Kanzleimanagement

Was braucht es für eine moderne Kanzlei? Kanzleiinhaber Ulrich Britting spricht im Verhör(t)-Podcast darüber, warum echte Wertschätzung nicht nur ein Schlagwort ist und wie man auch nach Rückschlägen an seinen Werten festhält.

Ab 28.6.2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das digitale Angebote barrierefrei zugänglich machen soll. Kanzleien mit digitalem Angebot sollten zeitnah prüfen, inwieweit ihre Online-Angebote von den neuen Regelungen betroffen sind. 

Welche Tätigkeiten werden in der Steuerkanzlei in Zukunft gefragt sein und wie wirkt sich das auf die Mitarbeiterentwicklung aus?

Fachkräftemangel, demografischer Wandel sowie neue Aufgaben- und Wissensfelder durch die Digitalisierung und die Automatisierung der Buchführung sorgen dafür, dass es immer schwieriger wird, passende Mitarbeiter zu finden.

Digitalisierung der Kanzlei, Fachkräftemangel oder wachsende Anforderungen Ihrer Mandanten: als Steuerberater stehen Sie vor vielen neuen Herausforderungen. Damit Ihnen dafür mehr Zeit bleibt, wollen wir Ihnen bei der Bewältigung der alltäglichen Aufgaben Ihrer Kanzlei unter die Arme greifen.

Um einen Überblick über die strategische Planung, alle relevanten Projekte, Ziele und den jeweiligen Fortschritt in unterschiedlichen Kanzleientwicklungsaktivitäten zu behalten, ist dringend ein schriftliches System – im Sinne eines Kanzleimanagementsystems – erforderlich.

Geradezu zwangsläufig ergibt sich aus einer neuen, für die Zukunft angestrebten strategischen Positionierung, dass die Strukturen und Prozesse der Kanzlei angepasst werden müssen. Je nachdem, auf welchem Niveau von Organisiertheit sich Ihre Kanzlei vor einem Strategieprozess befindet, ergeben sich aus Ihrer Strategie unterschiedliche Teilprojekte der organisationalen Anpassung.

Eine völlig neue Kanzleiidentität und dazu passende Bilder zu entwickeln, ist wohl der wichtigste Schritt der Strategieentwicklung.

In turbulenten, von Komplexität und Unsicherheit geprägten Zeiten wie diesen ist es sicher ratsam, die Bearbeitung der Kanzleistrategie nicht alle paar Jahre als Projekt durchzuführen, sondern in einem kontinuierlichen Fokus zu halten und langfristig in den Alltag und das Handeln der Kanzlei zu integrieren.

Die Serie zeigt, wie Inhaber einer Steuerkanzlei mit den Unsicherheiten und Herausforderungen einer komplexen, dynamischen und im Detail unvorhersehbaren Zukunft umgehen sollten, um die Zukunft Ihrer Steuerkanzlei für sich, Ihre Partner, Mitarbeiter sowie Mandanten positiv und erfolgreich zu gestalten.

Nehmen Sie jetzt an unserem Gewinnspiel teil und gewinnen Sie eine von zwei Kongresskarten für die 58. Münchner Steuerfachtagung am 27. und 28. März 2019.

Woher kommen Ihre neuen Mandanten? In der Regel geschieht dies nach wie vor größtenteils über mündliche Empfehlungen. In Zukunft wird sich das mehr und mehr in Richtung Internet und Social Media verschieben.

Wie wird die Digitalisierung die Steuerabteilungen und Kanzleien verändern – und welche Technologien mischen schon jetzt in der Branche mit? Auf der Tax Technology Conference in Frankfurt a. M. konnten Experten am 27. und 28.11.2018 Antworten auf diese Fragen finden und über Zukunftsprognosen diskutieren.

Um eine klare Aufgabenverteilung und das Erreichen der Kanzleiziele zu gewährleisten, müssen regelmäßig Teambesprechungen sowie Input und Feedback von Seiten der Führungskraft erfolgen. Außerdem sollten Aufgaben so gut wie möglich delegiert werden.

Stolperfallen bei der Umsetzung der Kanzleistrategie lassen sich mit der Auftrags- und Kapazitätsplanung vermeiden. Werden zudem die mit den Kapazitäten verbundenen Kosten sowie mit den Aufträgen verbundenen Umsätze berücksichtigt, erhält man eine Deckungsbeitragsrechnung.​​​​​​​

Unabhängig von Branche, Art und Größe des Unternehmens gibt es 4 entscheidende Gründe, warum Ziele nicht erreicht werden. Das gilt auch für Steuerkanzleien.

