Kanzleimanagement

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in Steuerkanzleien nachhaltig verändert. Hybrides Arbeiten ist für viele Fachkräfte heute kein Zusatzangebot mehr, sondern eine klare Erwartung an moderne Arbeitgeber. Dieser Wandel erfordert jedoch ein Umdenken in der Kanzleiführung sowie klar definierte Kommunikationsregeln.

Buchungsassistenten, Automatisierung, KI: Steuerkanzleien haben aufgerüstet. Doch wer seine Arbeitsroutinen nicht anfasst, verschenkt den Effekt. Drei Hebel entscheiden, ob der Wandel gelingt.

Die vielfältigen Aspekte des digitalen Wandels in der Steuerberatung sortieren wir für Sie regelmäßig in unserem e-Magazin Steuer 1. Nachdem wir in der letzten Sonderausgabe die digitalen Abläufe in den Kanzleien selbst beleuchtet haben, gehen wir nun den nächsten Schritt und stellen die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten in den Fokus.

Damit Kundenakquise, Strategie und Mitarbeiterführung nicht zu kurz kommen, ist es für Kanzleiinhaber wichtig, das Tagesgeschäft so weit wie möglich - und gewollt - zu delegieren.

Am Beispiel des aktuellen Beratungsthemas "GoBD" zeigen wir Ihnen die 3 Erfolgsfaktoren für die echte Beraterkanzlei. Gerade die neuen Themen bieten Ihnen die optimale Einstiegsmöglichkeit, Beratung wirklich an den Markt zu bringen – hier gibt es noch keine "verbrannte Honorarerde".

Wettbewerbsvorteile haben in Zukunft insbesondere solche Steuerkanzleien, die Digitalisierungs- und New-Work-Ansätze konsequent umsetzen und eine moderne Arbeitswelt bieten. Damit verbunden ist eine ganz neue Sichtweise auf das berufliche Tun.

Digitalisierung wird für Steuerberater und Mandanten langfristig überlebenswichtig sein. Heute aber geht es durchaus noch, "analog" zu leben und zu arbeiten. Wir leben also in einer Übergangsphase, so dass im Gespräch mit Mandanten gute Argumente benötigt werden.

Das Top-Thema zeigt, wie Steuerkanzleien vor dem Hintergrund des digitalen Wandels zusammen mit Ihren Mandanten erfolgreich in die Zukunft steuern.

Mit dem Thema Auftragsverarbeitung sollten sich Steuerkanzleien intensiv auseinandersetzen, da es eine hohe praktische Relevanz besitzt und in einem engen Zusammenhang mit der beruflichen Verschwiegenheitspflicht steht.

Das Thema "Auskunftsrechte der Betroffenen" hat es vor der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht in dieser Ausprägung gegeben. Daher gehen wir im Folgenden auf die wesentlichen Punkte dazu ein.

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) hat sich danach erkundigt, ob betriebswirtschaftliche Beratung durch Steuerberater als förderungsfähige Unternehmensberatung gewertet werden kann.

Warum sollen Mandanten ausgerechnet Ihre Kanzlei wählen? Was unterscheidet Sie von den Kollegen im Ort? Was machen Sie anders oder möglicherweise sogar besser?

IHK und Handwerkskammern machen das Thema Digitalisierung zunehmend populär, und das Gefühl der Dringlichkeit steigt. So stehen viele Unternehmer vor der Frage, ob und wie sie digitale Prozesse sinnvoll einführen und integrieren können. Steuerberater können hierbei zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Die Stärkung der Betroffenenrechte ist eine der wesentlichen Änderungen, die mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erreicht werden sollen.

Bis Sie vollständig in der digitalen Welt angekommen sind, kann es 1 bis 3 Jahre dauern. Je früher Sie also starten, desto besser. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen sollten.

