Kanzleimanagement

Auch elektronische Fristenkalender sind so zu führen, dass nachträgliche Änderungen und Streichungen sichtbar bleiben. Die Fristversäumnis infolge einer versehentlich falsch geänderten Frist ist andernfalls verschuldet.

Eine Kanzlei, die mit hohem personellem und zeitlichem Aufwand die umfangreichen Papierunterlagen digitalisiert, die sie von der Gegenseite erhalten hat, kann sich die dafür angefallenen Kosten nicht erstatten lassen. Dies hat das OLG Brandenburg entschieden. 

Jedes Jahr ab Ende September ist es wieder so weit: Der Startschuss zum Jahresendgalopp ist gefallen und bis mindestens Februar des nächsten Jahres arbeiten alle in der Kanzlei auf Hochtouren. Wie kann Planung dennoch funktionieren?

Es ist wie bei einer Autofahrt: So lange Sie zwar das Ziel kennen, Ihren aktuellen Standort aber nicht, wird das Finden einer optimalen Route schwer werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Kanzlei-Standort bestimmen und entsprechende Maßnahmen planen können, so dass Ihr Kanzleialltag nach und nach "runder" läuft.

Rechtsabteilungen vereinbaren mit den von ihnen beauftragten Anwälten häufig Jahresflatrates, um bei dem Anwaltsrechnungen am Ende des Jahres keine bösen Überraschungen zu erleben. In der Beratung kleinerer Unternehmen oder gar Verbraucher finden sickh entsprechende Anwaltsflatrates seltener.

Sie haben es bestimmt auch schon erlebt: Wenn man mal an einem Fall "dran" bleiben kann, ist man viel schneller fertig. Kein Wunder also, dass wir immer wieder von Kollegen hören, die nach den "normalen" Bürozeiten oder am Wochenende ins Büro gehen, um die "eigentliche" Arbeit in den Griff zu bekommen.

Seit ca. 20 Jahren kann man von Experten hören, dass das papierlose Büro bevorsteht. Der Weg war ein langer, aber nun ist es tatsächliche so weit. Eine Vielzahl von Kanzleien setzt Dokumentenmanagementsysteme ein, und Buchführung Online ist mittlerweile mehr als ein Stichwort, sondern kommt in der Normalität an.

Am wichtigsten ist die Leistungserfassung (LE) für die Kalkulation der Honorare. Eine faire und verursachungsgerechte Honorarpolitik trägt maßgeblich zur Akzeptanz der Honorare durch den Mandanten und die Mitarbeiter bei.

Die "Arbeit der Zukunft" wird seit einigen Jahren immer wieder thematisiert. Aus den Artikeln, Studien und Umfragen kann man den Eindruck gewinnen, es dauere nur noch kurze Zeit bis wir alle von überall aus und jederzeit arbeiten. Das Büro als tatsächlich realer "Ort zum Anfassen" ist danach ein Auslaufmodell.

Der Anwalt ist zwar der Vertreter in allen rechtlichen und damit auch steuerrechtlichen Angelegenheiten. In der Praxis sieht es indes anders aus. In vielen kleinen bis mittelständischen Betrieben genießen die Steuerberater das Vertrauen der Unternehmer. Anwälte müssen vernetzter denken, wenn sie als Berater Nr. 1 wahrgenommen werden wollen.

Sind Sie eher die "Krake", die die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen? Wie werden Sie zum "Leitwolf", der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert? Wir führen Sie in 3 Schritten in das erfolgreiche Delegieren ein.

Das Top-Thema zeigt, wie Steuerkanzleien positive Effekte von Mandantenbefragungen nutzen können. 

Weit über 100 Milliarden E-Mails schickten sich Geschäftsleute im vergangenen Jahr gegenseitig zu. Auch in der Kanzleiwelt ist die E-Mail fester Bestandteil der internen wie externen Kommunikation. Überfüllte Postfächer und das anschließende Abarbeiten der E-Mail-Flut gehören zu den lästigen Alltagsroutinen vieler Anwälte.

Egal, ob als Einzelkämpfer oder Mitglied einer Kanzlei – Anwälte müssen sich in der schieren Masse von Berufsträgern gut vermarkten, wollen sie nicht in der Versenkung verschwinden. Es gilt, ein glaubwürdiges und professionelles Bild von sich solide und sichtbar in der Öffentlichkeit zu verankern. Dies Bild muss dem angestrebten Aufgabenfeld entsprechen und der "Rahmen" darf nicht abgegriffen und lieblos rüberkommen.

