Eventorganisation im Verein

Zusammenfassung

Veranstaltungen – neudeutsch Events – sind für viele Vereine wichtig. Als direktes Vereinsangebot, als besonderes Highlight des Vereinsjahres oder als Werbemaßnahme. Die Durchführung will gut geplant sein. Die Grundlage bildet das Programm, also der eigentliche Grund, warum die Besucher zu der Veranstaltung kommen. Dahinter liegt aber eine mindestens genauso wichtige Aufgabe: die Organisation und alle Hintergrundarbeiten während der eigentlichen Veranstaltung. Sei es die Beschaffung im Vorfeld, die Sicherstellung der Technik oder die Genehmigungen, welche für verschiedene Veranstaltungselemente erforderlich sind. In manchen Fällen mag dies eine Routine sein, bei einmaligen, seltenen oder neu entwickelten Veranstaltungen ist es wichtig, den Überblick zu behalten.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Keine Absicherung der Veranstaltungstechnik

Eigentlich war ja alles ganz einfach, Musik sollte zur Untermalung des festlichen Ehrungsaktes eingespielt werden. Aber – die Anlage brachte keinen Ton heraus, als es darauf ankam. Auf einen Probedurchgang war verzichtet worden, eine Ersatzanlage war nicht schnell verfügbar. Der Eindruck der Besucher war entsprechend schlecht, die Vereinsmitarbeiter stritten sich untereinander, wer nun wann welchen Fehler gemacht hatte.

2. Fehlende Genehmigung

Ein Umzug sollte schon sein, das Vereinsjubiläum kommt ja nicht so oft vor. Vom Vereinsgelände mal eben zum Marktplatz und zurück. Nur – die Nutzung des öffentlichen Raumes ist nicht so ohne Weiteres möglich, eine Genehmigung wäre erforderlich gewesen. So untersagten die Ordnungsbehörden kurzfristig den Umzug, da die organisatorischen Voraussetzungen, wie Absperrungen und Parkverbote, nicht mehr zu schaffen waren. Mit viel Liebe und Einsatz erarbeitete Vorbereitungen der Mitglieder waren vergeblich, die Vorberichterstattung lief ins Leere.

3. Raum ungeeignet

200 Besucher in einem alten umgebauten Rinderstall – hörte sich nach einer coolen Location an. Nur – wegen verschiedener Säulen im Raum war von vielen Plätzen die Bühne nicht zu sehen. Die betroffenen Besucher murrten und wanderten vorzeitig ab.

1 Event – Konzept und Organisation

Vereinsveranstaltungen können viele Anlässe haben: Frühlingswanderung, Jubilarehrung, Lokalkonferenz, Sommerfest, Karnevalsfeier, Vereinsjubiläum, Flohmarkt, Familienfest, Sporttag, selbst die Mitgliederversammlung kann als Event gesehen werden. Es ist erst einmal egal, um was es sich handelt, grundlegend sind, wie in der folgenden Abbildung, drei Handlungsebenen zu unterscheiden:

• Veranstaltungskonzept mit allen einzelnen Komponenten, welche die eigentliche Veranstaltung ausmachen. Dies beginnt mit dem Einlass bei der eigentlichen Veranstaltungsstätte und endet entsprechend mit der Verabschiedung der Gäste und dem Verlassen der Veranstaltungsstätte und der Abreise. Dieses Konzept richtet sich selbstverständlich nach dem Charakter der Veranstaltung und den regionalen Gepflogenheiten. Grundlage ist eine Dramaturgie, welche Spannungsbogen und einzelne Veranstaltungselemente sowie eventuelle Pausen berücksichtigt.
• Vorgelagert ist die Phase des Veranstaltungsmarketings, sie dient dazu, auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen und für einen möglichst guten Besucherzuspruch zu werben. Hinzu kommt, das Anmeldeverfahren und die Ticketausgabe zu organisieren. Ebenfalls hier angesiedelt ist die Suche nach Unterstützern, die sich z. B. durch Geld- oder Sachleistungen beteiligen.
• Die dritte Phase sind quasi alle damit verbundenen Hintergrundaufgaben, mit denen eine sehr gute Veranstaltung sichergestellt wird. Die Organisation von Parkmöglichkeiten, der Einsatz von Veranstaltungstechnik oder die Sicherung der Verpflegung.

Den Schwerpunkt dieses Beitrags stellen die organisatorischen Aufgaben dar, die sich mit dem Eventmanagement verbinden. Sie stellen den guten Ablauf und die hohe Qualität der Veranstaltung sicher.

Hinweis

Die organisatorischen Aufgaben eines Events schaffen die wichtige Grundlage für eine gelungene Veranstaltung. Deshalb stehen sie in diesem Beitrag im Vordergrund.

Abbildung: Eventebenen (in Anlehnung an Riedmüller 2004)

Die drei Ebenen des Eventmanagements sind aus der Abbildung deutlich zu erkennen. Die organisatorischen Fragen können an die Phasen eines Events angedockt werden: Vorphase mit Anreise bis Ankunft an der Veranstaltungsstätte, Eventaktion und Eventpause während der eigentlichen Veranstaltung sowie die Nach-Eventphase mit dem Verlassen der Veranstaltungsstätte und der Abreise. Die Mischung der Eventpausen- und Eventaktionsphasen hängt wiederum von der einzelnen Veranstaltung ab. Wenn im Laufe der Veranstaltung keine weitere Pause vorgesehen ist, dann bleibt es bei einer Aktions- und zwei Eventpausenphasen, nämlich vor Beginn der eigentlichen Aktion und anschließend bis zum Verlassen der Veranstaltungsstätte. Jede dieser Phasen ist mit Aufgaben versehen, die im Eventmanagement bedacht und je nach Bedarf gelöst werden müssen.

2 Übersicht: Bereiche der Eventorganisation

Für die Eventorganisation lassen sich z. B. folgende Bereiche unterscheiden:

Praxis-Tipp

Die folgende Übersicht kan...