Der Verwalter muss die auf einer Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung eintragen.
Wer mit WEG-Verwaltung zu tun hat, kommt um die Beschluss-Sammlung nicht herum. Seit der WEG-Reform muss in jeder Gemeinschaft eine solche Sammlung geführt werden. Das ergibt sich aus § 24 Abs. 7 WEG. Das Gesetz gebraucht die Schreibweise „Beschluss-Sammlung“. Mitunter wird auch die Schreibweise „Beschlusssammlung“ oder die Bezeichnung „Beschlussbuch“ gebraucht.
Mit Hilfe der Beschluss-Sammlung können sich Wohnungseigentümer und deren Rechtsnachfolger bei Bedarf schnell einen Überblick über die Beschlusslage der WEG verschaffen. Besonders wichtig ist dies für Rechtsnachfolger, denn die Beschlüsse der Wohnungseigentümer wirken gegenüber diesen ohne Eintragung im Grundbuch. Die Beschluss-Sammlung steht neben der Pflicht, von Eigentümerversammlungen Protokolle anzufertigen.
Führen der Beschluss-Sammlung
Im Regelfall führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung. Kommt er dieser Pflicht nicht nach oder führt die Sammlung nicht ordnungsgemäß, ist dies regelmäßig ein wichtiger Grund für seine Abberufung, so § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG.
In welcher Form der Verwalter die Beschluss-Sammlung führt, steht ihm frei. Die Sammlung kann zum Beispiel schriftlich in einem Ordner, aber auch elektronisch in einer Computerdatei oder mithilfe einer Hausverwaltungssoftware geführt werden. Aus Gründen der Praktikabilität empfiehlt es sich, sie mittels EDV zu führen.
Das gehört in die Beschluss-Sammlung
In die Beschluss-Sammlung sind aufzunehmen:
- Beschlüsse, die in Eigentümerversammlungen gefasst wurden; auch solche, mit denen ein Antrag abgelehnt wird. Nur Geschäftsordnungsbeschlüsse, die mit Ende der Versammlung erledigt sind, müssen nicht erfasst werden.
- Umlaufbeschlüsse.
- Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen nach § 43 WEG einschließlich der Entscheidung über die Prozesskosten und die vorläufige Vollstreckbarkeit.
Gerichtliche Vergleiche müssen nicht in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden, können dies aber. Fassen die Wohnungseigentümer einen Beschluss darüber, dass ein Vergleichsvorschlag angenommen werden soll, gehört dieser selbstverständlich in die Beschluss-Sammlung.
Schnelle und vollständige Eintragungen
Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen müssen „unverzüglich“ eingetragen werden. Im Regelfall heißt das, dass Beschlüsse nach bisheriger Rechtsprechung innerhalb einer Woche eingetragen werden müssen. Gleiches gilt für gerichtliche Entscheidungen, die dem Verwalter zugestellt wurden.
Die Beschluss-Sammlung kann ihren Zweck nur erfüllen, wenn sie übersichtlich und ordnungsgemäß geführt ist. Deshalb müssen die Einträge mit Datum versehen sein und eine fortlaufende Nummerierung erhalten. Werden Beschlüsse angefochten, ist dies beim entsprechenden Eintrag zu vermerken, ebenso wenn ein Beschluss vom Gericht für ungültig erklärt wird. Bei Gerichtsentscheidungen sollte der Verfahrensstand gekennzeichnet sein, so dass ersichtlich ist, ob eine Entscheidung rechtskräftig oder ein Rechtsmittel anhängig ist.
Wird ein Beschluss vom Gericht für ungültig erklärt oder hat aus sonstigen Gründen keine Bedeutung mehr, sollte der Verwalter einen Löschungsvermerk anbringen.
Einsicht in die Beschluss-Sammlung
In die Beschluss-Sammlung Einsicht nehmen können alle Wohnungseigentümer, ohne dass sie ein besonderes berechtigtes Interesse darlegen müssen. Dritte können unter Vorlage entsprechender Vollmacht bei berechtigtem Interesse Einsicht nehmen, so zum Beispiel Kaufinteressenten, die sich über die Beschlusslage informieren wollen.
Beschluss-Sammlung der WEG: Muster/Vorlage
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