Der Vorstand des Vereins unterliegt nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) der Rechenschaftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung. Zur Erfüllung der Auskunftsverpflichtung werden eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und der Ausgaben sowie die Führung eines Bestandsverzeichnisses des Vermögens verlangt. Das Bestandsverzeichnis muss alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten enthalten; der Ansatz des Wertes ist dabei entbehrlich.
Falls in der Satzung des Vereins weitergehende Rechenschaftspflichten festgeschrieben sind, müssen diese Vorschriften zusätzlich beachtet werden. Beispielsweise kann die Aufstellung eines Etats als Rahmen der Mittelverwendung von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.
Die Form des Rechenschaftsberichts ist im BGB nicht festgelegt. Als Mindestbedingung gilt, dass nachprüfbare und sachlich richtige Aufzeichnungen vorzulegen sind. Die Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig erfasst sein, eine Verrechnung/Saldierung von Ausgaben und Einnahmen ist nicht erlaubt.
Die den Mitgliedern gegenüber abzugebende Jahresrechnung muss ein zutreffendes, vollständiges und klares Bild über die Geschäfte des Vereins vermitteln. Demgemäß sind die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Rechnungslegung zu erfüllen, insbesondere die Folgenden:
- Richtigkeit und Willkürfreiheit
- Klarheit und Übersichtlichkeit
- Vollständigkeit und Saldierungsverbot
- Vorsichtige Bewertung von Vermögen und Schulden
- Bewertungs- und Gliederungsstetigkeit.
Unter Einnahmen und Ausgaben sind alle Zu- und Abflüsse an Geldmitteln und Sachwerten (auch Sachwerte aus tauschähnlichen Umsätzen) zu verstehen.
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