Anstehende Satzungsänderungen – worauf achten? Hinweise ... / 4.3 Die Mitglieder – wie beteiligen?

Die geplante Satzungsänderung ist so weit fertig, wir befinden uns zeitlich aber noch vor der Anmeldung beim Registergericht und dem Finanzamt. Nun kommt die erforderliche Einbringung in die Mitgliederversammlung bereits in Betracht.

Grundsätzlich muss man darauf achten, dass zunächst eine Einladung nach bestehenden Satzungsvorgaben für die anstehende Mitgliederversammlung intern durch die zuständige Person auf der Führungsebene erfolgen muss. Im Regelfall, bis auf wenige genau geregelte Ausnahmen, sieht die Vereinssatzung bereits vor, dass der Vorstand für die Einladung zuständig ist. Dieser muss hierbei Form und Fristen beachten. Die Vorstandschaft, der geschäftsführende Vorstand oder z. B. der 1. Vorstand oder sein Stellvertreter hat somit die Versammlung vorzubereiten und auch korrekt einzuberufen.

Dies verlangt konkret die Einberufung unter Beifügung einer vorläufigen Tagesordnung. Die Satzung in jetziger Form gibt Auskunft darüber, welche Zeiträume/Fristen beachtet werden müssen und auf welchem Wege dies gegenüber den Mitgliedern kommuniziert werden muss (etwa Aushang der Einladung mit der Tagesordnung am Schwarzen Brett im Vereinsheim oder in den Vereinsräumen am üblichen Aushang; allgemeine Veröffentlichung der Einladung z. B. in der Vereinszeitschrift oder, je nach Regelung in der Satzung, auch im Gemeindeblatt oder dem amtlichen Veröffentlichungsorgan der Gemeinde/Stadt).

Diese wichtigen Vorgaben sind stets zu beachten, wobei es unschädlich sein kann, neben der Bekanntmachung etwa in einer bestimmten Tageszeitung dies auch in eigenen Vereinszeitschriften oder auch auf der Vereins-Website im aktuellen Infobereich ergänzend mit aufzunehmen.

Schwieriger kann es werden, wenn man (oft in älteren Satzungsregelungen) feststellt, dass die Einladung zur Versammlung "schriftlich" zu erfolgen hat. In jüngerer Zeit würde diese Einladungsform mit "in Textform" bezeichnet werden, womit die Übersendung per bekannt gegebener E-Mail-Adresse möglich wäre. "Schriftlich" hingegen erfordert den Postversand – mit entsprechenden Portokosten und Etatbelastung, je nach Mitgliederanzahl.

Hinweis: Es dürfte im Vereinsjahr 2024 zu einer Änderung des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) im Zusammenhang mit den Beratungen zum 4. Bürokratieentlastungsgesetz auf parlamentarischer Ebene. An einigen bisherigen Stellen im BGB wird das Wort "schriftlich" durch die neue Formulierung "in Textform" ersetzt. Für das Vereinsrecht wichtig ist die künftig geltende Neufassung des § 32 Abs. 3 BGB. Dies derzeit mit folgendem Wortlaut :"Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss in Textform erklären." sowie des § 33 Abs. 1 BGB zur Satzungsänderung: "Zu einem Beschluss, der eine Änderung der Satzung enthält, ist eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich. Zur Änderung des Zweckes des Vereins ist die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich; die Zustimmung der nicht erschienen Mitglieder muss in Textform erfolgen."

Diese BGB-Änderungen treten nach bisheriger Planung nach Verkündung im Bundesgesetzblatt am 1. Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals in Kraft (voraussichtlich am 01.07.2024, alternativ später dann zum 01.10.2024).

Diese Neudefinition mit der Schriftformklausel greift ebenso in viele bestehenden gültigen Gesetzestexte und Regelungen außerhalb vom BGB ein. Es empfiehlt sich daher, auf jeden Fall im Vereins- oder Verbandsbereich stets die Formulierung "in Textform" zu benutzen, wenn nicht besondere Übermittlungsformen wie z. B. Einschreiben gewollt sind. Bei Satzungsänderungen im Jahr 2024 nun darauf achten, dass an allen Stellen, wenn so gewollt, diese Textform-Definition verwendet wird – wobei der Begriff "Textform" eine mögliche Form für Rechtsgeschäfte, Erklärungen und Informationen beschreibt – eine "lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger" (so § 126b BGB).

Für die Textform eignen sich demnach Briefe, Faxe oder Fotokopien, ferner mediale Medienspeicher wie Sticks oder CDs, aber eben auch E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten.

Heute wird aus Kostengründen für die Einladung bewusst der Weg über E-Mail genommen, wenn die Satzung die "Textform" erlaubt und nicht Brief, Aushang, Zeitungsmitteilung oder den Abdruck in Mitteilungsblättern verlangt. Der E-Mail-Versand kann in der Regel unverschlüsselt erfolgen (außer es ist explizit nur verschlüsselt vorgesehen). Wichtig ist, die Einladung an die aktuelle, dem Verein zuletzt bekannt gegebene E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitglieds zu versenden.

Hinweis: Bei anstehenden Satzungsänderungen daher prüfen und ggf. zusätzlich berücksichtigen, ob sich bei Einladungen oder Kontaktaufnahmen zu Mitgliedern die Formulierung findet, dass z. B. die Einladung "in Textform an die zuletzt dem Verein bekannt gegebene Mitgliederadresse erfolgt" – um damit jegliche Zustellungsprobleme zu vermeiden.

Hinweis: Geht es um Einladungen zur späteren Beschlussfassung ...