Zu- und Abgang von Mitgliedern / 6 Einsatz des Excel-Szenario-Managers

Ein Szenario ist vergleichbar mit einem Planspiel, mit dessen Hilfe sich das Zusammenspiel unterschiedlicher Faktoren im Hinblick auf Situationen und Entwicklungen abschätzen lässt. Welche Auswirkungen Zu- und Abgänge haben, wenn gleichzeitig die Beiträge geändert werden, kann man darüber hinaus mithilfe des Szenario-Managers analysieren. Dabei handelt es sich um ein Werkzeug, mit dessen Hilfe man sich Schritt für Schritt an eine Lösung für ein konkretes Problem herantasten und Was-wäre-wenn-Analysen durchführen kann. Auf diese Weise finden Sie Antworten auf die unterschiedlichsten Fragen, zum Beispiel: Wie wirken sich Mitgliederrückgänge auf die Vereinseinnahmen aus, wenn gleichzeitig der Beitrag erhöht wird? Oder: Wie werden sich die Einnahmen im Verein entwickeln, wenn die Sponsorenaktivitäten zunehmen und gleichzeitig die Mitgliederzahl steigt?

Um ein Szenario innerhalb einer Excel-Arbeitsmappe durchzuspielen, richtet man zunächst ein Tabellenmodell ein, in dem Werte geändert werden können. Excel ermittelt für den Anwender, in welcher Weise sich die Änderungen auf die Ergebnisse von Formeln im Tabellenblatt auswirken.

Das bedeutet: Bevor man den Szenario-Manager einsetzt, muss zunächst ein Tabellenmodell vorliegen. Dort wird festgelegt, welche Daten variabel – sprich veränderbar – sein sollen. Die allgemeine Vorgehensweise wird nachfolgend an einem einfachen Beispiel erläutert:

Ein Verein arbeitet mit zwei Beitragssätzen:

• Mitglieder unter 21 Jahren zahlen 100 Euro,
• Mitglieder ab 21 Jahren zahlen 200 Euro.

Das Tabellengrundgerüst zeigt Abbildung 6. Mitgliedszahlen und Beiträge sollen veränderbar sein und wurden mit einem hellgrauen Zellhintergrund hinterlegt.

Abb. 6: Die Beispieldaten

Es sollen folgende Fragen beantwortet werden:

Wie hoch ist das Beitragsvolumen am Ende des Jahres bei einer besonders optimistischen und bei einer realistischen Datenkonstellation? In der Praxis würde man mindestens noch eine unrealistische Prognose hinzufügen. Da das Beispiel jedoch nur Demonstrationszwecken genügen muss, wurde aus Vereinfachungsgründen darauf verzichtet. Die für das Beispiel zu verwendenden Werte und Zellpositionen entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle:

Situation/Prognose	Veränderbarer Wert	Zelle	Wert
Realistisch	Mitgliederzahl unter 21	B4	95
Realistisch	Mitgliederzahl ab 21	B5	75
Realistisch	Beitrag unter 21	C4	100
Realistisch	Beitrag ab 21	C5	200
Optimistisch	Mitgliederzahl unter 21	B4	105
Optimistisch	Mitgliederzahl ab 21	B5	85
Optimistisch	Beitrag unter 21	C4	125
Optimistisch	Beitrag ab 21	C5	250

Nachdem Sie alle Vorbereitungen getroffen haben, wird weiter wie folgt verfahren:

1. Der Zellbereich B4:C5 wird markiert. Anschließend klickt man im Menüband Daten in der Gruppe Datentools (Excel 2016: Prognose) nacheinander auf Was-wäre-wenn-Analyse und Szenario-Manager.

2. Über die Schaltfläche Hinzufügen erreicht man das Fenster Szenario hinzufügen. Das aktuelle Beispiel soll eine realistische und optimistische Prognose zeigen. Entsprechend trägt man in das Feld Szenarioname einen Namen – für das Beispiel den Begriff "Realistische Prognose" – ein (s. Abbildung 7). Bei Bedarf besteht noch die Möglichkeit, einen Kommentar zum Szenario zu verfassen. In komplexen Modellen macht dies durchaus Sinn. An dieser Stelle ist das nicht erforderlich.

   Abb. 7: Excel übernimmt in das Feld Veränderbare Zellen die in der Tabelle markierten Zellen.

3. Nachdem man das Fenster über die Schaltfläche OK verlassen hat, erreicht man automatisch das Dialogfeld Szenariowerte. Dort werden die gewünschten Werte für die veränderbaren Zellen eingetragen (s. Abbildung 8).

   Abb. 8: In diesem Dialog werden die gewünschten Werte erfasst.

4. Nachdem man auch das Fenster Szenariowerte über OK geschlossen hat, gelangt man erneut in das Dialogfeld Szenario hinzufügen. Dort wird in das Feld Szenarioname der Begriff "Optimistische Prognose" eingetragen. Diese Prognose soll sich durch besonders positive Mitgliederzahlen und Beitragserhöhungen auszeichnen. Die vorhandenen Werte können durch die entsprechenden Zahlenangaben aus unserer Tabelle überschrieben werden (s. Abb 9).

   Abb. 9: Die Werte der optimistischen Prognose

5. Über OK verlässt man den Dialog und kehrt zurück in das Fenster Szenario-Manager. Einen guten Überblick über die Situation bekommt man, wenn man alle Szenarien auf einen Blick hat. Dann können die verschiedenen Parameter und die daraus resultierenden Ergebnisse verglichen werden.
6. Um einen Bericht zu erstellen, klickt man im Dialogfeld Szenario-Manager auf Zusammenfassung. Man erreicht das Fenster Szenariobericht. Excel erkennt automatisch, dass es um den Gesamtbeitrag in D6 geht.
7. Man wählt unter Berichtstyp die Auswahlvariante Szenariobericht und verlässt das Dialogfeld über OK. Excel generiert einen Übersichtsbericht in einem eigenen Tabellenarbeitsblatt (s. Abb. 10, geringfügig überarbeitet).

Abb. 10: Hier wird eine Übersicht über alle im Vorfeld erfassten Szenarien erstellt.

Zwischen der realistischen Prognose (24.500 Euro) und der optimistischen Pr...