Im Rahmen der tatsächlichen Umsetzung des Datenschutzes fällt für Steuerkanzleien eine Reihe von Tätigkeiten an. Das Fundament für diese Maßnahmen bildet das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Anwälte sollten sich weder durch Zeitdruck noch von ihren Mandanten von sinnvollen Routinen abhalten lassen. Selbst wenn diese eine weit über dem Rahmen liegende Anwaltsvergütung im Voraus leisten, sollte eine Honorarvereinbarung erfolgen, die den Formvorschriften entspricht. Anderenfalls kann der Vergütungsanspruch auf die gesetzlichen Gebühren beschränkt sein.

Es wurde bereits viel über die bis zum 25.5.2018 umzusetzenden Neuerungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschrieben. Steuerkanzleien, die den Einstieg in den Datenschutz bisher noch nicht gemacht haben, müssen allerdings erst einmal grundlegende Fakten schaffen.

Gerade wenn es um das Thema Digitalisierung geht, kann unter den Mitarbeitern das Gefühl der Überforderung aufkommen oder die Angst, dass man überflüssig oder austauschbar wird. Das wird nicht unbedingt offen ausgesprochen, schwingt aber in den Mitarbeiter-Aussagen oft im Hintergrund mit.

Rechtsanwälte und Notare müssen ab dem 1.1.2018 ein besonderes elektronisches Postfach einrichten. Ab diesem Tag haben weitere genannte Personenkreise und Institutionen einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Für Steuerberater hat die Steuerberaterkammer Sachsen-Anhalt die Rechtslage beurteilt.

Haben Sie in letzter Zeit neue Mitarbeiter gesucht? Und wie viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen die Erfahrung gemacht, dass sich kaum oder unpassende Bewerber gemeldet haben?

Wie Steuerkanzleien sich erfolgreich auf die digitale Zukunft vorbereiten, damit beschäftigt sich die aktuelle Sonderausgabe des E-Magazins Steuer 1.

Ein Anwalt darf im Nebenberuf auch eine Immobilienverwaltung betreiben. Doch darf er beide Berufe in denselben Räumlichkeiten ausüben? Das hatte eine Rechtsanwaltskammer verneint und einem Anwalt deshalb einen belehrenden Hinweis geschickt: Er müsse, zur Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht, beide Berufe räumlich getrennt voneinander ausüben. Was meint der BGH?

Immer wieder wird im Bereich der Compliance mit neuen Regelungen und Bußgeldern gedroht. Bei der Flut an Regulierungen muss sich die Kanzleileitung genau fragen, welches Risiko für den Steuerkanzleibetrieb von neuen Gesetzen ausgeht, um dann sinnvoll und risikoorientiert die begrenzten Ressourcen der Steuerberatungskanzlei zur Schaffung von Compliance zu verteilen.

Zu den wesentlichen Herausforderungen von Steuerkanzleien in den nächsten Jahren zählt auch die Implementierung eines der Unternehmensgröße adäquaten Controllingsystems.

Ein gut gemachter Internetauftritt hilft Steuerkanzleien effektiv, bestehende Mandanten zu binden, Weiterempfehlungen zu verstärken und neue Kontakte zu gewinnen.

"Meine Mandanten wollen das mit dieser Digitalisierung auch gar nicht", ist das häufige Fazit eines halbstündigen Gesprächs. "Das sieht alles ganz nett aus, aber für uns ist das wohl nichts." 

Der diesjährige Anwaltstag hat das Thema Innovation durch Digitalisierung durchleuchtet. Alle Experten sind sich einig: Die Legal Technology wird den Anwaltsberuf langfristig nachhaltig verändern. Die Weichen dafür werden heute gestellt und Angst ist dabei kein guter Ratgeber, sie verstellt den Blick auf Chancen und Möglichkeiten.  

Um künftig erfolgreich in der Personalgewinnung zu sein, müssen Steuerkanzleien adäquat auf zwei wichtige Trends reagieren.

Wolf Hirschmann hat mit seinem erfolgreichen Buch "Gebrauchsanweisung für die Zukunft" einen strukturierten Leitfaden für die Entwicklung und Optimierung von Geschäftsmodellen geliefert. In unserem Interview zur Zukunft der Steuerberatung plädiert er für eine Kultur des Tuns.

