aus dem Vereinsleben in die Medien bringen, damit Ihr Verein von der Allgemeinheit wahrgenommen wird. Eine gute Öffentlichkeitsarbeit ist für den Verein unverzichtbar. Sie

• öffnet den Weg zu Sponsoren und Spendern,
• hilft, neue Mitglieder zu gewinnen,
• sorgt dafür, dass Sie bei öffentlichen Zuschüssen vorne stehen,
• schafft Vertrauen der Bevölkerung in Ihren Verein.

Öffentlichkeitsarbeit wird in vielen Vereinen vernachlässigt oder findet nicht statt. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie die Öffentlichkeitsarbeit in Ihren Verein integrieren und wie Sie mit den Medien umgehen müssen, um erfolgreich zu sein.

Die 7 häufigsten Fallen

1. Öffentlichkeitsarbeit findet nur sporadisch statt

Meist wird nur auf Aktionen oder Veranstaltungen hingewiesen beziehungsweise bei Sportvereinen auf besondere Erfolge. Wichtig ist aber, dass sie permanent in den Medien auftauchen – denn "steter Tropfen höhlt den Stein". Andererseits dürfen Sie es aber mit Ihren Meldungen auch nicht übertreiben, sonst nerven Sie die Redaktionen und Ihre Beiträge landen in der "Rundablage" (im Papierkorb).

2. Der Stellenwert der Öffentlichkeitsarbeit wird unterschätzt

In vielen Vereinen fehlt der Öffentlichkeitsbeauftragte. Die Allgemeinheit erfährt nur zufällig von den Aktivitäten, was sich negativ auf das Spendenaufkommen und die Anerkennung des Vereins auswirkt.

3. Die Bedeutung der Öffentlichkeitsarbeit wird zu spät erkannt

Erst in Krisensituationen wird den Vereinen klar, wie unbekannt ihre Arbeit in der Öffentlichkeit ist. Entsprechend schwer wird es, Missverständnisse oder tatsächliche Versäumnisse des Vereins wieder ins rechte Licht zu rücken.

4. Die Öffentlichkeitsarbeit geht am Empfänger vorbei

Wenn Öffentlichkeitsarbeit betrieben wird, informieren viele Vereine über Dinge, die sie für wichtig halten, aber die Allgemeinheit nicht interessieren. Entsprechend dürftig ist das öffentliche Echo.

5. Der Zeitaufwand wird unterschätzt

Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit ist langfristig angelegt und muss permanent betrieben werden. Das erfordert einen hohen Zeitaufwand. Deshalb ebbt die Begeisterung der "Öffentlichkeitsarbeiter" schnell ab und es kommt zu keinen erwünschten Ergebnissen.

6. Die Medien werden falsch angesprochen

Informationen müssen mediengerecht aufbereitet werden. Ein Pressebericht ist kein Aufsatz und Berge von Informationen wandern gerade in der Tagespresse schnell in den Papierkorb.

7. Moderne Medien werden übersehen

Es gibt immer noch Vereine, die nicht über das Internet informieren. Gerade dieses Medium wird aber immer wichtiger, insbesondere, wenn es darum geht, junge Menschen für den Verein zu gewinnen. Außerdem entwickeln sich hier auch regionale und kommunale Plattformen, die der Verein für seine Zwecke nutzen sollte. Wenn Sie es nicht tun, tun es andere – und die sind Ihnen dann wieder ein Stück voraus.

1 Medienwart und Medienteam

Früher arbeiteten die Vereine nahezu ausschließlich mit den Printmedien – Zeitschriften und Zeitungen. Verstärkt gewinnen aber – auch für kleinere Vereine – Funk, Fernsehen und Internet an Bedeutung. Der frühere "Pressewart" ist deshalb heute ein "Medienwart".

Der Medienwart ist die Triebfeder und der Motor der Öffentlichkeitsarbeit. Seine zentralen Aufgaben umfassen

• den Aufbau von Kontakten zu den Medien. Der Medienwart muss bekannt sein und als Informant geschätzt werden.
• die Entwicklung und Realisierung von öffentlichkeitsstarken Hilfsmitteln. Hierzu gehören beispielsweise ein Bereich auf der Internetseite, der nur für Journalisten erreichbar ist, oder auch eine Cloud, in der Fotos und Texte für die Medien abgelegt werden.
• das Event-Management: die mediale Verarbeitung anstehender Veranstaltungen und Aktionen durch für die Medien aufbereitete Informationen, Beiträge und Bildmaterial.
• das Meldungsmanagement: die Entwicklung von Meldungen, die für die Medien interessant sind, um den Verein im Blickpunkt der Öffentlichkeit zu behalten.
• die Akquise und Betreuung von Spendenpartnern und Sponsoren.

Praxis-Tipp

Der Medienwart sollte ein Vorstandsmitglied sein. Oft – gerade in Krisensituationen – muss man schnell reagieren. Die Entscheidungswege werden durch die Eingliederung des Medienwarts in den Vorstand entscheidend verkürzt.

Die Öffentlichkeitsarbeit ist zu vielschichtig und umfangreich für einen "Einzelkämpfer". Haben Sie einen Medienwart gewählt, sollte dieser sein Medienteam aufbauen.

Praxis-Tipp

Der Umgang mit neuen Medien – speziell mit dem Internet – ist ein Betätigungsfeld, das sich hervorragend dafür eignet, jüngere Mitglieder in die Vereinsarbeit zu integrieren. Was aber nicht bedeutet, dass nicht auch immer mehr ältere Vereinsmitglieder für diese Aufgabe zur Verfügung s...