So sichern Sie wertvolles Kanzleiwissen

Stellen Sie sich vor: Ihr langjähriger Mitarbeiter Karl steht in der Tür, schaut etwas verlegen – und eröffnet Ihnen, dass er zum nächstmöglichen Zeitpunkt kündigt. Der Onkel hat eine Kanzlei, ein attraktives Angebot gemacht und Karl hat zugesagt. Und jetzt? Schnappatmung? Panikattacke? Der Blick in den Kalender, ob heute ein schlechter Scherz-Tag ist? Denn plötzlich stehen zwei Fragen im Raum, die schwerer wiegen als jede offene Frist:

1. Woher bekommen Sie in dieser Lage so schnell Ersatz?
2. Und noch viel wichtiger: Was passiert mit all dem Wissen, das gemeinsam mit Karl zur Tür hinausgeht?

Genau an dieser Stelle zeigt sich, wie gut eine Kanzlei wirklich aufgestellt ist – nämlich dann, wenn Wissen nicht an einzelne Köpfe gebunden, sondern für das ganze Team nutzbar ist.

Warum neue Mitarbeitende oft zu Nobody werden – und das ein echtes Problem ist

Viele Kanzleien berichten, dass neue Fachkräfte sechs Monate und länger benötigen, bis sie produktiv arbeiten. Dabei bringen diese Mitarbeitenden häufig fundierte Ausbildung und Berufserfahrung mit. Warum also dauert es so lange? Ganz einfach: Weil sie in vielen Kanzleien als Nobody starten – als unbeschriebenes Blatt, das sich jede Information mühsam selbst zusammensuchen muss. Prozesse, Mandantenwissen, Besonderheiten, Tool-Know-how: Alles verteilt sich über viele Köpfe, Zettel, Post-its oder Bauchgefühle.

Das ist, als würden Sie in einer Zahnarztpraxis arbeiten und der Helferin bei jedem Patienten erneut erklären müssen, wie ein Gebiss aussieht. Fachlich völlig unnötig, aber praktisch unvermeidbar, wenn das Praxiswissen nicht geteilt wird.

So wird aus einem hochqualifizierten Mitarbeiter schnell jemand, der sich durchfragt, durchprobiert und durchkämpft. Das ist weder effizient noch attraktiv für neue Mitarbeitende. Und es kostet die ganze Kanzlei enorm viel Zeit und Produktivität.

KnowBuddy statt Nobody: Wenn Wissen dort landet, wo es hingehört

Damit aus Nobody ein KnowBuddy wird – also ein Mitarbeiter, der vom ersten Tag an mit dem Kanzleiwissen verbunden wird – braucht es ein System, das Wissen sichtbar, teilbar und auffindbar macht.

Ein KnowBuddy-System bedeutet:

• Wissen liegt nicht in Schubladen oder Köpfen, sondern strukturiert vor.
• Neue Mitarbeitende müssen nicht sechs Monate improvisieren, sondern können in Wochen produktiv werden.
• Übergaben hängen nicht vom guten Willen einzelner ab, sondern folgen klaren Routinen.

Vor allem aber mach es Ihre Kanzlei resilient, weil Wissen nicht verschwindet, wenn Menschen gehen.

Wissen ist nicht gleich Wissen: Die drei Ebenen, die über Erfolg entscheiden

Um Wissen sinnvoll zu sichern, müssen wir verstehen, aus welchen Bausteinen es besteht:

1. Explizites Wissen

Explizites Wissen ist alles, was dokumentierbar ist:
• Checklisten
• Prozessbeschreibungen
• Vorlagen
• Fachliche Anleitungen

Dieses Wissen lässt sich relativ einfach festhalten – wenn man es tut.

2. Implizites Wissen

Zum impliziten Wissen gehören Routinen und Erfahrungswerte, die selten ausgesprochen werden:
• "Das mache ich schon immer so."
• "Frag mich einfach, wenn’s soweit ist."

Hier beginnt der wertvolle Bereich, der oft verloren geht, weil er erst sichtbar wird, wenn man gezielt danach fragt.

3. Tacites Wissen

Tacites Wissen, das manchmal auch beim impliziten Wissen integriert wird, beinhaltet Gedankengänge, Intuition, Urteilsvermögen – das Gefühl für Mandanten, Situationen oder Teamdynamik. Dieses Wissen ist kaum vollständig übertragbar, aber kleine Ausschnitte daraus können neuen Mitarbeitenden helfen, sich schneller einzufinden.

Der Schlüssel ist also nicht alles zu dokumentieren, sondern das richtige Wissen im richtigen Format zu sichern.

Die fünf Wissensbereiche einer Kanzlei – und warum sie alle relevant sind

Für einen funktionierenden Wissenstransfer sollten Sie die fünf zentralen Bereiche im Blick haben:

1. Fachliches Steuerwissen
2. Mandantenwissen – inklusive Besonderheiten, Präferenzen und Absprachen
3. Interne Prozesse
4. Technologisches Know-how – Programme, Tools, Workflows
5. Persönliches Wissen – Netzwerke, Erfahrung, Kulturwissen

Gerade Punkt Fünf wird gerne übersehen. Dabei entscheidet dieses Wissen oft darüber, ob Zusammenarbeit reibungslos läuft oder ständig stockt.

