UStR 1992 / 255. Ordnungsgrundsätze

(1) ¹Die allgemeinen Ordnungsvorschriften der §§ 145 und 146 AO gelten in Übereinstimmung mit § 63 Abs. 1 UStDV auch für die Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke. ²Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Geltungsbereich des Umsatzsteuergesetzes zu führen (§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO). ³Sie sind dort mit den zugehörigen Belegen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 AO) geordnet aufzubewahren. ⁴Das Finanzamt kann jederzeit verlangen, daß der Unternehmer diese Unterlagen vorlegt. ⁵Zur Führung der Aufzeichnungen bei Betriebsstätten und Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs des Umsatzsteuergesetzes vgl. § 146 Abs. 2 Sätze 2 ff. AO.

(2) ¹Die Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger - z. B. Mikrofilm - oder auf anderen Datenträgern - z. B. Magnetband, Magnetplatte oder Diskette - aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). ²Das bei der Aufbewahrung von Bild- oder anderen Datenträgern angewandte Verfahren muß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1.2.1984 (BStBl I S. 155) und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" (Anlage zum BMF-Schreiben vom 5.7.1978, BStBl I S. 250), entsprechen. ³Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Geschäftsunterlagen grundsätzlich vernichtet werden (vgl. aber Abs. 3). ⁴Diese Aufbewahrungsformen bedürfen keiner besonderen Genehmigung. ⁵Für das Lesbarmachen der nicht im Original aufbewahrten Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen ist § 147 Abs. 5 AO zu beachten.

(3) ¹Die Mikroverfilmung kann auch auf zollamtliche Belege - z. B. Quittungen über die Entrichtung von Einfuhrumsatzsteuer - angewandt werden. ²Mikrofilmaufnahmen der Belege über Einfuhrumsatzsteuer bzw. Mikrokopien dieser Belege sind als ausreichender Nachweis für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG anzuerkennen. ³Ersatzbelege für Zwecke des Vorsteuerabzugs werden nur aufgrund von Original-Abgabenbescheiden ausgestellt, weil hierbei auf dem Original-Abgabenbescheid dessen vollständige oder teilweise Ungültigkeit für den Vorsteuerabzug zu vermerken ist. ⁴Entsprechendes gilt für die Aufteilung von Zollbelegen und die Ausstellung einer Zweitausfertigung eines Ersatzbelegs. ⁵Von dem Ersatzbeleg-Verfahren kann daher ein Unternehmer, der die Mikroverfilmung anwendet, nur dann Gebrauch machen, wenn er sämtliche zollamtlichen Belege über die Einfuhrumsatzsteuer trotz der Verfilmung im Original aufbewahrt. ⁶Es genügt nicht, nur die zollamtlichen Belege im Original aufzubewahren, die zur Ausstellung von Ersatzbelegen verwendet worden sind.

(4) ¹Die am Schluß eines Voranmeldungszeitraums zusammenzurechnenden Beträge (§ 63 Abs. 2 UStDV) müssen auch für den jeweiligen Besteuerungszeitraum zusammengerechnet werden. ²Die Entgelte für empfangene Leistungen des Unternehmers (§ 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG) und die Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen, die für das Unternehmen bestimmt sind (§ 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG), brauchen für umsatzsteuerliche Zwecke nicht zusammengerechnet zu werden.

(5) Die Verpflichtung zur Aufzeichnung der nach § 14 Abs. 3 UStG geschuldeten Steuer und zur Zusammenrechnung dieser Beträge (§ 63 Abs. 2 Satz 1 UStDV) gilt auch für Personen, die nicht Unternehmer sind (§ 22 Abs. 1 Satz 2 UStG).