Doch diese Tätigkeit ist ein echter Konzentrationskiller. Denn von unerwünschter Werbung über nervige Mandanten bis hin zu behördlichen, sachverständigen und gerichtlichen Schreiben landen die unterschiedlichsten E-Mails in dem elektronischen Postfach der Kanzlei.
E-Mails katalogisieren und nur einmal anfassen
Deshalb ist es ratsam, zusammen mit der Sekretärin oder anderen Mitarbeitern die E-Mails zu kategorisieren und in entsprechende Ordner abzulegen.
Beispiel für Ordnername:
- Bearbeiten,
- heute noch bearbeiten,
- später lesen,
- wichtig,
- Mandanten ABC,
- Wiedervorlage,
- Newsletter,
- Archiv etc.
Der Anwalt sollte nur ein- bis zweimal täglich E-Mails sichten, um diese zu beantworten oder wichtige Dokumente zu lesen. Dabei gilt das Prinzip, jede E-Mail nur einmal anzufassen.
Besser keine Filter nutzen
Gewarnt sei ausdrücklich davor, E-Mail-Eingänge nach bestimmten Stichwörtern oder sonstigen Merkmalen zu filtern und so automatisiert bestimmten Geschäftsvorgängen zuzuordnen. Denn derartige Systeme sind meist fehlerbehaftet. Das zeigt schon allein der Spam-Filter, in dem immer wieder wichtige Mails landen, die dort eigentlich nicht hineingehören. Außerdem kann die Sekretärin die eingehenden E-Mails nach Dringlichkeitsstufen selektieren und dem Anwalt die entsprechenden Vorgänge zuleiten.
Auch Spam-Mails lesen
Selbst Spam-Mails müssen von der Kanzlei überprüft werden. Das Landgericht Bonn hat einen Anwalt zur Zahlung von 90.000 EUR verurteilt, weil er eine E-Mail zu spät an den Mandanten weitergeleitet hatte ( 15 O 189/13). Seine Entschuldigung, dass die Mail in seinem Spam-Ordner gelandet sei, den er nicht täglich kontrolliere, hielt das Gericht für vorgeschoben. Anwälte sollten ihre Qualitätsmanagement-Handbücher um diesen Fall ergänzen. Außerdem sollten sie ihre Büroangestellten über das Urteil informieren und klar anweisen, wer ab sofort die eingehenden Spam-Mails checkt – und zwar täglich.
Angemessene Form wahren
Auch wenn der Tonfall im Mailverkehr und sozialen Netzwerken ein anderer ist – Anwälte sollten sprachlich nicht verwahrlosen und einen zurückhaltenden Tonfall wahren.
- Es gilt immer im Auge zu behalten, dass E-Mails von Fremden bzw. Unbefugten so leicht zu lesen sind wie Postkarten.
- Wer das als Anwalt nicht will, muss die Daten verschlüsseln oder das jedenfalls in kritischen Fällen oder auf Verlangen der Mandanten tun.
- Ansonsten sollten Schreiben immer als Word-Dokument mit Anwaltsbriefkopf im Anhang der E-Mail versendet werden.
- Das schützt zumindest davor, dass Dritte gleich auf den ersten Blick ihre Nase in Dinge hineinstecken, die sie nichts angehen.
