Teil 4 - Digitalisierung der Zusammenarbeit mit Mandanten

Die digitale Zusammenarbeit ist an vielen Stellen noch ungewohnt – sowohl für die Kanzlei als auch für den Mandanten. Und da spielen nicht nur EDV-technische Aspekte eine wichtige Rolle im Zusammenarbeits-Alltag. 

Hier die wichtigsten Punkte, die Sie mit Ihren Mandanten klären sollten bevor Sie in eine digitale Zusammenarbeit einsteigen:

1. Datenqualität

Format/Vollständigkeit/Konsistenz, Lesbarkeit bei gelieferten Datensätzen

• eine Datei pro Beleg
• schwarz/weiß, 150/300 dpi
• gerade scannen
• Scannerempfehlung ausgeben/Scanner schenken/einrichten
• Format pdf oder tif, einheitliches Format
• Folie für Kleinbelege
• Tackern verboten!
• keine Beschriftungen per Hand
• Doppelerfassung vermeiden, z. B. durch Stempel
• Datenkonsistenz (alles vollständig und richtig?) Sache des Mandanten
• Dokumentation der ankommenden Daten durch Kanzlei

Wer scannt?

• Alternative 1: Mandant scannt im Betrieb
• Alternative 2: Kanzlei scannt (u. u. durch Hilfskräfte)
• Alternative 3: Mandant scannt in Kanzlei
• Anleitung/ Checkliste für Mandant
• Problemfelder: Ordnung sicher stellen, z. B . durch Pendelordner als Scan-Vorbereitung; welche Belege werden für Fibu gescannt, welche bitte nicht (Steuerbescheide); Belege ohne Klammern (wenn doch, einfach obere Ecke abreißen statt mühsam entklammern).

2. Termine/ Bearbeitungszeit/ Durchlaufzeit

Anlieferungstermin durch Mandant

• Späteste mögliche Anlieferung der Belege
• Strafzuschläge bei Verspätung?
• Keine Fristgarantie bei verspäteter/fehlerhafter Anlieferung

Tipp: Erinnerung über SMS oder Whats App

Abgabe durch Kanzlei

• Welchen Termin können wir "garantieren"?

3. Kommunikationswege

In welcher Form werden die digitalen Daten "angeliefert"?

• Alternativen: Mail (Verschlüsselung!), Portal, USB (Virenschutz!), DVD, Beleg-App
• einen Standard-Weg vorgeben um Übersichtlichkeit zu gewährleisten
• Tipp: Eine spezielle E-Mail-Adresse für Belege.

Wie kommunizieren wir über Bereitstellung und Fertigstellung?

• mögliche Kanäle: E-Mail, Telefon, Whats App, SMS
• schriftliche Erlaubnis zum Versenden unverschlüsselter Mails

4. Datensicherheit, Datenschutz und Archivierung

Wer trifft welche Maßnahmen?

• Wer archiviert die Daten, wie sieht der Zugriff für wen aus?
• Übernimmt Kanzlei endgültige Aufbewahrung?
• Was passiert bei Mandatswechsel?
• Verschlüsselung der Daten

5. Auftragsumfang

Ersteinrichtung/technischer Support

• Wer macht das? Kanzlei/ externer Dienstleister

Welche Prüfungen sind Auftragsgegenstand

• Wer macht was?
• Kontrolle Vorkontierung
• Plausibilitätskontrollen/ Stichproben
• Prüfung Vollständigkeit Rechnungsnummern
• Kontrolle über Prüfsummen z. B. bei Warenwirtschaft
• Zahlungsfristen mitteilen/ überwachen?
• Sonder-Dienstleistungen definieren (z. B. Mahnwesen, Zahlungsverkehr, § 13b UStG, Auslandsgeschäfte)
• Welche Belege/Infos brauchen wir zusätzlich?

6. Auswertungs-Quantität und – Qualität

• Informationsbedarf des Mandanten
• Art der Auswertungen (Zahlen/ Grafiken?)
• Weg der Bereitstellung
• Verschlüsselung

Sinnvoll ist es auch, die Ergebnisse der gemeinsamen Überlegungen zumindest kurz schriftlich fest zu halten – etwa im Rahmen einer Auftragsbestätigung.

Für Ihre Kalkulation erhalten Sie wertvolle Informationen und für das Honorargespräch ist klar, was der Mandant an Dienstleistungen von Ihnen erhalten möchte. 

Egal ob Sie digital oder "analog" (also über Papier) mit Ihrem Mandanten zusammenarbeiten, ist es sinnvoll, sich gemeinsam über die genannten Punkte Gedanken zu machen, damit die Partnerschaft auf Augenhöhe und Ihre Kalkulation gut funktionieren.