Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für Vereine

Zusammenfassung

Für gemeinnützige Vereine gibt es in der Rechnungslegung keine speziellen Sondervorschriften, wenn man von der getrennten Aufschlüsselung der Einnahmen und Ausgaben nach den vier Teilbereichen eines Vereines absieht. Es wird unterschieden zwischen

• ideellem Bereich,
• Vermögensverwaltung,
• steuerbegünstigtem Zweckbetrieb,
• steuerpflichtigem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Vereine sind nach dem BGB gegenüber ihren Mitgliedern auskunfts- und rechenschaftspflichtig. Diese außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten werden nach der AO auch für steuerliche Zwecke herangezogen.

Die 5 häufigsten Fallen

1. Rechnungen sind nicht ordnungsgemäß ausgestellt

Für einen Vorsteuerabzug sind erhebliche Anforderungen an die empfangenen Rechnungen gestellt. Eine davon ist der genaue Name und die Anschrift des Leistungsempfängers. Leistungsempfänger kann immer nur der Verein (nicht eine Abteilung, der Vorsitzende, Abteilungsleiter etc.) sein. Es ist also darauf zu achten, dass vom Aussteller einer Rechnung der Leistungsempfänger genau hervorgeht, da sonst ein Vorsteuerabzug nicht zulässig ist. Eine Änderung der Rechnung (handschriftlich oder durch Stempelaufdruck) durch den Verein ist strafbar.

Gleiches gilt für Sport- und Festgemeinschaften als BGB-Gesellschaft. Hier ist Leistungsempfänger die BGB-Gesellschaft und nicht einer der beteiligten Vereine.

2. Keine korrekte Bescheinigung von Übungsleitern

Die steuerfreie Einnahme von 3.000 Euro gibt es personenbezogen nur einmal im Kalenderjahr. Ein jährlicher Zufluss ist deshalb zwingend.

Es empfiehlt sich, die betreffenden Personen schriftlich zu befragen, ob sie – nicht nur von anderen gemeinnützigen Vereinen, sondern auch von anderen Institutionen – diese Vergütung im laufenden Kalenderjahr bereits erhalten haben. Andere Institutionen können Kommunen, Universitäten, die Volkshochschule, Berufskammern etc. sein.

Verwenden Sie am besten die Vorlage Bestätigung zur Berücksichtigung der steuerfreien Aufwandsentschädigung.

3. Es liegen keine Bescheinigungen von Sportlern vor

Für den Nachweis von Zahlungen an Sportler sollte ggf. neben den Buchhaltungsunterlagen auch eine Bestätigung vom Sportler eingeholt werden, dass er von Dritten (Sponsor, Förderverein, Vorsitzender etc.) keine weiteren Zahlungen für seine sportliche Betätigung erhält.

Zahlungen von dritter Seite sind beim Verein als Arbeitgeber steuerpflichtig und führen u. U. zur Zuordnung des Spielbetriebs vom steuerbegünstigten Zweckbetrieb "unbezahlter Sport" in den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb "bezahlter Sport" mit allen Konsequenzen.

Auf der sicheren Seite sind Sie mit der Bestätigung über Vergütungen an Sportler.

4. Es sind Zuwendungen an Mitglieder gemacht worden

Ein gemeinnütziger Verein darf seinen Mitgliedern keine finanziellen und grundsätzlich auch keine sachlichen Zuwendungen machen. Sofern jedoch Annehmlichkeiten gewährt werden, wird die Gemeinnützigkeit nicht berührt.

Ausnahme: persönlicher Anlass als Annehmlichkeiten werden Sachzuwendungen je persönlichem Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Vereinsjubiläum etc.) bis zu einem Wert von 60 Euro je Mitglied und Kalenderjahr angesehen.

Ausnahme: besonderer Vereinsanlass Fahrt- und Reisekosten sowie die Abgabe von Speisen und Getränken sind – ausgenommen bei sog. "Zielveranstaltungen" – bis zu einem Wert von insgesamt 60 Euro für alle Vereinsanlässe (geselliger Vereinsausflug, Weihnachtsfeier etc.) je teilnehmendem Vereinsmitglied im Kalenderjahr gemeinnützigkeitsunschädlich.

Sowohl bei den Zuwendungen aus persönlichem Anlass als auch aus besonderem Vereinsanlass handelt es sich um eine Freigrenze. Eine Überschreitung der Freigrenze führt ggf. zu steuer­lichen Konsequenzen bis hin zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit. Eine Namensliste ist deshalb unerlässlich.

5. Ehrenamtspauschale

Wird die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von jährlich 840 Euro an gewählte oder bestellte Funktionsträger (Vorstand, Abteilungsleitung, Ausschuss, Beirat etc.) ausgezahlt, bedarf es einer Satzungsregelung. Ehrenämter sind nach § 27 Abs. 3 BGB und § 662 BGB unentgeltlich auszuüben. In der Satzung kann aber eine abweichende Regelung vereinbart werden.

Für sog. Auftragsämter (z. B. Platzwart; Buchhalterin; Mutter, die Trikots wäscht etc.) ist eine Satzungsgrundlage nicht erforderlich.

Sowohl bei den Wahlämtern als auch bei den Auftragsämtern sind folgende Voraussetzungen erforderlich:

• nebenberuflich
• bei einem gemeinnützigen Verein
• im ideellen Bereich oder Zweckbetrieb

1 Aufzeichnungspflichten

Auf die Geschäftsführung des Vorstands finden nach § 27 Abs. 3 BGB u. a. die Vorschriften des § 666 BGB Anwendung. § 666 BGB besagt zur Auskunfts- und Rechenschaftspflicht:

Der Beauftragte (Vorstand, Abteilungsleitung etc.) ist verpflichtet, dem Auftraggeber (Mitglieder-, Delegierten-, Abteilungsversammlung etc.) die erforderlichen Nachrichten zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung des Auftrags Rechenschaft abzulegen.

Wer nach anderen Gesetzen als ...