Lohnsteuer-Richtlinien 1993 / 40. Übernachtungs- und Reisenebenkosten

(1) ¹Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. ²Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, so sind die Aufwendungen maßgebend, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. ³Führt auch die weitere Person eine Dienstreise durch, so sind die tatsächlichen Unterkunftskosten gleichmäßig aufzuteilen. ⁴Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und läßt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1.	bei einer Übernachtung im Inland um 7 DM,

2.	bei einer Übernachtung im Ausland um 15 v.H. des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mehrtägigen Dienstreise.

(2) ¹Die Übernachtungskosten können bei einer Dienstreise, einem Dienstgang und bei einer Fahrtätigkeit als Reisekosten angesetzt und als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber nach Absatz 3 oder § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei ersetzt worden sind. ²Bei Übernachtungen im Inland müssen die Übernachtungskosten grundsätzlich im einzelnen nachgewiesen werden. ³Sie können geschätzt werden, wenn sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind (BFH-Urteil vom 17. 7. 1980 - BStBI 1981 II S. 14). ⁴Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder) angesetzt werden; Absatz 3 Satz 2 zweiter Halbsatz ist anzuwenden. ⁵Die Pauschbeträge sind nicht anzusetzen, wenn sie im Einzelfall zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führen würden, z. B. wenn eine vom Normaltypus abweichende Art der Dienstreise, z. B. Klassenfahrt, nur geringe Übernachtungskosten verursacht (BFH-Urteil vom 11. 5. 1990 - BStBl II S. 777). ⁶Die Pauschbeträge werden vom Bundesminister der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der höchsten Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz bekanntgemacht. ⁷Sie richten sich nach dem Land, das nach Abschnitt 39 Abs. 4 Nr. 2 Buchstaben a und b maßgebend ist. ⁸Für die in der Bekanntmachung nicht erfaßten Länder und Gebiete ist Abschnitt 39 Abs. 4 Satz 2 anzuwenden. ⁹Für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln darf ein Übernachtungsgeld nicht angesetzt werden.

(3) ¹Die Erstattung der Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit keine höheren Beträge erstattet werden, als nach Absatz 2 als Werbungskosten abziehbar wären. ²Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 39 DM steuerfrei zahlen; dies gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten erhalten hat. ³Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine darf der Pauschbetrag nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist. ⁴Bei einer Fahrtätigkeit ist die steuerfreie Zahlung des Pauschbetrags für eine Übernachtung im Fahrzeug nicht zulässig. ⁵Für den Wechsel zwischen der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten und der Pauschbetragszahlung gilt Abschnitt 39 Abs. 8 sinngemäß.

(4) ¹Reisenebenkosten sind unter den Voraussetzungen des Abschnitts 37 Abs. 1 die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für

1.	Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck,

2.	Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner,

3.	Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten nach Abschnitt 38 als Reisekosten anzusetzen sind,

4.	Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken.

²Die Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. ³Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschreitet. ⁴Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen. ⁵Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.