Das Top-Thema erläutert, wie in Steuerkanzleien das Ziel der Medienbruchfreiheit in den Rechnungs- und Buchführungsprozessen erreicht werden kann.

Der digitale Wandel wird sich auf Steuerkanzleien massiv auswirken. Das hat Karl-Heinz Land – selbst ernannter Digitaler Darwinist, Evangelist und Gründer der Strategieberatung neuland – im letzten Jahr den Teilnehmern des 39. Deutschen Steuerberatertags eindrucksvoll verdeutlicht. Sein Vortrag hat vielen Beratern die Augen geöffnet. Wir haben mit ihm über die Zukunft der Steuerberatung gesprochen.

Im Umgang mit anderen Menschen – übrigens nicht nur mit Mandanten, sondern auch bei Kollegen und Mitarbeitern – kann es helfen, sich mit einem Persönlichkeitsmodell zu beschäftigen.

Ein Interessent meldet sich, um Ihre Kanzlei kennen zu lernen. Nun ist es entscheidend, dass dieser erste direkte Kontakt zum potenziellen Mandanten so professionell wie möglich ausfällt.

Für Verbraucher und Unternehmen ist es normal geworden, in Handel Nachlässe und Rabatte einzufordern. Durch die zunehmende Transparenz und die vielfältigen Möglichkeiten der Informationsbeschaffung wird die Suche nach dem ultimativen Schnäppchen zum Volkssport. Auch die Steuerberaterhonorare sind betroffen.

Dem Berufsstand der Steuerberater geht es gut. Das besagen die die Ergebnisse aus dem Statistischen Berichtssystem für Steuerberater (STAX) 2015. Hierin können erstmals Vergleiche zu den erhobenen Zahlen aus dem Jahr 2012 erstellt werden.

"Ja, dann vielen Dank für das Gespräch. Ich überlege mir das noch mal.“ Potenzielle Mandanten, die so auf ein Erstgespräch mit dem Anwalt reagieren, sind nicht sonderlich überzeugt von dessen Fähigkeiten. Zumindest fehlt ihnen eine gehörige Portion Motivation, die Vollmacht zu erteilen und den Anwaltsvertrag einzugehen.

In vielen Kanzleimitarbeitern schlummern Ideenpotenziale. Oft gelingt es jedoch nicht, diese "Schatztruhe" zu öffnen und systematisch zur Optimierung der Kanzleiabläufe zu nutzen. Mit den folgenden Voraussetzungen und erprobten Methoden gelingt es, die Mitarbeiter zum Mit-Denken und Mit-Gestalten zu bewegen und deren Kreativität zu fördern.

Wie nie zuvor besteht für die Steuerberatungsbranche der von außen getriebene Zwang, die Dienstleistungen in Steuerkanzleien hinsichtlich der Anforderungen von Mandantenbedürfnissen und der Positionierung gegenüber externen Wettbewerbern fortzuentwickeln.

Für den Ernstfall "unzufriedener Mandant" ein kluges Beschwerdemanagement vorzuhalten, ist kein Selbstzweck, es ist eine aktive Marketingstrategie. Sie in der Kanzlei zu implementieren und vorzuleben lohnt sich. Denn es gibt viele belastbare Untersuchungen, die zeigen wie wichtig eine angemessene und gute Behandlung von Reklamationen ist.

In Zeiten des digitalen Wettbewerbs, des Drängens von berufsfremden Unternehmen in die Buchhaltungsdienstleistungen und künftig steigendem Wettbewerb durch e-Governance-Lösungen, ist für Steuerkanzleien eines klar: So weitermachen wie bisher ist keine Option, denn das derzeitige Businessmodell ist nicht zukunftsfest.

Wenn man Termine mit Mandanten vereinbaren möchte, stellen sich mehrere Fragen, die man beantworten können sollte:

Die Zukunft vieler Kanzleien hängt nicht zuletzt vom erfolgreichen Personalmanagement ab. Die Altersstruktur unter den Anwälten sollte ausgewogen sein, damit die Mandanten ihre eigene Generation in der Kanzlei wiederfinden. Manche Mandanten vertrauen lieber dem elder Statesman, andere suchen eher einen Jungdynamiker.