"Wenn Sie mit unserer Leistung zufrieden waren, sagen Sie es weiter. Wenn nicht, sagen Sie es uns." Dieser Spruch hängt beim Ausgang einer Steuerberatungskanzlei, und steht bei einigen wenigen Kanzleien sogar auf der Honorarnote.

Mit der Novellierung der ReNoPat–Ausbildungsverordnung, welche am 1.08.2015 in Kraft getreten ist, soll den heutigen Anforderungen einer modernen Kanzlei Rechnung getragen und das Qualitätsniveau der Fachangestellten gesichert werden. Die BRAK appelliert in diesem Zusammenhang auch gleich  an die Anwaltschaft, entsprechend Fachpersonal auszubilden.

In vielen Branchen wie der Lebensmittel- oder Textilindustrie zeigt sich die Einfallslosigkeit der Marketingabteilungen  in immer neuen Preiskämpfen. Das können sich Anwälte nicht erlauben. Mieten, Nebenkosten und Gehälter steigen unaufhaltsam. Fallbearbeitung im Schnellverfahren strafen Richter und Gegenanwälte unerbittlich ab. Um zu überleben, müssen die Advokaten ihre Preise sogar regelmäßig anheben. Aber wie?  

Viele Rechtsanwälte haben das Thema IT-Sicherheit im Kanzleiumfeld bereits im Fokus und sind sich der Gefahren und Folgen von Cyberspionage und Datendiebstahl bewusst. Trotzdem haben noch nicht alle Kanzleien Sicherheitsleitlinien implementiert. Wo gilt es nachzurüsten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf, höchstmögliche Datensicherheit und stabile Online-Verbindungen zu gewährleisten,  um optimal vor Cyberangriffen geschützt zu sein?

Das Bundesarbeitsgericht hat dem Gerichtshof der Europäischen Union gerade die Rechtsfrage zur Vorabentscheidung vorgelegt, ob auch ein Scheinbewerber Anspruch auf Entschädigung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz hat. Anwaltskanzleien seien gewarnt: Kläger in dem Verfahren ist nämlich ein Rechtsanwalt. Wie können Kanzleien sich schützen?

Die Frist ist der Herzschlag der Anwaltskanzlei: Ist der Zugriff auf einen ausschließlich elektronisch geführten Fristenkalender wegen eines technischen Defekts einen ganzen Arbeitstag lang nicht möglich, muss der Anwalt aktiv werden. Wie, das sagt ihm der Bundesgerichtshof in einer neuen Entscheidung.

Die renommierte Wirtschaftskanzlei Hengeler Mueller muss rund 4,5 Millionen Euro Beratungshonorar an den Insolvenzverwalter des früheren Solarzellenherstellers Q-Cells zahlen. Sie hätten zu lange ohne Aussicht auf Erfolg weiter beraten und damit andere Insolvenzgläubiger geschädigt. Das Urteil, sollte es in der nächsten Instanz halten, hat weitreichende Konsequenzen für die Anwaltschaft.

Kanzleimanagement ist kein Selbstzweck und kein Hobby für die Organisationstalente unter den Anwälten. Kanzleiabläufe sollten vor allem aus der Sicht der Mandanten geplant und umgesetzt werden. Im Grunde genommen ist es ganz einfach: Aus der Perspektive der Klienten gehen Qualität und Seriosität über alles.

Der harte Verdrängungswettbewerb bei fortlaufend steigenden Kosten auf dem Rechtsmarkt hält unvermindert an. Kanzleien, denen es an Größe oder Spezialisierung mangelt, stehen dabei schnell mit dem Rücken an der Wand. Dem kann sich nachhaltig nur entziehen, wer eine echte Gewinnstrategie hat und diese konsequent in die Realität umsetzt. Reine Sparsamkeit wird es dauerhaft nicht richten.  

Konkurrenzschutzklauseln, die GmbH-Gesellschafter länger als zwei Jahre an die Kanzlei binden, sind null und nichtig.  Die Konkurrenz unter den 164.000 Anwälten in Deutschland ist hart. Ab wann darf ein Aussteiger aus der Kanzlei sich als Konkurrent betätigen? Dazu hat der BGH jetzt in einer Entscheidung die aus anderen Bereichen bekannte Frist von 2 Jahren für nachvertragliche Wettbewerbsverbote auf GmbH-Gesellschafter in der Anwaltskanzlei übertragen.

