Kanzleimanagement

Ab 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das digitale Angebote barrierefrei zugänglich machen soll. Kanzleien mit digitalem Angebot sollten zeitnah prüfen, inwieweit ihre Online-Angebote von den neuen Regelungen betroffen sind. 

Mit KI schaltet die Digitalisierung der Steuerbranche einen Gang höher. Abläufe werden schneller, besser, effizienter. Doch wie wird KI heute in Steuerkanzleien konkret eingesetzt und was bedeutet das für die Steuerberater? Wir haben uns in der Branche umgehört und interessante Einblicke zusammengetragen.

Wolf Hirschmann hat mit seinem erfolgreichen Buch "Gebrauchsanweisung für die Zukunft" einen strukturierten Leitfaden für die Entwicklung und Optimierung von Geschäftsmodellen geliefert. In unserem Interview zur Zukunft der Steuerberatung plädiert er für eine Kultur des Tuns.

Der digitale Wandel wird sich auf Steuerkanzleien massiv auswirken. Das hat Karl-Heinz Land – selbst ernannter Digitaler Darwinist, Evangelist und Gründer der Strategieberatung neuland – im letzten Jahr den Teilnehmern des 39. Deutschen Steuerberatertags eindrucksvoll verdeutlicht. Sein Vortrag hat vielen Beratern die Augen geöffnet. Wir haben mit ihm über die Zukunft der Steuerberatung gesprochen.

Für Verbraucher und Unternehmen ist es normal geworden, in Handel Nachlässe und Rabatte einzufordern. Durch die zunehmende Transparenz und die vielfältigen Möglichkeiten der Informationsbeschaffung wird die Suche nach dem ultimativen Schnäppchen zum Volkssport. Auch die Steuerberaterhonorare sind betroffen.

Dem Berufsstand der Steuerberater geht es gut. Das besagen die die Ergebnisse aus dem Statistischen Berichtssystem für Steuerberater (STAX) 2015. Hierin können erstmals Vergleiche zu den erhobenen Zahlen aus dem Jahr 2012 erstellt werden.

"Ja, dann vielen Dank für das Gespräch. Ich überlege mir das noch mal.“ Potenzielle Mandanten, die so auf ein Erstgespräch mit dem Anwalt reagieren, sind nicht sonderlich überzeugt von dessen Fähigkeiten. Zumindest fehlt ihnen eine gehörige Portion Motivation, die Vollmacht zu erteilen und den Anwaltsvertrag einzugehen.

In vielen Kanzleimitarbeitern schlummern Ideenpotenziale. Oft gelingt es jedoch nicht, diese "Schatztruhe" zu öffnen und systematisch zur Optimierung der Kanzleiabläufe zu nutzen. Mit den folgenden Voraussetzungen und erprobten Methoden gelingt es, die Mitarbeiter zum Mit-Denken und Mit-Gestalten zu bewegen und deren Kreativität zu fördern.

Wie nie zuvor besteht für die Steuerberatungsbranche der von außen getriebene Zwang, die Dienstleistungen in Steuerkanzleien hinsichtlich der Anforderungen von Mandantenbedürfnissen und der Positionierung gegenüber externen Wettbewerbern fortzuentwickeln.

Für den Ernstfall "unzufriedener Mandant" ein kluges Beschwerdemanagement vorzuhalten, ist kein Selbstzweck, es ist eine aktive Marketingstrategie. Sie in der Kanzlei zu implementieren und vorzuleben lohnt sich. Denn es gibt viele belastbare Untersuchungen, die zeigen wie wichtig eine angemessene und gute Behandlung von Reklamationen ist.

In Zeiten des digitalen Wettbewerbs, des Drängens von berufsfremden Unternehmen in die Buchhaltungsdienstleistungen und künftig steigendem Wettbewerb durch e-Governance-Lösungen, ist für Steuerkanzleien eines klar: So weitermachen wie bisher ist keine Option, denn das derzeitige Businessmodell ist nicht zukunftsfest.

Wenn man Termine mit Mandanten vereinbaren möchte, stellen sich mehrere Fragen, die man beantworten können sollte:

Die Zukunft vieler Kanzleien hängt nicht zuletzt vom erfolgreichen Personalmanagement ab. Die Altersstruktur unter den Anwälten sollte ausgewogen sein, damit die Mandanten ihre eigene Generation in der Kanzlei wiederfinden. Manche Mandanten vertrauen lieber dem elder Statesman, andere suchen eher einen Jungdynamiker.

