Um die Meldungen überprüfbar zu machen, haben die abgabepflichtigen Unternehmen fortlaufende Aufzeichnungen über die an Künstler/Publizisten gezahlten abgabepflichtigen Entgelte zu führen.[1]
Dabei ist das Zustandekommen der Ergebnisse des Meldebogens mit den zugrunde liegenden Unterlagen (Buchhaltung, Belege etc.) nachprüfbar darzustellen. Die abgabepflichtigen Entgelte müssen auf Anforderung der Künstlersozialkasse oder der Deutschen Rentenversicherung listenmäßig zusammengeführt werden.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufzeichnungen sind für mindestens 5 Jahre – gerechnet ab dem Kalenderjahr der Fälligkeit der Entgelte – aufzubewahren.
Werden die Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Entrichtung der Künstlersozialabgabe maschinell geführt, müssen die eingesetzten Bearbeitungsprogramme nachvollziehbar dokumentiert sein. Dies gilt insbesondere für Datenverarbeitungsprogramme, die für die Erstellung von Nachweisen oder zur Verwaltung benutzt werden.
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