Das Rechtsdienstleistungsgesetz weist den Weg zur gebündelten Beratung:  Handwerker, Unternehmensberater, Banken, ja fast alle dürfen Rechtsrat erteilen – zumindest als Nebenleistung. Das mag auf Kosten der Qualität gehen – zu ändern ist diese Öffnung aber wohl kaum noch. Also sollten Anwälte diesen Trend zumindest auch für sich nutzen und sich selbst an die Spitze eines umfassendes Beratungsnetzes für ihre Mandanten setzen.

Mit der Zahlungsmoral der Mandanten ist es oft nicht zum Besten bestellt – sowohl bei gewerblichen wie auch öffentlichen und privaten Mandanten. Deshalb haben viele Kanzleien Schwierigkeiten, ihre Honorarforderungen durchzusetzen. Doch es gibt bessere Wege, als die Forderungen am Ende abzuschreiben und auszubuchen.

Jedes Team ist nur so stark wie sein schwächstes Mitglied. Diese bekannte Regel aus den Mannschaftssportarten gilt vielleicht auch für Anwaltskanzleien. Doch was folgt daraus? Soll man die Schwächen der Schwächsten durch Schulung in Stärken umwandeln?

Lohnt es sich angesichts von über 160.000 Anwältinnen und Anwälten in Deutschland überhaupt noch, eine eigene Kanzlei aufzubauen? Antwort auf diese Frage geben die Preisträger des 7. Soldan Kanzlei-Gründerpreises, der kürzlich an drei Kanzleien vergeben wurde. Die Preisträger eint, dass sie alle den Erfolg in Nischen suchen.

Der Wert einer Kanzlei wird maßgeblich von den Mitarbeitern geprägt. Im Rahmen eines Kanzleiverkaufs will daher eine interne Kommunikationsstrategie wohl überlegt sein.

Wer in seiner Kanzlei seine Alterssicherung sieht, will beim Verkauf seiner Praxis den maximalen Preis erzielen. Spätestens dann rückt der Kanzleiwert ins Zentrum des Interesses.

Bei einem Kanzleiverkauf ist die Gestaltung des Kaufvertrags anspruchsvoll. Wenigen ist etwa bekannt, dass bei einer Zugewinngemeinschaft der Ehegatte den Verkauf torpedieren kann.

Veräußert ein Steuerberater eine Beratungspraxis, die er zusätzlich zu anderen Praxen als völlig selbstständigen Betrieb erworben und selbstständig weitergeführt hat, kann dies eine steuerbegünstigte Teilpraxisveräußerung sein.

Für viele Steuerberater stellt die eigene Kanzlei einen wichtigen Baustein der Altersvorsorge dar. Daher sollte jeder Inhaber eine realistische Vorstellung vom Wert der eigenen Kanzlei haben.

Wer seine Kanzlei verkaufen möchte, findet allerlei Musterverträge dazu. Es gibt jedoch auch spezialisierte Rechtsanwälte. Deren Zuziehung löst zwar Kosten aus, kann aber sinnvoll sein.

In aller Regel verkauft ein Steuerberater nur ein Mal in seinem Leben seine Kanzlei. Bei der Abfassung des Praxisübergabevertrags gilt es vieles zu bedenken.

Das Top-Thema zeigt, warum Steuerkanzleien mit Qualitätsmanagement mehr Effizienz, höhere Zufriedenheit bei Mandanten und die Sicherung der Zukunft der Kanzlei erreichen.

Die Qualität der Mandate spielt für einen potenziellen Neuinhaber eine wesentliche Rolle – ein Blick in die anonymisierte Mandantenliste gibt hier Auskunft.

Mandanten fragen die Möglichkeit eines Erfolgshonorars bei Anwälten sehr selten nach. Das ergab eine repräsentative Umfrage des Soldan Instituts unter Anwälten. Dass dem so ist, verwundert wenig. Denn den meisten Mandanten dürfte die Gesetzesnovelle im Anschluss an ein Machtwort der Verfassungsrichter aus Karlsruhe im Jahr 2008 unbekannt geblieben sein. Anwälte sollten es aber ernst nehmen und das Erfolgshonorar in ihren Instrumentenkasten aufnehmen.

Expansion ist auch für Steuerkanzleien an und für sich eine schöne Sache, doch die Entwicklung von der kleinen zur mittelgroßen Kanzlei müssen auch die Chefs und Mitarbeiter mitgestalten. Hier kann Hilfe von außen nützlich sein.

