18.09.2015 | Serie Kanzleiorganisation: Läuft es in der Kanzlei "rund"?

Der Anwalt sollte seine E-Mails fest im Griff haben

Serienelemente
Der Anwalts sollte seine E-Mails im Griff haben und nicht umgekehrt
Bild: Haufe Online Redaktion

Weit über 100 Milliarden E-Mails schickten sich Geschäftsleute im vergangenen Jahr gegenseitig zu. Auch in der Kanzleiwelt ist die E-Mail fester Bestandteil der internen wie externen Kommunikation. Überfüllte Postfächer und das anschließende Abarbeiten der E-Mail-Flut gehören zu den lästigen Alltagsroutinen vieler Anwälte.

Doch diese Tätigkeit ist ein echter Konzentrationskiller. Denn von unerwünschter Werbung über nervige Mandanten bis hin zu behördlichen, sachverständigen und gerichtlichen Schreiben landen die unterschiedlichsten E-Mails in dem elektronischen Postfach der Kanzlei.

E-Mails katalogisieren und nur einmal anfassen

Deshalb ist es ratsam, zusammen mit der Sekretärin oder anderen Mitarbeitern die E-Mails zu kategorisieren und in entsprechende Ordner abzulegen.

Beispiel für Ordnername:

  • Bearbeiten,
  • heute noch bearbeiten,
  • später lesen,
  • wichtig, 
  • Mandanten ABC,
  • Wiedervorlage,
  • Newsletter,
  • Archiv etc.

Der Anwalt sollte nur ein- bis zweimal täglich E-Mails sichten, um diese zu beantworten oder wichtige Dokumente zu lesen. Dabei gilt das Prinzip, jede E-Mail nur einmal anzufassen.

Besser keine Filter nutzen

Gewarnt sei ausdrücklich davor, E-Mail-Eingänge nach bestimmten Stichwörtern oder sonstigen Merkmalen zu filtern und so automatisiert bestimmten Geschäftsvorgängen zuzuordnen. Denn derartige Systeme sind meist fehlerbehaftet. Das zeigt schon allein der Spam-Filter, in dem immer wieder wichtige Mails landen, die dort eigentlich nicht hineingehören. Außerdem kann die Sekretärin die eingehenden E-Mails nach Dringlichkeitsstufen selektieren und dem Anwalt die entsprechenden Vorgänge zuleiten.     

Auch Spam-Mails lesen

Selbst Spam-Mails müssen von der Kanzlei überprüft werden. Das Landgericht Bonn hat einen Anwalt zur Zahlung von 90.000 EUR verurteilt, weil er eine E-Mail zu spät an den Mandanten weitergeleitet hatte ( 15 O 189/13). Seine Entschuldigung, dass die Mail in seinem Spam-Ordner gelandet sei, den er nicht täglich kontrolliere, hielt das Gericht für vorgeschoben. Anwälte sollten ihre Qualitätsmanagement-Handbücher um diesen Fall ergänzen. Außerdem sollten sie ihre Büroangestellten über das Urteil informieren und klar anweisen, wer ab sofort die eingehenden Spam-Mails checkt – und zwar täglich.

Angemessene Form wahren

Auch wenn der Tonfall im Mailverkehr und sozialen Netzwerken ein anderer ist – Anwälte sollten sprachlich nicht verwahrlosen und einen zurückhaltenden Tonfall wahren.

  • Es gilt immer im Auge zu behalten, dass E-Mails von Fremden bzw. Unbefugten so leicht zu lesen sind wie Postkarten.
  • Wer das als Anwalt nicht will, muss die Daten verschlüsseln oder das jedenfalls in kritischen Fällen oder auf Verlangen der Mandanten tun.
  • Ansonsten sollten Schreiben immer als Word-Dokument mit Anwaltsbriefkopf im Anhang der E-Mail versendet werden.
  • Das schützt zumindest davor, dass Dritte gleich auf den ersten Blick ihre Nase in Dinge hineinstecken, die sie nichts angehen. 

Vgl. zu dem Thema auch:

Anwalt muss täglich Spam-Ordner überprüfen, um Haftung zu vermeiden

E-Mails sollen sicherer werden

Schlagworte zum Thema:  Mail, E-Mail, Kanzleimanagement, Kanzleiorganisation, Kanzlei

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