Arbeiten mit PDF-Dateien im Verein

Zusammenfassung

PDF-Dateien haben sich beim Versand von Dokumenten und für die Bereitstellung von Down­loads im Internet etabliert. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Vorteile PDF-Dateien in der Vereinsarbeit haben, wie herkömmliche Dokumente in eine PDF-Datei umgewandelt werden und wie sich bei Bedarf verschiedene Einzeldateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen lassen.

Die 5 häufigsten Fallen

1Fehlende Software

Das für ein Dokument verwendete Dateiformat kann vom Anwender nicht geöffnet werden. PDFs hingegen können plattformunabhängig genutzt werden.

2Verändertes Layout

Öffnet man ein elektronisches Dokument nicht mit der Software, mit der der Anwender dieses erstellt hat, ergeben sich unter Umständen Abweichungen beim Layout. Bei PDFs werden die Inhalte eins zu eins wiedergegeben.

3E-Mail-Versand

Verschickt man ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle als Anhang, ist nicht gewährleistet, dass der Empfänger noch etwas daran verändert. Bei PDFs sind Änderungen nicht ohne Weiteres möglich.

4Verschiedene Formate

Möchte man ein Word-Dokument plus Excel-Tabelle in einer Datei versenden, kann man diese miteinander verknüpfen. Einfacher ist es, diese in einer einzigen PDF-Datei zusammenzufügen.

5Alte Office-Versionen

Word, Excel und Co. können erst ab der Version 2007 Dokumente in PDFs umwandeln. Hier helfen Konvertierungstools.

1 Aus der Praxis

Franziska K. engagiert sich ehrenamtlich als 2. Vorsitzende in einem Sportverein. Letzte Woche hat sie den Aufnahmeantrag für Mitglieder neugestaltet. Sie verschickt ihn an zwei potenzielle Mitglieder per E-Mail als Word-Dokument. Als die ausgefüllten Anträge zurückkommen, stehen einige Informationen nicht an der vorgesehenen Position. Eine Vorstandskollegin erklärt, dass sie das Dokument in das PDF-Format umwandeln solle. Dann könnten solche Pannen nicht mehr passieren. Außerdem könne man den Aufnahmeantrag im PDF-Format auf diese Weise prima zum Download auf der Homepage zur Verfügung stellen. Franziska ist skeptisch. Das würde für sie doch Mehraufwand bedeuten – oder?

2 Die PDF-Datei

PDF ist die Dateiendung von PDF-Dateien und steht für Portable Document Format. Das bedeutet frei übersetzt "transportables Dokumentenformat". Beim PDF handelt es sich somit um ein plattformunabhängiges Dateiformat. Das heißt, das entsprechende Dokument kann unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm wiedergegeben werden.

Hinweis

Eine PDF-Datei kann nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Tabellen enthalten.

Praxis-Beispiel

Normalerweise speichert man ein Dokument, das mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word erstellt wird, im Format docx. Wenn man aus einem Word-Dokument eine PDF-Datei generiert, kann diese, ohne dass ein Textverarbeitungsprogramm vorliegt, z. B. im Adobe Acrobat Reader gelesen werden.

Der Hintergrund ist Folgender: In der Regel ist es so, dass jedes Programm sein eigenes Ausgabeformat hat. Das erkennt man an der Dateiendung. Texte, die mithilfe von Microsoft Word erstellt werden, haben die Endung docx (früher doc). Arbeitsmappen beziehungsweise Tabellen, die mit Excel erstellt werden, haben die Endung xlsx (vormals xls). Präsentationsprogramme und Grafiken haben ebenfalls eigene Ausgabeformate. Das erschwert den Austausch von Dokumenten. Für den Fall, dass bei der Weitergabe von Dateien auf dem Rechner des Empfängers eine Software installiert ist, die das Format des erstellten Dokuments nicht kennt oder fehlerhaft interpretiert, treten Darstellungsprobleme auf. Hier kommen PDFs ins Spiel.

Der Vorteil einer PDF-Datei besteht darin, dass diese genauso im Layout am Bildschirm und Ausdruck erscheint, wie der Anwender, der das Dokument erstellt hat, dies festgelegt hat. Das ist für sogenannte offene Formate nicht unbedingt gewährleistet. Selbst auf verschiedenen Systemen wie Mac und Unix, aber auch auf einem iPad oder iPhone bleibt das Layout einer PDF-Datei erhalten. Anders ausgedrückt: bei PDF-Dateien treten keine Konvertierungsprobleme auf.

Praxis-Beispiel

Man erstellt ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation. Nun öffnet ein Dritter die Dokumente in einer anderen Version oder in einem anderen Anwendungsprogramm auf einem anderen Rechner. Nach dem Öffnen ist plötzlich ein Bild verrutscht oder Seitenumbrüche werden anders als im Ursprungsdokument dargestellt.

Wenn man die Datei selbst öffnet, ist das in der Regel kein Problem. Unangenehm wird es unter Umständen, wenn die Datei weitergeleitet wird (vgl. Eingangsbeispiel). Der Empfänger hält möglicherweise ein Dokument in den Händen, das optisch unschön oder sogar unprofessionell erscheint. Im schlimmsten Fall (z. B. bei komplexen Tabellen) lassen sich Inhalte nicht zuordnen. Ein Vorzug von PDF-Dateien besteht – wie bereits angesprochen – darin, dass sich diese auf allen Rechnern öffnen lassen, die über eine Software zum Lesen von PDF-Dateien verfügen.

Hinweis

Änderungen kann man an PDF-Dateien nicht ohne Weiteres durchführen. Das ist Vor- und Nachteil zugleich. Zum einen kann man sicher sein, dass Dritte die Datei nicht einfach manipulieren können, andere...