Die Wissenslandkarte – Ihr Kompass durch das Kanzlei-Know-how

Eine der besten Methoden, um Wissen sichtbar zu machen, ist die Wissenslandkarte. Hier werden die fünf Wissensbereiche pro Mitarbeiter strukturiert dargestellt:

• Welche Mandanten betreut die Person?
• Welche Prozesse kann sie beherrschen?
• Wo liegen ihre Spezialthemen?
• Welche Tools nutzt sie – und wie gut?
• Welche impliziten Informationen sind wichtig?

Hängen Sie diese Landkarten im Teamraum auf oder speichern Sie sie in Ihrem Kanzlei-Wiki – und plötzlich erkennen Sie:

• Wo liegen Wissenssilos?
• Wo drohen Risiken bei Ausfällen?
• Wo braucht das Team Backup oder Vertretung?
• Wer ist KnowBuddy für wen?

Das ist oft der Moment, in dem Kanzleien feststellen: "Oh, wir müssten dringend Karl 2.0 aufbauen – und zwar bevor Karl 1.0 kündigt."

Drei Methoden, die Wissen im Alltag verankern

Wissenstransfer muss nicht kompliziert sein. Drei einfache Ansätze reichen, um enorme Veränderungen zu erzeugen:

1. Dokumentation in kleinen Einheiten

Statt XXL-Handbuch lieber kurze, präzise Wissensbausteine:
• 5-Minuten-Dokumentation nach besonderen Fällen
• "Fall des Monats" im Team
• Mini-Checklisten statt Prozessromane

2. Mentoring & Reverse Mentoring

Erfahrene Mitarbeitende geben ihr Wissen weiter. Jüngere stärken das Team bei digitalen Themen. So wandert Wissen in beide Richtungen – und das stärkt Ihre Lernkultur.

3. Storytelling als Wissensschatz

Bitten Sie Mitarbeitende, von Erfolgen, schwierigen Fällen, Mandantenbesonderheiten oder cleveren Lösungen zu erzählen. In diesen Geschichten steckt meist mehr wertvolles Wissen als in jeder Prozessbeschreibung.

Drei Szenarien – welcher Wissenstransfer-Modus passt zu Ihrer Kanzlei?

Szenario 1: Wenn Karl überraschend kündigt.

Hier heißt es: Wissen retten, was zu retten ist. Mit schnellen, klaren Formaten wie:
• Speed-Wissensgesprächen (täglich 15 Minuten)
• Shadowing light – eine kurze, gezielte Mitlauf-Phase, bei der ein Mitarbeiter bei ausgewählten Aufgaben oder Mandaten live zuschaut, Fragen stellt und so implizites Praxiswissen übernimmt – ohne den Arbeitsalltag umfassend zu blockieren.
• einer kompakten Übergabe-Checkliste
• ggf. einer bezahlten Rufbereitschaft für Nachfragen

Das ist Schadensbegrenzung – aber effektive.

Szenario 2: Wenn der Ruhestand absehbar ist.

Optimalfall: Sie haben zwölf Monate Zeit und können strukturiert vorgehen:
• Mentoring
• Storytelling-Runden
• Prozessworkflows
• Stufenweise Übergabe

Karl wird Coach, der Nachfolger wächst hinein. Und Wissen bleibt im System.

Szenario 3: Wenn Wissenstransfer Teil Ihrer Kanzleikultur wird.

Dann geht es nicht mehr um Einzelpersonen, sondern um ein Team, das Wissen teilt, weil es selbstverständlich ist.

Formate, die wirken:
• Lunch & Learn – gemeinsam beim Mittagessen Fälle besprechen
• kurze Lerneinheiten im Alltag
• Reverse Monitoring
• Szenario-Spiele („Was wäre, wenn…?“) – einfach mal den Ernstfall durchspielen. Am besten starten Sie mit „Was wäre, wenn der Chef / die Chefin 3 Monate ausfällt“)
• Wertschätzung für Wissensteilung

So entsteht ein Team, das Wissen nicht hortet – sondern nutzt.

Fazit: Warum ein KnowBuddy-System Ihr wichtigster Wettbewerbsvorteil wird

Eine Kanzlei, in der Wissen systematisch gesichert wird, ist:

• schneller in der Einarbeitung,
• resilient bei Ausfällen,
• attraktiver für neue Mitarbeitende,
• fehlerärmer,
• produktiver.

Vor allem aber macht sie sich unabhängig von einzelnen Personen – ohne deren Leistung zu schmälern. Wissen zu teilen, bedeutet nicht, an Bedeutung zu verlieren. Es bedeutet, das Team zu stärken. Denn am Ende gewinnt genau die Kanzlei, die nicht nur Köpfe einstellt, sondern Wissen verbindet. Die Kanzlei, die Nobody zu KnowBuddy macht. Die Kanzlei, die nicht auf Glück bei Übergaben vertraut, sondern auf Struktur. Oder kurz gesagt: Wissenstransfer ist kein Projekt – es ist eine Haltung.