Bürokratieabbau im Verein / 3.1 Alternative 1: SVERWEIS

Über die Mitgliedsnummer können in Kombination mit der Funktion SVERWEIS die gewünschten Informationen unkompliziert und effizient zusammengestellt werden, ohne dass die komplette Mitgliederliste verfügbar ist (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Mit dem SVERWEIS lassen sich ganz gezielt nur die notwendigen Informationen zusammenstellen

Die Funktion SVERWEIS durchsucht die erste Spalte eines Suchbereichs und durchläuft die Zeile nach rechts, um die vom Anwender gewünschte Information zu liefern. Das hört sich in der Theorie kompliziert an, ist aber in der praktischen Umsetzung recht simpel. Um die Funktion SVERWEIS in der Tabellenkalkulation Microsoft Excel nutzen zu können, benötigt man einen zusammenhängenden Zellbereich in Form einer Datenliste, in dem Excel nach den gewünschten Informationen suchen kann, zum Beispiel eine Mitgliederliste. Anhand der Mitgliedsnummer, die sich idealerweise in der ersten Spalte befindet, kann Excel das zugehörige Mitglied und die hierfür benötigten Informationen nennen:

1. Um die SVERWEIS einzusetzen, aktiviert man das Fenster Formeln und klickt in der Befehlsgruppe Funktionsbibliothek auf Nachschlagen und Verweisen. In der folgenden Auswahl entscheidet man sich für SVERWEIS.
2. Die Excel-Funktion arbeitet mit den Argumenten Suchkriterium, Matrix, Spaltenindex und Bereich_Verweis. Das Suchkriterium entspricht im Falle einer Mitgliederliste der Mitgliedsnummer. Matrix entspricht der kompletten Datenliste.
3. Für die gesuchte Information gibt man unter Spaltenindex die Ziffer der jeweiligen Spalte ein. Befindet sich der Name in Spalte zwei, tippt man die 2 ein, steht die Kontonummer in Spalte fünf, gibt man entsprechend 5 an.
4. Die Angabe des Arguments Bereich_Verweis ist optional. Bereich_Verweis wird von Excel nicht benötigt, wenn es sich um eine sortierte Liste handelt, ansonsten muss Bereich_Verweis den Wahrheitswert FALSCH haben. Die Eingaben sind über OK zu bestätigen.

Hinweis

Damit sich die Formel mit dem SVERWEIS in Excel problemlos kopieren lässt, arbeitet man beim Suchkriterium mit einem gemischten Zellbezug. Bei einer spaltenweise generierten Liste setzt man vor den Spaltenbuchstaben ein Dollarzeichen (zum Beispiel $A2), um die Spalte absolut zu setzen. Das bedeutet, der Zellbezug passt sich nur in der Zeile an. Der Bezug auf die Spalte A ändert sich beim Kopieren nicht.

Änderungen an den einzelnen Datensätzen der Datenliste (zum Beispiel Adressänderungen) werden von Excel automatisch übernommen. Anders verhält sich das, wenn die Datenliste ergänzt, sprich verlängert, wird. Das bedeutet, wenn neue Einträge unter die ursprüngliche Liste geschrieben werden, muss das Argument Matrix im SVERWEIS angepasst werden.

Praxis-Tipp

Damit man den Bereich einer Datenliste nicht ständig ändern muss, sollte man im Vorfeld eine großzügige Reserve berücksichtigen, das heißt Leerzeilen, die direkt an die Datenliste anschließen, werden in den Matrixbereich einbezogen.