Wer als Spezialist wahrgenommen werden will, kann in Veröffentlichungen jenseits der Fachpresse punkten. Diese Form der Pressearbeit eines Anwalts ist immer auch ehrliche Übersetzungs- und Aufklärungsarbeit. Denn was sich Juristen untereinander an den Kopf werfen, verstehen Mandanten nicht ohne weiteres. Um durchzudringen, ist Umsetzung von Kompliziertem in die Alltagssprache gefragt.

Um Mandate zu gewinnen und sein persönliches Image und das Ansehen seiner Kanzlei zu steigern, sollte der Anwalt nicht nur gelegentlich in Fachzeitschriften glänzen. Auch ein seriöser, aber gut lesbarer Aufsatz in populären Medien sorgt für Sichtbarkeit und kann Kompetenz vermitteln. Er darf allerdings nicht an der Zielgruppe vorbei konzipiert sein.

Pünktlichkeit, Genauigkeit und Ehrlichkeit sind die Tugenden, die der Kanzleimanager von seinen Mitarbeitern einfordern darf und muss. Denn ohne Fleiß kein Preis und kein Drehtüreffekt bei Mandanten. Und der Weg zum Reichtum führt in der Rechtsberatung direkt über die Servicekultur. Doch was ist guter Service und was ist sein Gegenteil?

Auch wenn das BVerfG kürzlich den § 59a der BRAO für teilweise verfassungswidrig erklärt hat, dürfte das anwaltliche Gesellschaftsrecht ein Closed Shop bleiben. Die Zusammenarbeit mit nicht verkammerten Berufen bleibt ein Tabu. Auch bei Anwälten ist die Angst vor aufmüpfigen Heuschrecken und branchenfremden Quertreibern längst nicht überwunden. Doch jüngere Anwälte sind offener für zukunftsweisende Zusammenarbeitsmodelle.

38 % der 150 größten Rechtsabteilungen haben ihr Budget gegenüber dem Vorjahr noch einmal erhöht. So steht es im Rechtsabteilungs-Report 2015/16  der Unternehmensberatung Otto Henning. Doch daraus sollten Anwälte keine falschen Schlüsse ziehen: Betriebe achten hierzulande mehr denn je auf die Kosten. Das gilt vor allem , wenn sie den Nutzen der Gegenleistung nicht klar messen können und trifft auch die Anwälte.

Die Wirtschaft brummt. Manager und Mitarbeiter in den Unternehmen laufen global um die Wette. Doch das jahrelange Laufen unter Volldampf hat seinen Preis: Irgendwann sind die Akteure ausgepumpt. Es geht ihnen die Luft oder die Lust aus. Burnout, Leistungsschwäche oder Umorientierung zeichnen sich ab – manchmal auch bei Anwälten. Darauf sollte Kanzleien menschlich und vertraglich vorbereitet sein.

Demotivierte Mitarbeiter verhindern in Kanzleien nicht nur das Wachstum. Sie sind darüber hinaus eine ständige Gefahrenquelle, weil sie mindere Qualität abliefern. Teamarbeit und Teambuilding müssen also in Kanzleien groß geschrieben werden. Gute Führung und unternehmerisches Denken sind wichtig, doch auch auf die Mannschaft als Ganzes kommt es an!

Wer kennt sie nicht, die älteren Herren mit silberner Haarpracht, die noch in hohem Alter dem Anwaltsberuf nachgehen. So schön es ist, diese Elder Statesmen bei bester Gesundheit ihren beruflichen Pflichten nachgehen zu sehen – zur Regel sollte man das Arbeiten bis zum Umfallen nicht machen.

In den meisten Anwaltskanzleien dreht sich alles um die Anwälte und ihre Mandanten. Doch viele erfolgreiche Kanzleien würden nicht funktionieren, wenn dahinter nicht ein starkes Backoffice stünde – von der Rezeptionistin über die Schreibkraft bis hin zur ReNo-Fachangestellten und den PR- und Marketingleuten.

Viele Anwälte definieren sich nach wie vor fast ausschließlich über ihr fachliches Wissen. Umso erstaunter nehmen sie oft zur Kenntnis, dass ehemalige Kommilitonen, die als Studenten von ihnen "gecoacht" wurden, nun beruflich an ihnen vorbeiziehen. Was sie nicht bedenken: Service sticht nicht selten fachliche Expertise, schlechter Kanzlei-Service zieht das inhaltlich gute Ergebnis in der Mandantenwahrnehmung manchmal herunter.

