03.04.2014 | Serie Kanzleiorganisation: Läuft es in der Kanzlei "rund"?

Achtung Fristsache! Kontrolle der Kurzwahl reicht beim Fax-Sendebericht nicht

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Bild: Haufe Online Redaktion

Bei der Übermittlung fristgebundener Schriftsätze mittels Telefax muss der Rechtsanwalt durch organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass der Sendebericht nicht nur auf vollständige und fehlerfreie Übermittlung des Textes, sondern auch auf die richtige Empfängernummer kontrolliert wird. Laut BGH reicht dafür die Überprüfung der geräteintern verwendeten Kurzwahl nicht aus.

In dem Fall hatte ein Anwalt für seinen Mandanten Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gegen die Versäumung der Beschwerdebegründungsfrist beantragt. Der Prozeßbevollmächtigte hatte den Schriftsatz verspätet per Telefax gesendet, wobei er die in das Faxgerät eingespeicherte Kurzwahl des Beschwerdegerichts „OLG HRO“ für OLG Hansestadt Rostock verwendete, welche angeblich geräteintern mit der Telefaxnummer des Beschwerdegerichts verknüpft war.

Kontrolle griff zu kurz - Wiedereinsetzungsantrag zurückgewiesen

Der Anwalt brachte vor, durch einen Sendebericht, mit dem die Übermittlung der Sendung an den Empfänger „OLG HRO“ bestätigt worden sei, habe er sich von der ordnungsgemäßen Versendung des Telefaxes überzeugt. Auch andere Sendungen in anderen Rechtsangelegenheiten seien vor und nach der hier streitigen Sendung erfolgreich unter Verwendung der Kurzwahl „OLG HRO“ an das Beschwerdegericht übermittelt worden.

Das OLG Rostock hat den Wiedereinsetzungsantrag zurückgewiesen und die Beschwerde verworfen. Die dagegen gerichtete Rechtsbeschwerde des Antragstellers hatte beim BGH keinen Erfolg.

Anwalt darf sich auf OK-Vermerk im Sendebericht verlassen

 Nach der ständigen Rechtsprechung des BGH gehört es zu den Aufgaben des Verfahrensbevollmächtigten, dafür zu sorgen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig gefertigt wird und innerhalb der Frist bei dem zuständigen Gericht eingeht.

Bedient sich der Verfahrensbevollmächtigte für die Übersendung des Schriftsatzes eines Telefaxgeräts, hat er das seinerseits Erforderliche getan, wenn er bei Verwendung eines funktionsfähigen Sendegeräts und korrekter Eingabe der Empfängernummer so rechtzeitig mit der Übertragung beginnt, dass unter normalen Umständen mit dem Abschluss der Übertragung bei Fristende zu rechnen ist.

Was gehört zur Ausgangskontrolle?

Für die Ausgangskontrolle genügt es, wenn ein vom Faxgerät des Absenders ausgedrucktes Sendeprotokoll die ordnungsgemäße Übermittlung an den Adressaten belegt und dieses vor Fristablauf zur Kenntnis genommen wird.

Trägt der Sendebericht den Vermerk „OK“, kann es einem am Verfahren Beteiligten nicht als schuldhaftes Verhalten angelastet werden, wenn es bei dem elektronischen Übertragungsvorgang dennoch zu Fehlern kommt.

Denn die Wahrscheinlichkeit, dass ein Schriftstück trotz eines mit einem „OK“-Vermerk versehenen Sendeprotokolls den Empfänger nicht erreicht, ist jedenfalls so gering, dass sich der Rechtsanwalt auf den „OK“-Vermerk verlassen darf. 

Kein Vertrauen in ausgewiesene Kurzwahl

Die Ausgangskontrolle muss sich allerdings auch darauf beziehen, dass bei der Versendung des Telefaxes die zutreffende Empfängernummer verwendet wurde.

  • Diese Gewissheit kann das Sendeprotokoll nur vermitteln, wenn es nicht nur eine technisch fehlerfreie Versendung als solche belegt, sondern ebenfalls ausweist, an welche konkrete Empfängernummer das Telefax gesendet wurde.
  • Nur der mit dieser Angabe versehene „OK“-Vermerk kann das Vertrauen auf eine ordnungsgemäße Versendung an den zutreffenden Empfänger begründen.
  • Dem steht ein „OK“-Vermerk, der sich lediglich auf eine im Faxgerät hinterlegte Kurzwahl bezieht, nicht gleich.
  • Denn ein Sendeprotokoll, das nur die verwendete Kurzwahl ausweist, ermöglicht keine verlässliche Überprüfung, ob die mit der Kurzwahl intendierte Empfängernummer tatsächlich angewählt wurde.

Die Verwendung von Kurzwahlnummern birgt gewisse Risiken einerseits von technischen Fehlern bei der geräteinternen Zuordnung der anzuwählenden Nummer, andererseits von Bedienungsfehlern, beispielsweise einer versehentlichen Umprogrammierung der Kurzwahlnummer, gegebenenfalls auch durch andere Gerätebenutzer.

Dass sich eine der möglichen Fehlerquellen verwirklicht haben könnte, lässt sich mit hinreichender Sicherheit nur durch einen Sendebericht ausschließen, der die tatsächlich angewählte Telefaxnummer zu erkennen gibt.

(BGH, Beschluss vom 11.12.2013, XII ZB 229/13).

Schlagworte zum Thema:  Kanzleimanagement, Kanzleiorganisation, Kanzlei

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