07.01.2016 | Serie Mandant im Fokus

Die Mandatsannahme richtig organisieren

Serienelemente
Kanzleimanagement: Mandat richtig starten und durchplanen
Bild: PhotoAlto

Haben sich mehrere Anwälte in einer Sozietät zusammengeschlossen, stellt sich die Frage, wer neu anfragende Mandanten betreut und dem richtigen Sachbearbeiter zuführt. Doch vorher ist erst noch eine wichtige Aufgabe zu erledigen: Die Prüfung von Interessenkonflikten aller Art.

Interessenkonflikte bei der Übernahme von Mandaten können fatale Folgen haben. Schon nach § 43 a Abs. 4 BRAO darf der Rechtsanwalt keine widerstreitenden Interessen vertreten. Nach wird dies § 356 StGB strafrechtlich sanktioniert und § 3 BORA konkretisiert dieses Verbot und weitet es auf Berufsausübungsgemeinschaften aus. Dies Vorgaben sollen das Vertrauen des Rechtssuchenden in den Anwalt und dessen (innere) Unabhängigkeit sowie die Geradlinigkeit der Berufsausübung sichern.

Interessenkonflikte nicht immer offenkundig

Doch Interessenkonflikte sind nicht immer auf den ersten Blick offenkundig, insbesondere in einem größeren Kanzleiverbund, zumal es nicht nur berufsrechtliche, sondern auch unternehmerische und strategische Konflikte geben kann. Das bedeutet, das insbesondere komplexere Mandatsannahmen nur durch kompetente Berufsträger mit einem detaillierten Überblick über die Mandate und Geschäftsbeziehungen der Kanzlei erfolgen sollten. Das sind in aller Regel vor allem die Partner der Kanzlei selbst. Denn nur sie können den Umfang des jeweiligen Mandats richtig einschätzen und rechtliche oder auch geschäftliche Interessenkonflikte zuverlässig überprüfen.

Annahmeprozess strukturieren

Dennoch müssen natürlich alle Partner, angestellte Anwälte und nichtanwaltliches Personal genau wissen, wie neue Mandanten zuvorkommend behandelt werden. Denn sie erwarten guten Service von der ganzen Kanzlei und wollen in diesem frühen Stadium der Zusammenarbeit nicht enttäuscht werden.

Dazu zählen auch und gerade Hilfsbereitschaft und Freundlichkeit. Entsprechend muss bereits das Personal an der Rezeption instruiert werden, an wen sie neue Mandanten verbinden oder weiterleiten sollen, wenn diese anrufen oder vor der Tür stehen.

Mandatstypus festlegen

Wie sich der weitere kanzleiinterne Workflow im Einzelnen gestaltet, hängt wesentlich vom zugrundeliegenden Mandatstyp ab. Will der Mandant eine außergerichtliche Beratung, einen Prozess führen oder wünscht er eine Mediation oder eine schiedsgerichtliche Vertretung? Und in welchem Rechtsgebiet? Wie viele Anwälte aus welchen Rechtsgebieten sind erforderlich?

Mit Branchen-Know-How punkten

Damit sich gewerbliche Mandanten gleich beim ersten Fall gut aufgehoben fühlen, kann der die Neuankömmlinge betreuende Anwalt durch Vergleiche und Erfahrungen mit ähnlichen Fällen in der betreffenden Branche zeigen, dass er sich auskennt.

Für den Mandanten hilfreich sind natürlich auch konkrete Aussagen zu den Erfolgsaussichten und einer zeitlichen Einschätzung. Auch das Honorargespräch sollte in einer frühen Phase der Zusammenarbeit proaktiv gesucht werden.      

Rechtsrat sauber kommunizieren

Leider lassen sich in der Juristerei in den seltensten Fällen eindeutige Ergebnisse vorhersagen. Deshalb ist die eingehende Begründung des federführenden Anwalts so wichtig, damit die externe Rechtsabteilung, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat oder Unternehmer bei ihrer Entscheidung Vor-und Nachteile genau abwägen können. Dabei hat der Anwalt stets das fremde und eigene wirtschaftliche Risiko im Auge zu behalten. Übersteigt das eigene Risiko den Umfang der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung, muss der Versicherungssschutz ggfls. erweitert werden.  

Vgl. auch:

Mit den Mandanten wachsen

Vorsicht vor klammen Mandanten

Praxishinweis:

Ob der Mandant König sein soll, mag hier dahingestellt sein -  für eine Kanzlei ist der zufriedene Mandant jedenfalls überlebenswichtig und ein Garant für ein erfolgreiche Zukunft. Wenig wirkt sich auf die Mandantenzufriedenheit nachhaltiger aus, als ein optimiertes Beschwerdemanagement.

Ein 90-minütiges Online-Seminar über Kompetentes Beschwerdemanagement als Grundlage für eine gute Mandantenbetreuung findet am Mi, 09.11.2016, 10:00 Uhr statt.

Schlagworte zum Thema:  Rechtsanwalt, Mandat, Mandantenbindung, Akquise

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