Es gilt als Grundlage für das operative Controlling, die Interessen der 3 beteiligten Gruppen – Kanzleileitung, Personal, Mandanten – zu berücksichtigen.

Mit der gezielten Steuerung des Tagesgeschäfts lassen sich Fehler vermeiden, die zu Arbeitsüberlastung, Ressourcenverschwendung und Termindruck führen und die Kanzlei somit in finanzielle Engpässe geraten lassen. Dabei gilt es besonders, stets eine klare Kommunikation zwischen Führungsebene, Personal und Mandanten beizubehalten.

Der 41. Deutsche Steuerberatertag bietet Diskussionen und Informationen zu Fragen des Berufsalltags, hochkarätige Redner und ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm. Haufe verlost 2 Karten für die Tagung.

Im Juli 2018 hat Haufe eine Umfrage unter 656 Mitarbeitern von Steuerkanzleien durchgeführt, in der es um Erwartungen, Chancen und Risiken des digitalen Wandels in Steuerkanzleien ging. Die Ergebnisse liegen jetzt vor.

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) sehen in den Leistungen der Steuerberater im Bereich der Lohn- und Gehaltsbuchführung sowie in der Finanzbuchhaltung eine eigenverantwortlich erbrachte Fachleistung.

Es ist noch nicht ausgemacht, wann den Umsatzballons Buchführung, Steuererklärung und Jahresabschluss durch die den digitalen Wandel die Luft ausgeht. Das kann in 3, 5 oder sogar erst 10 Jahren sein. Doch wer heute nicht damit beginnt, den Umsatzballon Beratung aufzublasen, dem könnte später die Luft dafür fehlen.

Seit dem 25. Mai ist die DSGVO EU-weit unmittelbar geltendes Recht. Sie gilt für Behörden, Unternehmen und Freiberufler, für Konzerne ebenso wie für KMU-Betriebe. Werden ihre Datenschutzbestimmungen verletzt, drohen empfindliche Sanktionen der Datenschutzbehörden, aktuell aber auch Abmahnungen gewerblicher Abmahner oder von der Konkurrenz. Gute Gründe für eine sachkundige Umsetzung der hier zusammengefassten Vorgaben.

Smartphones, Social Media Kanäle wie Facebook und WhatsApp, Chatbots, Mandantenportale - die zwischenmenschliche Kommunikation verlagert sich zunehmend in die digitale Welt und der ein oder andere fragt sich, wo denn da der persönliche Kontakt bleibt.

Die Datenschutzgrundverordnung ist kaum in Kraft, schon hagelt es Abmahnungen. Nun fordert die Union ein Übergangs-Abmahnverbot, um eine kommerziell getriebene Abmahnwelle zu verhindern. Es soll zügig kommen, um das Ausnutzen der DSGVO-Einstiegsphase für sachfremde Interessen und Geschäftsmodelle zu verhindern. Neben Abmahnungen gibt es "echte" DSGVO-Beschwerden bei Datenschutzbehörden wegen großer Internetplattformen.

Die vielfältigen Aspekte des digitalen Wandels in der Steuerberatung sortieren wir für Sie regelmäßig in unserem e-Magazin Steuer 1. Nachdem wir in der letzten Sonderausgabe die digitalen Abläufe in den Kanzleien selbst beleuchtet haben, gehen wir nun den nächsten Schritt und stellen die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten in den Fokus.

Damit Kundenakquise, Strategie und Mitarbeiterführung nicht zu kurz kommen, ist es für Kanzleiinhaber wichtig, das Tagesgeschäft so weit wie möglich - und gewollt - zu delegieren.

Am Beispiel des aktuellen Beratungsthemas "GoBD" zeigen wir Ihnen die 3 Erfolgsfaktoren für die echte Beraterkanzlei. Gerade die neuen Themen bieten Ihnen die optimale Einstiegsmöglichkeit, Beratung wirklich an den Markt zu bringen – hier gibt es noch keine "verbrannte Honorarerde".

Wettbewerbsvorteile haben in Zukunft insbesondere solche Steuerkanzleien, die Digitalisierungs- und New-Work-Ansätze konsequent umsetzen und eine moderne Arbeitswelt bieten. Damit verbunden ist eine ganz neue Sichtweise auf das berufliche Tun.

Digitalisierung wird für Steuerberater und Mandanten langfristig überlebenswichtig sein. Heute aber geht es durchaus noch, "analog" zu leben und zu arbeiten. Wir leben also in einer Übergangsphase, so dass im Gespräch mit Mandanten gute Argumente benötigt werden.