Wer als Spezialist wahrgenommen werden will, kann in Veröffentlichungen jenseits der Fachpresse punkten. Diese Form der Pressearbeit eines Anwalts ist immer auch ehrliche Übersetzungs- und Aufklärungsarbeit. Denn was sich Juristen untereinander an den Kopf werfen, verstehen Mandanten nicht ohne weiteres. Um durchzudringen, ist Umsetzung von Kompliziertem in die Alltagssprache gefragt.

Um Mandate zu gewinnen und sein persönliches Image und das Ansehen seiner Kanzlei zu steigern, sollte der Anwalt nicht nur gelegentlich in Fachzeitschriften glänzen. Auch ein seriöser, aber gut lesbarer Aufsatz in populären Medien sorgt für Sichtbarkeit und kann Kompetenz vermitteln. Er darf allerdings nicht an der Zielgruppe vorbei konzipiert sein.

Pünktlichkeit, Genauigkeit und Ehrlichkeit sind die Tugenden, die der Kanzleimanager von seinen Mitarbeitern einfordern darf und muss. Denn ohne Fleiß kein Preis und kein Drehtüreffekt bei Mandanten. Und der Weg zum Reichtum führt in der Rechtsberatung direkt über die Servicekultur. Doch was ist guter Service und was ist sein Gegenteil?

Auch wenn das BVerfG kürzlich den § 59a der BRAO für teilweise verfassungswidrig erklärt hat, dürfte das anwaltliche Gesellschaftsrecht ein Closed Shop bleiben. Die Zusammenarbeit mit nicht verkammerten Berufen bleibt ein Tabu. Auch bei Anwälten ist die Angst vor aufmüpfigen Heuschrecken und branchenfremden Quertreibern längst nicht überwunden. Doch jüngere Anwälte sind offener für zukunftsweisende Zusammenarbeitsmodelle.

38 % der 150 größten Rechtsabteilungen haben ihr Budget gegenüber dem Vorjahr noch einmal erhöht. So steht es im Rechtsabteilungs-Report 2015/16  der Unternehmensberatung Otto Henning. Doch daraus sollten Anwälte keine falschen Schlüsse ziehen: Betriebe achten hierzulande mehr denn je auf die Kosten. Das gilt vor allem , wenn sie den Nutzen der Gegenleistung nicht klar messen können und trifft auch die Anwälte.

Die Wirtschaft brummt. Manager und Mitarbeiter in den Unternehmen laufen global um die Wette. Doch das jahrelange Laufen unter Volldampf hat seinen Preis: Irgendwann sind die Akteure ausgepumpt. Es geht ihnen die Luft oder die Lust aus. Burnout, Leistungsschwäche oder Umorientierung zeichnen sich ab – manchmal auch bei Anwälten. Darauf sollte Kanzleien menschlich und vertraglich vorbereitet sein.

Demotivierte Mitarbeiter verhindern in Kanzleien nicht nur das Wachstum. Sie sind darüber hinaus eine ständige Gefahrenquelle, weil sie mindere Qualität abliefern. Teamarbeit und Teambuilding müssen also in Kanzleien groß geschrieben werden. Gute Führung und unternehmerisches Denken sind wichtig, doch auch auf die Mannschaft als Ganzes kommt es an!

Wer kennt sie nicht, die älteren Herren mit silberner Haarpracht, die noch in hohem Alter dem Anwaltsberuf nachgehen. So schön es ist, diese Elder Statesmen bei bester Gesundheit ihren beruflichen Pflichten nachgehen zu sehen – zur Regel sollte man das Arbeiten bis zum Umfallen nicht machen.

In den meisten Anwaltskanzleien dreht sich alles um die Anwälte und ihre Mandanten. Doch viele erfolgreiche Kanzleien würden nicht funktionieren, wenn dahinter nicht ein starkes Backoffice stünde – von der Rezeptionistin über die Schreibkraft bis hin zur ReNo-Fachangestellten und den PR- und Marketingleuten.