24.07.2015 | Serie Kanzleiorganisation: Läuft es in der Kanzlei "rund"?

Optimale IT-Sicherheit für Anwaltskanzleien

Serienelemente
Vorsicht vor Cyber-Attacken! Wie sicher ist die Firewall um Ihre Kanzleidaten?
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Viele Rechtsanwälte haben das Thema IT-Sicherheit im Kanzleiumfeld bereits im Fokus und sind sich der Gefahren und Folgen von Cyberspionage und Datendiebstahl bewusst. Trotzdem haben noch nicht alle Kanzleien Sicherheitsleitlinien implementiert. Wo gilt es nachzurüsten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf, höchstmögliche Datensicherheit und stabile Online-Verbindungen zu gewährleisten,  um optimal vor Cyberangriffen geschützt zu sein?

Anwaltskanzleien und andere Einrichtungen im juristischen Bereich stehen bei Datensicherheit und Datenschutz vor besonderen Herausforderungen. Vor allem die sensiblen Informationen über Mandanten, zum Beispiel Patentanträge eines Unternehmens oder persönliche Besitzverhältnisse von Privatpersonen, sind zwingend zuverlässig zu schützen.

Hat eine Kanzlei mehrere Standorte, müssen diese sicher vernetzt werden und eine zukunftsfähige Sicherheitslösung muss gewährleisten, dass der Datenaustausch zwischen mobilen Geräten, Heimarbeitsplätzen, Kanzleien, Behörden und anderen Institutionen reibungslos funktioniert.

Vertrauen verlangt strenge Sicherheitsvorkehrungen

Mandanten bringen ihren Anwälten ein ungewöhnlich hohes Vertrauen entgegen, das eine „geschützten Kommunikation“ verlangt. Im digitalen Zeitalter funktioniert der Datenaustausch oft auch per E-Mail. Aber was geschieht, wenn ein Hacker die elektronischen Schriftstücke mitlesen kann oder gar gefälschte Nachrichten sendet? Dann ist das Vertrauen der Mandanten schnell verspielt.

Um das Vertrauen zu rechtfertigen, bedarf es einer IT-Sicherheitsstrategie, die mögliche Cyber-Attacken verlässlich abblockt. Diese Vorkehrungen werden von Unternehmensmandanten oft sogar vertraglich eingefordert.

Reale Gefahren und mögliche Einfallstore

Auf digitale Kommunikation per Mobilgerät oder Datentransfer per USB-Stick ist heutzutage jedoch kaum mehr zu verzichten. Wer ausreichende Sicherheitsvorkehrungen und Schutzmechanismen für die entsprechenden Geräte missachtet, öffnet Schadprogrammen und Spionen Tür und Tor.

Beispiel: Zu den bekanntesten Fällen gehört der Virus Cryptowall, der Anfang 2015 bereits in seiner dritten Version in Umlauf gebracht wurde. Er wird per E-Mail oder durch manipulierte Online-Anzeigen verbreitet und kann die Dateien eines Nutzers verschlüsseln.

Die Schadsoftware zeigt anschließend eine Website an, auf der eine Lösegeldzahlung gefordert wird, um die Dateien wieder zu entschlüsseln.

Cyberkriminelle versuchen zudem, Überweisungen auf ihr eigenes Konto umzuleiten oder Computer eines Netzwerkes als Botnet zu nutzen und über dieses massenhaft schadhafte Malware im Namen des Geschädigten zu versenden.

Angreifer schleusen ihre Schadsoftware meist auf zwei Wegen in ein Netzwerk ein:

  • über den Anhang einer E-Mail, die sich zum Beispiel als Rechnung oder Mahnung tarnt,
  • sowie über manipulierte Webseiten. Hier startet schon beim Besuch der Seite unbemerkt das Herunterladen der Malware.

