Bürokratieabbau im Verein

Zusammenfassung

Bürokratismus belastet die Verantwortlichen in Vereinen unter anderem durch die unterschiedlichsten Verordnungen, wie beispielsweise Datenschutz-Grundverordnung oder Hygieneverordnung. Zwar muss man sich darüber im Klaren sein, dass es ohne jegliche Art von Bürokratismus nicht geht, andererseits kann es nicht sein, dass Verwaltungsvorschriften und Pedantismus für die Verantwortlichen in Vereinen zu einem Bremsklotz werden, zumal es immer schwerer wird, Ehrenamtliche und Nachwuchs zu gewinnen. Behördliche Vorschriften kann man in der Regel nicht umgehen, jedoch durch geschicktes Vorgehen Verwaltungsarbeit reduzieren. Dieser Beitrag zeigt Möglichkeiten auf, den verwaltungstechnischen Aufwand in Grenzen zu halten und liefert Umsetzungstipps.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Rechtsvorschriften

Verordnungen und gesetzliche Vorschriften sind nicht genau bekannt. Aus Angst vor Fehlern kommt es zu einer Überregulierung.

2. Mehrfacherfassung

Werden Daten oder wichtige Informationen mehr als einmal erfasst, erhöht das den Verwaltungsaufwand.

3. Unzureichender Zugriff auf wichtige Daten und Dokumente

Zentrale Informationen sind häufig nicht griffbereit und müssen erst mühsam beschafft werden.

1 Aus dem Vereinsleben

Anna Wagner, 19, tritt einem Tennisverein in Niedersachsen bei. Mit ihrer Anmeldung hinterlässt sie die üblichen Angaben zu ihrer Person, wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und so weiter. Die Daten werden in der Mitgliederdatei verwaltet. Schnell spricht sich herum, dass Anna eine gute Tennisspielerin ist, und die junge Frau wird in die Mannschaft ihrer Altersklasse integriert. Um sie als künftige Spielerin in der Bezirksliga zu melden, lässt sich der Sportwart von Anna alle wichtigen Daten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum geben, obwohl diese bereits in der Mitgliederdatei vorhanden sind. Als Anna einer Trainingsgruppe beitritt, die zusätzliche Kosten durch Trainerstunden verursacht, werden die Daten erneut erhoben. Als Anna ein halbes Jahr später umzieht, muss sie dreimal über ihre Adressänderung informieren.

Das ist kein Einzelfall. In vielen Vereinen werden Daten mehrfach erhoben. Das führt zu einem Anstieg der Verwaltungsaufgaben und sollte vermieden werden.

Hinweis

Zu bedenken ist im Zusammenhang mit der Mehrfacherfassung personenbezogener Daten, dass die Datenschutz-Grundverordnung und die damit verbundenen Rechtsvorschriften dann für mehrere Datenbestände gilt. Entsprechend muss die Sicherheit gleich mehrerer Datenbestände gewährleistet werden. Lästige Aufgaben wie Änderungen oder Löschungen sind mehrfach durchzuführen. Diesbezüglich ergeben sich für Vereine in der Regel Einsparpotenziale im Hinblick auf Bürokratismus.

2 Hintergrundinformationen

Eingetragene Vereine (e. V.) sind als eigenständige Rechtspersönlichkeit von zahlreichen Rechtsvorschriften und der damit verbundenen Bürokratie betroffen. Dem können sie sich in der Regel nicht entziehen. In diesem Beitrag geht es um eine Analyse des Umgangs mit Daten und Informationen beziehungsweise Vorschläge für deren geschickte Nutzung. Auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse sollten Verwaltungsaufgaben gegebenenfalls vereinfacht und so weit wie möglich verschlankt werden.

Es empfiehlt sich, unter anderem folgende Fragen zu klären:

• Welche Daten werden erhoben (zum Beispiel personenbezogene Daten, Daten zu Lieferanten, Wettbewerbern, Buchhaltungsdaten)?
• Wofür werden die verwalteten Daten/Informationen benötigt beziehungsweise wofür werden die Daten genutzt (beispielsweise Einzug des Mitgliederbeitrags)?
• Welche Informationen sind überflüssig (zum Beispiel Faxnummern, da diese kaum noch genutzt werden)?
• Wie können Doppel- beziehungsweise Mehrfacherhebungen vermieden werden?
• Welche Daten sollten im Rahmen der Anmeldung erhoben werden, damit alle Bereiche abgedeckt sind? (Wenn beispielsweise der Sportwart eines Sportvereins gerne über E-Mails kommuniziert, sollte die E-Mail-Adresse nach Möglichkeit direkt im Rahmen der Anmeldung erfragt werden, auch wenn elektronische Nachrichten ansonsten wenig genutzt werden.)
• Wer darf Zugriff auf welche personenbezogenen Daten haben?
• Wo und wie können die Daten effizient verwaltet werden?
• Wo werden Informationen abgelegt beziehungsweise bietet das Ablagesystem Verbesserungspotenziale?
• Wo bieten sich die meisten Einsparpotenziale?

Die folgende Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für eine strukturierte Analyse, die auf weitere Bereiche des Vereins ausgedehnt werden sollte.

Abbildung 1: Insbesondere personenbezogene Daten gehören auf den Prüfstand

Hinweis

Vereinsstammdaten^[1] sind Informationen^[2] zum Verein. Wenn diese einmal in einer Stammdatendatei angelegt werden, lässt sich aus allen anderen Excel-Dateien für z. B. Antrags- oder Abrechnungsformulare darauf zugreifen und für zahlreiche Angaben nutzen. Bei Änderungen an den Stammdaten muss dann nur eine Datei statt einer Vielzahl von Tabellen und Formularen angepasst werden.

[1] S. Arbeitshilfe "Vereinsstammdaten", HI14826039 in Ihrer Info-Datenbank.

[2] S. Beitrag "Tipps zum Umgang mit Vereinsdaten in Excel", HI14826707 in Ihrer Info-Datenbank...