Mit dem Thema Auftragsverarbeitung sollten sich Steuerkanzleien intensiv auseinandersetzen, da es eine hohe praktische Relevanz besitzt und in einem engen Zusammenhang mit der beruflichen Verschwiegenheitspflicht steht.

Das Thema "Auskunftsrechte der Betroffenen" hat es vor der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht in dieser Ausprägung gegeben. Daher gehen wir im Folgenden auf die wesentlichen Punkte dazu ein.

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) hat sich danach erkundigt, ob betriebswirtschaftliche Beratung durch Steuerberater als förderungsfähige Unternehmensberatung gewertet werden kann.

IHK und Handwerkskammern machen das Thema Digitalisierung zunehmend populär, und das Gefühl der Dringlichkeit steigt. So stehen viele Unternehmer vor der Frage, ob und wie sie digitale Prozesse sinnvoll einführen und integrieren können. Steuerberater können hierbei zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Die Stärkung der Betroffenenrechte ist eine der wesentlichen Änderungen, die mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erreicht werden sollen.

Bis Sie vollständig in der digitalen Welt angekommen sind, kann es 1 bis 3 Jahre dauern. Je früher Sie also starten, desto besser. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen sollten.

Im Rahmen der tatsächlichen Umsetzung des Datenschutzes fällt für Steuerkanzleien eine Reihe von Tätigkeiten an. Das Fundament für diese Maßnahmen bildet das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Anwälte sollten sich weder durch Zeitdruck noch von ihren Mandanten von sinnvollen Routinen abhalten lassen. Selbst wenn diese eine weit über dem Rahmen liegende Anwaltsvergütung im Voraus leisten, sollte eine Honorarvereinbarung erfolgen, die den Formvorschriften entspricht. Anderenfalls kann der Vergütungsanspruch auf die gesetzlichen Gebühren beschränkt sein.

Es wurde bereits viel über die bis zum 25.5.2018 umzusetzenden Neuerungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschrieben. Steuerkanzleien, die den Einstieg in den Datenschutz bisher noch nicht gemacht haben, müssen allerdings erst einmal grundlegende Fakten schaffen.

Gerade wenn es um das Thema Digitalisierung geht, kann unter den Mitarbeitern das Gefühl der Überforderung aufkommen oder die Angst, dass man überflüssig oder austauschbar wird. Das wird nicht unbedingt offen ausgesprochen, schwingt aber in den Mitarbeiter-Aussagen oft im Hintergrund mit.

Rechtsanwälte und Notare müssen ab dem 1.1.2018 ein besonderes elektronisches Postfach einrichten. Ab diesem Tag haben weitere genannte Personenkreise und Institutionen einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Für Steuerberater hat die Steuerberaterkammer Sachsen-Anhalt die Rechtslage beurteilt.

Haben Sie in letzter Zeit neue Mitarbeiter gesucht? Und wie viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen die Erfahrung gemacht, dass sich kaum oder unpassende Bewerber gemeldet haben?

Wie Steuerkanzleien sich erfolgreich auf die digitale Zukunft vorbereiten, damit beschäftigt sich die aktuelle Sonderausgabe des E-Magazins Steuer 1.

Ein Anwalt darf im Nebenberuf auch eine Immobilienverwaltung betreiben. Doch darf er beide Berufe in denselben Räumlichkeiten ausüben? Das hatte eine Rechtsanwaltskammer verneint und einem Anwalt deshalb einen belehrenden Hinweis geschickt: Er müsse, zur Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht, beide Berufe räumlich getrennt voneinander ausüben. Was meint der BGH?

Immer wieder wird im Bereich der Compliance mit neuen Regelungen und Bußgeldern gedroht. Bei der Flut an Regulierungen muss sich die Kanzleileitung genau fragen, welches Risiko für den Steuerkanzleibetrieb von neuen Gesetzen ausgeht, um dann sinnvoll und risikoorientiert die begrenzten Ressourcen der Steuerberatungskanzlei zur Schaffung von Compliance zu verteilen.

"Meine Mandanten wollen das mit dieser Digitalisierung auch gar nicht", ist das häufige Fazit eines halbstündigen Gesprächs. "Das sieht alles ganz nett aus, aber für uns ist das wohl nichts." 

Der diesjährige Anwaltstag hat das Thema Innovation durch Digitalisierung durchleuchtet. Alle Experten sind sich einig: Die Legal Technology wird den Anwaltsberuf langfristig nachhaltig verändern. Die Weichen dafür werden heute gestellt und Angst ist dabei kein guter Ratgeber, sie verstellt den Blick auf Chancen und Möglichkeiten.