Unser Whitepaper gibt Ihnen praktische Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kanzleiarbeit noch effizienter zu gestalten. Behandelt werden folgende Themen:

Es ist einigermaßen erschreckend, dass Amtsrichter Durchsuchungsbeschlüsse von Anwaltskanzleien auf reine Vermutungen stützen. Das Landgericht Rostock hat einem allzu flink unterschreibenden Amtsrichter gehörig die Leviten gelesen.

Von der Solokanzlei über die Fünf-Mann-Sozietät bis hin zur Großkanzlei – vom Stil des Kanzleimanagers hängt ab, wie sich die Kanzlei entwickelt, wie zufrieden Mitarbeiter und Mandanten sind, wie zukunftsfähig das Konzept ist und wieviel die Protagonisten verdienen.

Die Innovationszyklen bei Bürogeräten wie Druckern, Kopierern, Scannern und Telefonanlagen werden immer kürzer. Spätestens alle drei bis fünf Jahre werden diese von der Kanzlei zumeist entsorgt. Dabei tut sich eine gefährliche Sicherheitslücke auf.

Noch viel zu selten und inkonsequent nutzen Anwälte Haushaltswerbung für die erfolgreiche Akquise neuer Mandanten. Dabei lassen sich potenzielle Mandanten kaum besser ansprechen als über Papier – und das gerade in Zeiten, in denen alle über Digitalisierung reden.

Haben sich mehrere Anwälte in einer Sozietät zusammengeschlossen, stellt sich die Frage, wer neu anfragende Mandanten betreut und dem richtigen Sachbearbeiter zuführt. Doch vorher ist erst noch eine wichtige Aufgabe zu erledigen: Die Prüfung von Interessenkonflikten aller Art.

Jedes Jahr ab Ende September ist es wieder so weit: Der Startschuss zum Jahresendgalopp ist gefallen und bis mindestens Februar des nächsten Jahres arbeiten alle in der Kanzlei auf Hochtouren. Wie kann Planung dennoch funktionieren?

Es ist wie bei einer Autofahrt: So lange Sie zwar das Ziel kennen, Ihren aktuellen Standort aber nicht, wird das Finden einer optimalen Route schwer werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Kanzlei-Standort bestimmen und entsprechende Maßnahmen planen können, so dass Ihr Kanzleialltag nach und nach "runder" läuft.

Rechtsabteilungen vereinbaren mit den von ihnen beauftragten Anwälten häufig Jahresflatrates, um bei dem Anwaltsrechnungen am Ende des Jahres keine bösen Überraschungen zu erleben. In der Beratung kleinerer Unternehmen oder gar Verbraucher finden sickh entsprechende Anwaltsflatrates seltener.

Sie haben es bestimmt auch schon erlebt: Wenn man mal an einem Fall "dran" bleiben kann, ist man viel schneller fertig. Kein Wunder also, dass wir immer wieder von Kollegen hören, die nach den "normalen" Bürozeiten oder am Wochenende ins Büro gehen, um die "eigentliche" Arbeit in den Griff zu bekommen.

Seit ca. 20 Jahren kann man von Experten hören, dass das papierlose Büro bevorsteht. Der Weg war ein langer, aber nun ist es tatsächliche so weit. Eine Vielzahl von Kanzleien setzt Dokumentenmanagementsysteme ein, und Buchführung Online ist mittlerweile mehr als ein Stichwort, sondern kommt in der Normalität an.

Am wichtigsten ist die Leistungserfassung (LE) für die Kalkulation der Honorare. Eine faire und verursachungsgerechte Honorarpolitik trägt maßgeblich zur Akzeptanz der Honorare durch den Mandanten und die Mitarbeiter bei.

Die "Arbeit der Zukunft" wird seit einigen Jahren immer wieder thematisiert. Aus den Artikeln, Studien und Umfragen kann man den Eindruck gewinnen, es dauere nur noch kurze Zeit bis wir alle von überall aus und jederzeit arbeiten. Das Büro als tatsächlich realer "Ort zum Anfassen" ist danach ein Auslaufmodell.