Viele Rechtsanwälte sind sich der Gefahr zwar bewusst, doch für den Einsatz entsprechender Sicherheitsmaßnahmen verfügen sie selbst in der Regel nicht über das nötige IT-Know-how und können aufgrund knapper personeller, zeitlicher oder finanzieller Ressourcen nicht immer externe Dienstleister einbinden. Die Folge sind fehlende Sicherheitsprogramme oder verspätete Aktualisierungen der Software sowie bei selbst installierten Lösungen Unachtsamkeiten bei der Konfiguration.

Anforderungen an die Sicherheitslösung

Datenschutz, gefahrloses Surfen, sichere Anbindung und geschützte Kommunikation sind grundlegende Anforderungen an eine zuverlässige Firewall für Rechtsanwälte und Kanzleien. Die Installation und Bedienung der Sicherheitslösung sollte einfach und komfortabel sein, mit allen technologischen Schnittstellen reibungslos funktionieren sowie für eine weitgehend automatische Aktualisierung der eingesetzten Programme sorgen.

Folgende Schutzmechanismen sollte eine Firewall-Lösung bieten:

  • Sichere E-Mail Kommunikation durch Antivirus-Programm
  • Schutz vor Hacker-Angriffen u.a. durch Antispam-Software
  • Effektive Abwehr von Cyber-Angriffen zum Schutz geschäftlich wichtiger Prozesse und zur Geheimhaltung sensibler Daten
  • Selbsterklärende Funktionen wie visuelles Feedback zu Firewall-Einstellungen und Übersicht aller aktiven Dienste und Netzwerkkonfiguration 

Wichtige Funktionen

Um den individuellen Sicherheitsbedürfnissen von Rechtsanwälten und Kanzleien gerecht zu werden und reibungslose Geschäftsabläufe zu sichern, verfügen moderne Sicherheitslösungen über innovative Features zum zuverlässigen Schutz von Netzwerken und Daten vor Spam, Viren und Malware.

Firewalls bieten zum Beispiel ein Unified Threat Management (UTM), das unterschiedliche Sicherheitsaufgaben auf einer Plattform vereint. Ziel dieses Ansatzes ist es, an einem zentralen Punkt Sicherheit für das gesamte Netzwerk zu erlangen.

Voraussetzung für UTM ist eine Kombination verschiedener Funktionen wie Internet-Gateway, Firewall, Virtual Private Network Gateway, Web-Content- und Virusfilter, Intrusion Detection und Prevention, Spam-Schutz, Quality of Service, Reporting oder einheitlicher Authentifizierung (Single Sign-On).

Mit Hilfe von Verschlüsselungen lassen sich dann alle Kanzleibereiche effektiv vor Angriffen aus dem Netz schützen. Auch Home Offices, Zweigstellen oder mobile Geräte werden sicher angebunden.

Spitze Zugriffsrechte

Mit einer Sicherheitslösung bei der Mitarbeiter nur auf ihre Funktion zugeschnittene Zugriffsrechte erhalten, können sie ausschließlich tatsächlich benötigte sensible Informationen ihrer Mandanten nutzen. Höchstmöglicher Datenschutz wird mit abgesichert vertraulichem Austausch von Mandanteninformationen gewährleistet. 

Hohe Datenverfügbarkeit und Ausfallabsicherung sollten ebenso beachtet werden wie Lösungen die aktuell zertifiziert und garantiert Backdoor-frei sind. Beachtung verdient auch das Siegel „IT Security made in Germany“, das eine in Deutschland geprüfte und zertifizierte Sicherheitslösung gewährleistet.

Fazit:  Das Bewusstsein für die Notwendigkeit, sensible Mandantendaten effektiv zu schützen, ohne die Arbeitsabläufe der Kanzleien dabei zu beeinträchtigen, steigt. Auf technischer Ebene muss jedoch oft noch nachgerüstet werden. Denn nur mit komplexen, anspruchsvollen und zugleich nutzerfreundlichen Sicherheitsmaßnahmen können Netzwerk und Daten effektiv geschützt werden.

Schlagworte zum Thema:  Datensicherheit, Kanzlei, Cyberkriminalität, Kanzleimanagement, Kanzleiorganisation

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