Neben den Steuerberaterkammern oder aber den Steuerberaterverbänden zählen kommerzielle Vermittler zu den wichtigsten Helfern, wenn es um das Thema Kanzleinachfolge geht.

An den Banken kommen Steuerberater oft nicht vorbei, wenn sie beispielsweise eine Kanzlei neu gründen oder bestehende übernehmen wollen. Je nach Bedarf gibt es eine Vielzahl von Finanzierungsmöglichkeiten.

Schreibt eine Kanzlei erst mal rote Zahlen, wird es schwer, den Karren wieder flott zu bekommen. Für  Kanzleimanager bedeutet das: Sie müssen nicht nur beherzt an der Kostenschraube drehen, es gilt auch, die Einnahmeseite realistisch in den Blick zu nehmen und auf ein gesundes Stundenhonorar zu kommen.

Kosten senken - aber wie? Können den Anwalt ausgebildete Kräfte etwa in den Bereichen Mahn- und Vollstreckungswesen sowie Inkasso entlasten oder ist es sinnvoller, reine Schreibkräfte durch sprachgesteuerte Eingabesysteme für den Computer zu ersetzen? Empfiehlt es sich, nur einen geringen Bestand an eigenen Personal- und Sachmitteln vorzuhalten und im Bedarfsfall Serviceleistungen einzukaufen? Beim Turnaround von in Not geratenen Anwaltskanzleien steckt der Teufel im Detail.

Bereits früh sollten sich Kanzleien um die eigene Zukunft kümmern. Anders als manche herkömmliche Unternehmen sind Steuerkanzleien sehr stark von der Person des Kanzleichefs geprägt, was bei einem Verkauf zum Problem werden könnte.

Viele kleine Kanzleieinheiten und Einzelanwälte kämpfen jährlich um ihr Überleben. Die Rechtsaufklärung über das Internet, aber auch Rechtsdienstleistungsangebote durch Banken, Versicherungen, Verbände und Vereine lassen den Druck im Rechtsmarktkessel steigen. Die Folge: Geschäftsmodelle, die gestern noch funktionierten, sind im Handumdrehen überholt.

Es ist nicht nur eine Kunst, die passenden Käufer und Verkäufer an einen Tisch zu bringen: Wenn noch Einigkeit beim Preis erzielt wird, können sich alle drei Seiten glücklich schätzen - Verkäufer, Käufer und Vermittler.

Treten ehemalige Mitarbeiter oder Mitgesellschafter der Steuerkanzlei kurze Zeit nach der Trennung als Konkurrenten auf, sollte der Ex-Chef vorgesorgt haben. Wie sich Steuerberater vorbereiten, wenn Mandanten abgeworben werden sollen und welche Maßnahmen schützen.

Wer den dritten Lebensabschnitt mit mehr als nur Arbeit verbringen will, sollte sich frühzeitig Gedanken zu einer möglichen Kanzleiübergabe machen. Dabei gibt es eine Reihe wichtiger Aspekte zu beachten.

Steuerexperten arbeiten täglich mit einer Fülle an Informationen: Gesetzestexte, Kommentierungen, Urteile oder Fachartikel. Ergänzt werden diese durch kanzleiinterne Dokumente wie beispielsweise Mustervorlagen. Die Herausforderung besteht darin, schnell und unkompliziert die richtigen Informationen zu finden. Doch wie können Kanzleien ihr Know-how produktiv nutzen? 

Keine Frage: Bei mittlerweile über 160.000 zugelassenen Anwältinnen und Anwälten wird es für den einzelnen Berufsträger immer schwerer, sich aus der Masse hervorzuheben. Selbst Titel, Berufserfahrungen, Branchenkenntnisse und Spezialisierungsgrade nutzen nichts, solange sie nicht im richtigen Umfeld, zur richtigen Zeit und in der richtigen Verpackung kommuniziert werden.

Sie machen alles genau wie immer, doch die Mandanten bleiben aus? Dann ist es höchste Zeit für neue Wege. Und das heißt: Die Verkaufs- und Marketingmaschinerie für Ihre Rechtsdienstleistungen muss aus allen Rohren donnern. Doch die Vorstellung, ein Verkäufer zu sein, weckt in vielen Anwälten nicht gerade Enthusiasmus.

Viele Kanzleichefs verzeichnen hohe Außenstände und gefährden damit ihre Liquidität. Immer mehr Steuerberater setzen daher auf Factoring und verkaufen ihre Forderungen.