Auf den richtigen Ton kommt es an

Zusammenfassung

Dank E-Mail, WhatsApp & Co. bezeichnen wir uns gerne als Kommunikationsgesellschaft. Doch Kommunikation ist mehr als nur der Austausch von Informationen. Das merkt man schnell, wenn es darum geht, einem Mitglied eine Mail zu schicken oder einen Brief zu schreiben. Häufig weiß man zwar genau, was man mitteilen will oder muss – aber nicht wie. Mit diesem Beitrag wollen wir Ihnen helfen, den richtigen Ton zu finden, damit Ihre Botschaften auch gelesen und ernst genommen werden.

Die 7 häufigsten Fallen

1. Briefe oder Mails sind zu lang

Zeit ist ein kostbares Gut. Darum sollte man dem Empfänger keine Zeit stehlen, indem man "um den heißen Brei" herumschreibt. Kommen Sie gezielt zum Kern Ihres Schreibens, ohne dabei in einen Telegrammstil zu verfallen.

2. Nicht für den Empfänger geschrieben

Der ehemalige Focus-Chefredakteur Helmut Markwort prägte einmal den Satz "Fakten, Fakten, Fakten – und an die Leser denken." Dies sollte auch für Briefe an Mitglieder gelten. Es geht nicht um Sie, sondern um den Empfänger Ihrer Botschaft.

3. Man schreibt ohne Vorbereitung

Häufig wird sich an den PC gesetzt und der Brief oder die Mail gleich niedergeschrieben. Doch auch ein Schreiben sollte vorbereitet werden. Überlegen Sie, was Sie mitteilen wollen, wie Sie das dem Empfänger "verkaufen" und in welchem sprachlichen Stil Sie den Empfänger anschreiben (den jungen Leiter der Jugendgruppe müssen Sie anders anschreiben als den Alterspräsidenten des Seniorenstammtischs).

4. Bandwurmsätze

Gerade, wenn man munter drauflos schreibt, entstehen Sätze, die nicht enden wollen. Da wird dann ein neuer Gedanke, der durch den Kopf schießt, eingefügt – und nicht selten verliert der Schreiber den Überblick, so dass ein Satzgebilde ohne Hand und Fuß entsteht. Deshalb sollte man bei jedem Komma überlegen, ob man hier nicht auch einen Punkt setzen kann.

5. Keine Kontrolle

Besonders bei E-Mails hat sich die Unsitte eingebürgert, dass diese nicht mehr Korrektur gelesen werden. Das Ergebnis sind dann Botschaften, die voller Schreib- und Tippfehler stecken. Der Empfänger wird dies bestimmt nicht als Wertschätzung seiner Person ansehen.

6. Veraltete Grußformeln

Man schreibt heute nicht mehr so steif wie in früheren Zeiten. Die Anrede "Sehr geehrte(r) …" sollte unter Mitgliedern sowieso nicht verwandt werden. Auch das "Hochachtungsvoll" gehört in die Mottenkiste der Korrespondenz.

7. Emojis

Die kleinen Bildsymbole erfreuen sich im E-Mail-Verkehr einer immer größeren Beliebtheit. Sie dürfen auch – dem Anlass entsprechend – in der Korrespondenz unter Mitgliedern eingesetzt werden – aber nur in Maßen. Die Bilder stören den Textfluss und machen das Lesen für den Empfänger schwieriger.

1 Unterschied E-Mail und Brief

Die E-Mail gilt heute landläufig als "Briefersatz". Das ist richtig, bedeutet aber auch, dass man einer Mail genauso viel Aufmerksamkeit schenken sollte wie einem klassischen Brief. Hier sind allerdings zwei Arten von Mails zu unterscheiden, denn neben dem "Briefersatz" ist die Mail häufig auch ein "Telefonersatz". Man will nur schnell eine Information weitergeben. Hier kommt es nicht so sehr auf den Stil an (obwohl man auch hier auf eine vernünftige Grammatik und einen fehlerfreien Text achten sollte). Etwas anderes ist es, wenn man beispielsweise per E-Mail zum Geburtstag eines Mitglieds gratulieren will. Allerdings sollte bei solchen Grüßen doch lieber der klassische Brief gewählt werden, doch hierzu später mehr.

Der klassische Brief hat gegenüber der Mail entweder einen besonders persönlichen Charakter (beispielsweise beim Geburtstagsgruß) oder auch einen "amtlichen" Charakter (z. B. bei der "letzten Mahnung" an das Mitglied, das seine Beiträge nicht bezahlt).

1.1 Was für Mail und Brief gilt

In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Mail als "Briefersatz". Darum gelten hier auch für beide Kommunikationsformen grundsätzliche Regeln, die man immer beachten sollte.

1.1.1 Der Betreff

Der Betreff ist so etwas wie die Schlagzeile des Briefes. Er sollte nicht nur die wichtigsten Informationen beinhalten, sondern auch auf den Inhalt des Schreibens neugierig machen. Je mehr Neugier erzeugt wird, umso größer ist die Chance, dass der Brief oder die Mail gelesen werden.

Nun wird oft gefordert, dass die Botschaft des Betreffs immer positiv sein sollte. Doch wie wollen Sie das machen, wenn Sie einem Mitglied den Ausschluss androhen müssen, weil die Beiträge nicht bezahlt wurden? Darum sollten Sie bei solchen Schreiben gar nicht erst versuchen, dem Betreff einen positiven Anstrich zu geben. In diesen Fällen schreiben Sie kurz, was Sache ist: "Dein Ausschluss steht kurz bevor" wäre beispielsweise ein persönlich formulierter Betreff, der der Angelegenheit angemessen ist.

Hinweis

Ein Betreff kann nur so positiv sein wie der Inhalt des Schreibens. Persönlich sollte die Ansprache aber beim Umgang mit Mitgliedern immer sein.

Ein Betreff muss auf jeden Fall kurz sein. Das gilt vor allem für E-Mails. Diese werden häufig auf dem Smartphone gelesen. Auf dem Display ist aber kein Platz für einen langen Betreff und die Zeile wird einfach abgeschnitten. Dadurch en...