Der Anwalt ist zwar der Vertreter in allen rechtlichen und damit auch steuerrechtlichen Angelegenheiten. In der Praxis sieht es indes anders aus. In vielen kleinen bis mittelständischen Betrieben genießen die Steuerberater das Vertrauen der Unternehmer. Anwälte müssen vernetzter denken, wenn sie als Berater Nr. 1 wahrgenommen werden wollen.

Sind Sie eher die "Krake", die die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen? Wie werden Sie zum "Leitwolf", der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert? Wir führen Sie in 3 Schritten in das erfolgreiche Delegieren ein.

Weit über 100 Milliarden E-Mails schickten sich Geschäftsleute im vergangenen Jahr gegenseitig zu. Auch in der Kanzleiwelt ist die E-Mail fester Bestandteil der internen wie externen Kommunikation. Überfüllte Postfächer und das anschließende Abarbeiten der E-Mail-Flut gehören zu den lästigen Alltagsroutinen vieler Anwälte.

Egal, ob als Einzelkämpfer oder Mitglied einer Kanzlei – Anwälte müssen sich in der schieren Masse von Berufsträgern gut vermarkten, wollen sie nicht in der Versenkung verschwinden. Es gilt, ein glaubwürdiges und professionelles Bild von sich solide und sichtbar in der Öffentlichkeit zu verankern. Dies Bild muss dem angestrebten Aufgabenfeld entsprechen und der "Rahmen" darf nicht abgegriffen und lieblos rüberkommen.

Mit der Novellierung der ReNoPat–Ausbildungsverordnung, welche am 1.08.2015 in Kraft getreten ist, soll den heutigen Anforderungen einer modernen Kanzlei Rechnung getragen und das Qualitätsniveau der Fachangestellten gesichert werden. Die BRAK appelliert in diesem Zusammenhang auch gleich  an die Anwaltschaft, entsprechend Fachpersonal auszubilden.

Als Steuerberater stehen Sie vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen Honorare nicht nur richtig abrechnen, um sich unangreifbar zu machen. Sie müssen auch für Ihre Leistungen werben, um das Honorar gegenüber Ihren Mandanten durchsetzen zu können.

In vielen Branchen wie der Lebensmittel- oder Textilindustrie zeigt sich die Einfallslosigkeit der Marketingabteilungen  in immer neuen Preiskämpfen. Das können sich Anwälte nicht erlauben. Mieten, Nebenkosten und Gehälter steigen unaufhaltsam. Fallbearbeitung im Schnellverfahren strafen Richter und Gegenanwälte unerbittlich ab. Um zu überleben, müssen die Advokaten ihre Preise sogar regelmäßig anheben. Aber wie?  

Viele Rechtsanwälte haben das Thema IT-Sicherheit im Kanzleiumfeld bereits im Fokus und sind sich der Gefahren und Folgen von Cyberspionage und Datendiebstahl bewusst. Trotzdem haben noch nicht alle Kanzleien Sicherheitsleitlinien implementiert. Wo gilt es nachzurüsten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf, höchstmögliche Datensicherheit und stabile Online-Verbindungen zu gewährleisten,  um optimal vor Cyberangriffen geschützt zu sein?

Das Bundesarbeitsgericht hat dem Gerichtshof der Europäischen Union gerade die Rechtsfrage zur Vorabentscheidung vorgelegt, ob auch ein Scheinbewerber Anspruch auf Entschädigung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz hat. Anwaltskanzleien seien gewarnt: Kläger in dem Verfahren ist nämlich ein Rechtsanwalt. Wie können Kanzleien sich schützen?

Die Frist ist der Herzschlag der Anwaltskanzlei: Ist der Zugriff auf einen ausschließlich elektronisch geführten Fristenkalender wegen eines technischen Defekts einen ganzen Arbeitstag lang nicht möglich, muss der Anwalt aktiv werden. Wie, das sagt ihm der Bundesgerichtshof in einer neuen Entscheidung.

Die renommierte Wirtschaftskanzlei Hengeler Mueller muss rund 4,5 Millionen Euro Beratungshonorar an den Insolvenzverwalter des früheren Solarzellenherstellers Q-Cells zahlen. Sie hätten zu lange ohne Aussicht auf Erfolg weiter beraten und damit andere Insolvenzgläubiger geschädigt. Das Urteil, sollte es in der nächsten Instanz halten, hat weitreichende Konsequenzen für die Anwaltschaft.