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25.01.2016 | Serie Kanzleiorganisation: Läuft es in der Kanzlei "rund"?

Ausgemusterte Bürotechnik als Datenschutzleck für die Anwaltskanzlei

Serienelemente
Ausgemusterte Bürogeräte wie Kopzierer können zur Verletzung des die Schweigepflicht des Anwalts führen
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Innovationszyklen bei Bürogeräten wie Druckern, Kopierern, Scannern und Telefonanlagen werden immer kürzer. Spätestens alle drei bis fünf Jahre werden diese von der Kanzlei zumeist entsorgt. Dabei tut sich eine gefährliche Sicherheitslücke auf.

Bürotechnik kann sich als gefährliche "Plaudertasche" ersweisen. Nicht nur die PCs, selbst Kopierer speichern heute Unmengen sensibler Daten. Und in jeder Kanzlei gibt es sensible und vertrauliche Daten: von Angeboten über Schriftsätze und Verträge mit Mandanten bis hin zu Personalakten oder Konstruktionszeichnungen. Dies alles wird kopiert, gescannt, gedruckt – und dabei eben auch gespeichert. Die Festplatten moderner Kopiergeräte könen bis zu 10.000 Dokumente und mehr archivieren.

Festplatte aus Bürogeräten ausbauen

Um diese Sicherheitslücke zu schließen, sollten die Geräte fachmännisch entsorgt statt über eBay & Co. für kleines Geld verkauft werden.

  • Denn die Gefahr, dass Datendiebe nicht an dem Profigerät selbst, sondern an den darin versteckten Daten interessiert sind, ist recht hoch.
  • Zumindest sollte ein Weiterverkauf nur dann erfolgen, wenn zuvor die Festplatte des Kopierers ausgebaut wurde.
  • Denn selbst das etwaige Löschen der Festplatte ist nicht sicher.

Die Löschung erfolgt nämlich meist nur an der Oberfläche. Der eigentliche Löschvorgang setzt erst mit dem Überschreiben der Daten ein – bisweilen also nie.

Verträge über Bürogeräte anpassen

Da Anwälte oft keine IT-Experten sind, sollten sie sich fachmännisch beraten lassen. Auch in den Kauf- oder Leasingverträgen mit den Bürogerätelieferanten sollten sie darauf achten, dass der Vertragspartner die Geräte nach Ende der Laufzeit zurücknimmt und die  Daten vor jeder weiteren Lagerung und Nutzung der Geräte endgültig löscht – am besten noch in der Kanzlei unter Anwesenheit von Zeugen.

Vor Diebstahl sichern

Moderne Kopiergeräte sind heute meist Teil eines WLAN-Netzwerkes, so dass geschickte Hacker auch über das Firmennetzwerk darauf zugreifen können. Auch hier gilt es, mit IT-Experten etwaige Sicherheitslücken zu schließen und die Software auf neuestem Stand zu halten.

Auch an besondere Diebstahlssicherungen innerhalb der realen Kanzlei ist zu denken. So sollte ein Ausbau der Festplatte von Kopierern nicht so leicht möglich sein.

Vgl. zu dem Thema auch:

 BGH baut die Anwaltshaftung kontinuierlich aus

Social Media in der Anwaltskanzlei

BGH baut die Anwaltshaftung kontinuierlich aus

Datenschutz, Kanzleiorganisation, Büroausstattung, Verschwiegenheitspflicht, Kanzleimanagement, Kanzlei

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